Счет-фактура - один из ключевых документов в бухгалтерском и налоговом учете. От правильности его заполнения зависит возможность принятия НДС к вычету. Одним из обязательных реквизитов счета-фактуры является код единицы измерения товаров и услуг. Давайте разберемся, для чего он нужен, где его взять и как правильно заполнить.
Назначение и суть кода единицы измерения в счете-фактуре
Счет-фактура выставляется при отгрузке товаров, выполнении работ и оказании услуг. Он служит основанием для принятия покупателем суммы НДС к вычету. В счете-фактуре указывается информация о продавце и покупателе, наименование и количество отгруженных товаров/работ/услуг, их цена, ставка НДС, а также общая стоимость и сумма налога.
Одним из обязательных реквизитов счета-фактуры является код единицы измерения товаров или услуг. Он показывает, в каких единицах измеряется количество отгруженной продукции. Например, штуки, килограммы, метры и т.д. Код берется из Общероссийского классификатора единиц измерения.
Зачем нужен этот код? Во-первых, он унифицирует обозначения единиц измерения. Во-вторых, позволяет налоговикам при проверке определить правильность исчисления НДС. Если в счете-фактуре код единицы измерения указан неверно или отсутствует, это может стать причиной отказа в вычете НДС.
Где взять код единицы измерения для счета-фактуры
Код единицы измерения для счета-фактуры берется из Общероссийского классификатора единиц измерения (ОКЕИ). Этот справочник утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 No 366.
В ОКЕИ собраны наиболее распространенные единицы измерения, применяемые в России. Каждая единица имеет цифровой код и буквенное обозначение. Например:
- Метр - код 006, обозначение м
- Килограмм - код 166, обозначение кг
- Литр - код 112, обозначение л
- Штука - код 796, обозначение шт
Чтобы найти в ОКЕИ нужный код, можно воспользоваться поиском по ключевым словам или просмотреть разделы классификатора. Если в нем нет подходящей единицы измерения, можно либо выбрать наиболее близкую, либо поставить в счете-фактуре прочерк.
Правила заполнения кода единицы измерения в счете-фактуре
Код единицы измерения указывается в графе 2 счета-фактуры. Рядом в графе 2а приводится буквенное обозначение этой единицы.
Например:
| Графа 2 | Графа 2а |
| 166 | кг |
Эти данные должны соответствовать друг другу - коду 166 по классификатору соответствует килограмм.
При кодировании услуг часто используют универсальную единицу "штука" (код 796). Если в ОКЕИ нет подходящей единицы, в счете-фактуре можно поставить прочерк.
Ошибка в коде единицы измерения не влечет отказа в вычете НДС. Главное, чтобы по счету-фактуре можно было определить стоимость и налог.
На этом остановимся в первой части статьи. В следующих разделах мы подробнее разберем правила заполнения кода единицы измерения и рассмотрим примеры.
Продолжение статьи
В предыдущей части мы разобрались с назначением кода единицы измерения в счете-фактуре и узнали, где его можно найти. Теперь давайте более подробно изучим правила заполнения этого реквизита.
Особенности кодирования разных единиц измерения
Код единицы измерения в счете-фактуре указывают отдельно для каждого вида товаров, работ или услуг. Например:
- Для товара в килограммах - код 166;
- Для услуги в часах - код 540;
- Для работы в кубических метрах - код 061.
При поставке товаров в разной расфасовке используют разные коды:
- Яблоки в килограммах - код 166;
- Яблоки в ящиках по 5 кг - код 796.
Код единицы измерения для нестандартных единиц
Иногда приходится использовать нестандартные единицы, которых нет в классификаторе ОКЕИ. Например, поставка товара на поддонах. Тогда в счете-фактуре можно:
- Указать в строке "поддон" и поставить прочерк в графе кода;
- Использовать код 796 (штука) и написать "поддон" в графе наименования.
Код единицы измерения тонна в счете-фактуре
Для единицы измерения "тонна" предусмотрен код 168 по ОКЕИ. Чаще всего его используют при реализации таких товаров, как:
- Различные виды металлов и металлопродукции;
- Минеральные удобрения;
- Сахар-сырец;
- Зерновые и масличные культуры;
- Цемент;
- Грузы насыпью и навалом.
То есть для тяжеловесных грузов и сыпучих материалов удобно использовать единицу "тонна".
Код единицы измерения рейс в счете-фактуре
Рейс как единица измерения часто используется при оказании транспортных услуг. В ОКЕИ для него предусмотрен код 540.
Например, в счете-фактуре на оказание услуг по грузоперевозке может быть такая запись:
| Графа 2 | 540 |
| Графа 2а | рейс |
То есть услуга измеряется в рейсах, и для кодирования используется единица с кодом 540.
В следующих частях статьи мы продолжим разбирать нюансы применения кодов единиц измерения в счетах-фактурах.
Особенности кодирования услуг в счете-фактуре
При реализации услуг определить код единицы измерения бывает сложнее, чем для товаров. Рассмотрим несколько вариантов.
Кодирование разовых услуг
Если услуга оказывается разово по одному договору, часто используют код 796 (штука). Например, разработка сайта, аудит, юридическая консультация.
Услуги регулярного характера
Для услуг, которые оказываются регулярно в течение периода, можно использовать такие коды:
- 159 - месяц;
- 542 - час;
- 540 - рейс.
Это подходит для услуг связи, аренды, регулярных перевозок и др.
Услуги без четких единиц измерения
Если услугу сложно или невозможно разделить на единицы (например, бухгалтерское обслуживание), то в счете-фактуре можно:
- Использовать универсальный код 796;
- Не указывать код, поставив прочерк.
Особенности кодирования в корректировочном счете-фактуре
В корректировочном счете-фактуре используют те же коды единиц измерения, что и в первичном. Код должен соответствовать единице измерения, в которой выражено скорректированное количество товаров/работ/услуг.
Грамотное использование кодов единиц измерения
Чтобы избежать ошибок при заполнении кода в счете-фактуре, рекомендуется:
- Подготовить справочник часто используемых кодов;
- Добавить автопроверку кода в программу для бухгалтера;
- Перед сдачей отчетности проверить корректность указанных кодов.
В следующих частях статьи мы еще вернемся к этой теме.
Как избежать ошибок при указании кода единицы измерения в счете-фактуре
Чтобы избежать ошибок при заполнении кода единицы измерения в счете-фактуре, рекомендуется:
- Внимательно изучить классификатор ОКЕИ и выбрать подходящие коды для часто используемых товаров и услуг;
- Составить внутренний справочник единиц измерения и соответствующих им кодов;
- При оформлении первичных документов контролировать соответствие наименования единицы измерения и ее кода;
- Настроить автоматическую проверку корректности кодов в программном обеспечении;
- Перед сдачей отчетности проводить выборочную проверку счетов-фактур.
Контроль при оформлении документов
При заполнении первичных документов, в частности счетов-фактур, важно сразу проверять правильность указания кода единицы измерения.
Для этого код в счете-фактуре должен соответствовать единице измерения в договоре поставки. Также нужно сверить код и условное обозначение единицы измерения в классификаторе ОКЕИ.
Автоматизация проверки кодов
Для автоматизации процесса и исключения ошибок имеет смысл настроить проверку кодов единиц измерения в программном обеспечении для учета и подготовки отчетности.
Например, можно создать справочник возможных единиц измерения и соответствующих им кодов. При заполнении реквизитов счета-фактуры программа будет автоматически подставлять код в соответствии с выбранной единицей измерения.
Проверка перед сдачей отчетности
Перед сдачей отчетности рекомендуется проводить выборочную проверку счетов-фактур на предмет правильности заполнения кодов единиц измерения.
Это позволит вовремя обнаружить и исправить ошибки, не допустив претензий со стороны налоговых органов.