Лист ознакомления с графиком отпусков является важным документом, подтверждающим факт уведомления сотрудников об установленных для них датах отпусков. Давайте разберемся, как правильно его составить.
Нормативные требования к листу ознакомления
В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан утвердить график отпусков не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Кроме того, согласно статье 124 ТК РФ, работника необходимо уведомить о времени отпуска не позднее, чем за две недели до его начала.
Для подтверждения факта своевременного уведомления работников и составляется лист ознакомления с графиком отпусков. В нем сотрудники своими подписями заверяют, что ознакомлены с утвержденным графиком отпусков и датами своих отпусков.
Реквизиты листа ознакомления
Обязательными реквизитами листа ознакомления являются:
- наименование организации;
- название документа;
- ссылка на график отпусков с указанием реквизитов приказа об его утверждении;
- таблица с указанием ФИО и должности работников, даты ознакомления, подписи работника.
Порядок заполнения листа ознакомления
- Указать реквизиты организации и название документа;
- Сослаться на приказ об утверждении графика отпусков;
- Заполнить таблицу данными работников из штатного расписания;
- Передать лист для ознакомления сотрудникам;
- Собрать подписанный лист и приложить его к графику отпусков.
| ФИО работника | Должность | Дата ознакомления | Подпись |
| Иванов Иван Иванович | Менеджер по продажам | 12.12.2023 | Иванов |
Как видно из примера, заполнение листа ознакомления не вызовет затруднений. Главное правильно указать все обязательные реквизиты.
Отказ работника от ознакомления
Иногда работники отказываются подписывать лист ознакомления, не соглашаясь с датами отпусков. В таких случаях ответственное лицо делает в листе запись об отказе в присутствии двух свидетелей. Их подписи подтверждают факт отказа.
Такой отказ не изменяет сроков отпуска, установленных графиком. Но позволяет избежать нарушения порядка уведомления работников.
Как видите, составление листа ознакомления с графиком отпусков - это простая и в то же время очень важная процедура. Она позволяет работодателю подтвердить соблюдение требований Трудового кодекса и избежать конфликтных ситуаций с сотрудниками.
Хранение листа ознакомления
Лист ознакомления является документом строгой отчетности и хранится вместе с графиком отпусков. Согласно правилам делопроизводства, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 No 558, график отпусков хранится в течение одного календарного года.
Таким образом, срок хранения листа ознакомления с графиком отпусков точно такой же, как и у самого графика – один календарный год с момента окончания текущего года.
Например, лист ознакомления с графиком отпусков на 2023 год подлежит хранению по 31 декабря 2024 года включительно.
Образец листа ознакомления с графиком отпусков
Лист ознакомления с графиком отпусков – это отдельный документ, форма которого не унифицирована и разрабатывается самостоятельно каждой организацией. Рассмотрим пример его оформления.
Лист ознакомления целесообразно оформлять на фирменном бланке организации. В верхнем колонтитуле указываются ее реквизиты. Далее следует заголовок документа и ссылка на график отпусков.
Ниже располагается таблица следующего содержания:
- лист ознакомления графиком отпусков образец таблицы в листе ознакомления;
- ФИО и должность работника;
- Дата ознакомления;
- Личная подпись работника.
Каждый сотрудник своей подписью подтверждает факт ознакомления с графиком отпусков в указанную дату.
Ошибки при составлении листа ознакомления
Часто встречаются следующие ошибки при составлении листа ознакомления сотрудников графиком отпусков образец:
- Отсутствие ссылки на график отпусков или неверное указание его реквизитов;
- Некорректное заполнение таблицы – отсутствие обязательных реквизитов;
- Отсутствие оригинальных подписей сотрудников.
В результате такого оформления значение листа ознакомления сводится к нулю, поскольку не подтверждается факт надлежащего уведомления работников об отпусках.
Что делать, если работник отказался подписать лист ознакомления?
Бывают ситуации, когда работник не соглашается с датой отпуска, указанной в графике, и отказывается подписывать лист ознакомления графиком отпусков образец что делать.
В таком случае ответственный сотрудник кадровой службы в листе ознакомления делает запись об отказе подписать в присутствии двух свидетелей. Они подтверждают данный факт своими подписями.
Несмотря на отказ работника, график отпусков продолжает действовать. Просто у работодателя появляется формальное подтверждение факта уведомления об отпусках.
Как составить лист ознакомления с графиком отпусков?
Итак, порядок составления составить лист ознакомления графиком отпусков образец таков:
- Взять фирменный бланк организации;
- Указать название документа и реквизиты графика отпусков;
- Добавить таблицу со списком сотрудников;
- Передать лист для подписания работникам;
- Собрать подписанный лист и приобщить его к графику отпусков.
Если возникнут вопросы при составляем лист ознакомления графиком отпусков образец, ориентируйтесь на приведенный выше образец.
Соблюдение всех формальностей при оформлении листа ознакомления позволит избежать конфликтов с работниками и проверяющими органами.
Варианты оформления листа ознакомления
Несмотря на отсутствие унифицированной формы, существует несколько распространенных вариантов оформления листа ознакомления с графиком отпусков:
- В виде таблицы с указанием всех обязательных реквизитов;
- С использованием типовой формы Т-8;
- В формате журнала с подписями ответственных лиц.
Наиболее удобным является первый вариант. Табличная форма позволяет компактно отразить всю необходимую информацию. Главное правильно заполнить все графы.
Как избежать типичных ошибок
Чтобы избежать ошибок при составлении листа ознакомления, рекомендуется:
- Тщательно проверить реквизиты графика отпусков перед ссылкой на него;
- Сверить ФИО и должности работников со штатным расписанием;
- Собрать оригинальные подписи, не допуская подделок.
Кроме того, стоит использовать готовые шаблоны листа ознакомления. Это позволит свести к минимуму вероятность ошибки.
Юридическая значимость листа ознакомления
Главная цель составления листа ознакомления - подтвердить выполнение работодателем обязанности по своевременному информированию работников об отпусках.
При отсутствии такого подтверждения работник имеет право по своему выбору использовать отпуск в удобное для него время, предупредив за две недели. А работодатель не может ему запретить.
Как исправить ошибку в уже составленном листе ознакомления
Если в подписанном листе ознакомления обнаружена ошибка (неправильное ФИО, должность и т.п.), ее исправлению со всеми работниками путем переподписания листа не подлежит. В таком случае составляется новый лист ознакомления без ошибок. Исправления в подписанных экземплярах недопустимы.
Таким образом, единственный выход - это новый лист ознакомления с повторным сбором подписей работников. Поэтому крайне важно изначально грамотно его подготовить.
Особенности оформления листа ознакомления в разных организациях
В зависимости от специфики деятельности и организационной структуры предприятия, лист ознакомления может иметь некоторые особенности.
Например, в крупных холдинговых компаниях в лист ознакомления включают работников всех дочерних обществ и филиалов. Это позволяет контролировать сроки отпусков в масштабах всей группы компаний.
В учреждениях с круглосуточным режимом работы, таких как больницы, графики отпусков разрабатываются по сменам, чтобы обеспечить непрерывность рабочего процесса. Это также отражается в листе ознакомления.
Ответственность за нарушения при ознакомлении с графиком отпусков
Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение законодательства об отпусках в виде административного штрафа:
- на должностных лиц - от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
- на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Автоматизация процесса ознакомления с графиком отпусков
Для упрощения процедуры ознакомления персонала с графиком отпусков можно использовать специальные информационные системы для кадрового учета.
В таких системах реализован функционал автоматической рассылки графика отпусков работникам по электронной почте, а также возможность подтверждения факта ознакомления дистанционно, без личного обхода сотрудников.
Подведение итогов
Лист ознакомления с графиком отпусков является простым, но важнейшим документом в системе взаимоотношений работодателя и персонала. При соблюдении всех формальностей он защищает интересы обеих сторон.