Как отправить претензию по почте? Претензия: образец. Претензия на товар

Написание претензии - важный этап при урегулировании споров с контрагентами. От того, насколько правильно будет составлена претензия, зачастую зависит результат спора.

Подготовка к написанию претензии

Прежде чем приступить непосредственно к написанию претензии, необходимо выполнить ряд подготовительных действий:

1. Собрать доказательную базу. Это могут быть договоры, акты, переписка с контрагентом, чеки и иные платежные документы.
2. Определить конкретное нарушение со стороны контрагента. Например, просрочка поставки товара, поставка некачественного товара, невыполнение работ в срок и т.д.
3. Выбрать требование к нарушителю на основании закона. Это может быть расторжение договора, возврат денег, скидка с цены, неустойка и другие санкции.

Структура и содержание претензии

Претензия должна содержать следующие обязательные элементы:

1. Наименование документа. Указывается в правом верхнем углу, например "Претензия".
2. Данные сторон спора: наименование, адрес, контактные данные.
3. Изложение обстоятельств дела. Здесь необходимо максимально подробно изложить, в чем заключается нарушение обязательств контрагентом.
4. Ссылка на положения нормативных актов, которые нарушены контрагентом.
5. Требования к нарушителю с указанием конкретных сумм, сроков устранения недостатков и других условий.
6. Перечень прилагаемых документов.
7. Сроки рассмотрения претензии. Как правило, это 30 дней с момента получения претензии.
8. Подпись уполномоченного лица и печать.

Как отправить претензию по почте

Существует несколько рекомендуемых способов отправки претензий по почте:

1. Простое письмо. Дешевый способ, но нет никаких гарантий доставки.
2. Заказное письмо. Дает подтверждение о получении адресатом, что важно для расчета сроков.
3. Заказное письмо с уведомлением о вручении. Самый надежный способ, позволяет задокументировать как отправку, так и получение претензии адресатом.

При отправке претензии заказным письмом рекомендуется также составлять опись вложения. Это позволит зафиксировать, что именно отправлено в письме на случай возможных споров.

Пример оформления описи вложения

Опись вложения поможет избежать споров о том, что именно и в каком количестве листов направлялось в адрес контрагента. Она является важным доказательством при разрешении споров.

Порядок действий после отправки претензии по почте

После того, как претензия отправлена заказным или ценным письмом с уведомлением о вручении, необходимо:

1. Сохранить квитанцию об оплате почтовых услуг по отправке письма.
2. Получить подписанное уведомление о вручении претензии адресату.
3. Зафиксировать дату, когда адресат получил претензию. Это необходимо для отсчета сроков рассмотрения претензии.
4. Дождаться истечения срока на ответ на претензию, указанного в самой претензии (как правило, это 30 дней).
5. Если ответа нет, составить акт об отказе в удовлетворении претензии. Это также важное доказательство для суда.

Варианты ответов на претензию

Контрагент может дать следующие варианты ответов на направленную претензию:

1. Полное удовлетворение претензии и выполнение требований в добровольном порядке.
2. Частичное удовлетворение требований.
3. Отказ в удовлетворении претензии.
4. Отсутствие какого-либо ответа на претензию.

Даже в случае положительного ответа на претензию, рекомендуется на всякий случай составлять акты о полном или частичном удовлетворении требований. Это также пригодится в качестве доказательства.

Обжалование ответа на претензию

Если претензия оставлена без ответа или ответ не удовлетворяет, его можно обжаловать в судебном порядке. Для этого необходимо подготовить исковое заявление. В нем также пригодятся:

• Копия претензии
• Уведомление о вручении ответчику
• Ответ на претензию (или акт об отсутствии ответа)
• Доказательства нарушения обязательств ответчиком (договор, переписка, акты и т.д.)

Таким образом, правильно отправленная претензия заказным или ценным письмом с уведомлением о вручении является важным этапом при урегулировании споров с контрагентами в досудебном порядке или в суде. Помимо почтовой связи, претензию контрагенту можно отправить по электронной почте. Однако при этом также нужно учесть ряд нюансов.

Требования к электронной претензии

Чтобы претензия, отправленная по электронной почте, имела юридическую силу, необходимо соблюсти следующие требования:

1. Проверить актуальность электронного адреса контрагента. Лучше использовать адрес, указанный в договоре.
2. В теме письма указать: "Претензия по договору No 123 от 01.06.2022". Тема должна содержать слово "претензия".
3. В тексте электронного письма дублировать основные требования из претензии.
4. Прикрепить скан или фото подписанной претензии, а также другие документы.
5. Убедиться, что письмо отправлено и доставлено адресату. Лучше включить запрос подтверждения доставки и прочтения.
6. Сохранить всю переписку по электронной почте. При необходимости ее можно будет предоставить в суд в качестве доказательства.

Риски при отправке электронной претензии

Главный риск при отправке претензии по электронной почте - ее игнорирование контрагентом. В отличие от почтового отправления нельзя подтвердить факт вручения претензии.

Кроме того, контрагент может заявить, что:

• Письмо пришло не на тот адрес
• Электронная почта взломана злоумышленниками
• Попытка мошенничества и подлога документов

Поэтому лучше отправлять претензию ценным или заказным письмом. А электронную почту использовать только для оперативной переписки и дублирования основного почтового отправления.

Отправка претензии почтой с описью вложения

Опись вложения позволяет зафиксировать состав документов, направляемых вместе с претензией. Это важно для подтверждения того, что контрагент получил именно те бумаги, которые ему отправили.

Чтобы оформить опись вложения при отправке претензии почтой, нужно:

1. Взять в почтовом отделении 2 бланка формы "Опись вложения".
2. Заполнить оба бланка идентично: указать наименования документов, их количество.
3. Оценить каждый документ. Можно указать 1 рубль за все вложение.
4. Подписать и поставить печать на обоих бланках.
5. Приложить описи к отправляемым документам, не запечатывая конверт.
6. Сотрудник почты проверит вложение, запечатает конверт и поставит штамп на описях.

Один экземпляр описи вложения остается у отправителя вместе с квитанцией об оплате услуг почты. Второй вкладывается в конверт с документами.

Личное вручение претензии контрагенту

Еще один способ передачи претензии – личное вручение уполномоченному представителю контрагента. Преимущества:

• Гарантия получения документа адресатом
• Возможность получить отметку о принятии претензии
• Отсутствие расходов на пересылку почтой

При личном вручении требуется подготовить 2 экземпляра претензии. После принятия документа контрагент на вашем экземпляре ставит подпись и дату. Это является доказательством вручения претензии ответчику.

Оформление доверенности для вручения претензии

Если лично вручить претензию контрагенту затруднительно, это можно поручить доверенному лицу. Для этого нужно оформить доверенность.

Доверенность на вручение претензии должна содержать:

• Данные доверителя (ФИО, паспортные данные)
• Данные доверенного лица (ФИО, паспортные данные)
• Полномочия доверенного лица — вручить претензию
• Реквизиты претензии, которую нужно вручить
• Срок действия доверенности
• Подпись доверителя

Направление копии претензии в Роспотребнадзор

Согласно закону "О защите прав потребителей", копию претензии можно направить также в Роспотребнадзор. Это нужно сделать, если:

1. Есть угроза причинения вреда жизни и здоровью
2. Требования в претензии не выполнены в установленный срок
3. Требуется проведение независимой экспертизы товара или услуги

Это позволит привлечь к ответу недобросовестного продавца или исполнителя услуг при серьезных нарушениях ваших прав.