Краткосрочная дебиторская задолженность - это... Управление дебиторской задолженностью

Краткосрочная дебиторская задолженность - важнейший показатель в балансе любой компании. От того, насколько эффективно организовано управление дебиторкой, зависит финансовое благополучие бизнеса. В статье мы разберем, что представляет собой краткосрочная дебиторская задолженность, как правильно ее отражать в отчетности и главное - как грамотно управлять ею, чтобы не допустить кассовых разрывов и потерь.

Понятие краткосрочной дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность в целом - это сумма денежных средств и стоимость товаров, работ, услуг, которые должны компании ее контрагенты, покупатели, заказчики.

Краткосрочная дебиторская задолженность это такая задолженность, срок погашения которой по договору не превышает 12 месяцев с момента отгрузки продукции или оказания услуги. Например, если компания реализовала партию товара с отсрочкой платежа на 3 месяца, то в бухучете такая дебиторка будет отражена как краткосрочная.

Краткосрочная дебиторская задолженность обычно возникает в таких случаях:

• Покупатель получил товар, но не оплатил его в срок;
• Заказчику была предоставлена отсрочка оплаты услуг;
• Компания выдала аванс поставщику, но товар еще не получила;
• Была допущена ошибка в расчетах и контрагенту переведено больше денег.

Виды краткосрочной дебиторской задолженности

Существует несколько классификаций краткосрочной дебиторской задолженности:

По основанию возникновения:

• Задолженность покупателей за купленные товары, работы, услуги;
• Задолженность по выданным авансам;
• Задолженность подотчетных лиц;
• Задолженность работников организации.

По сроку погашения:

• Со сроком до 3 месяцев;
• От 3 до 6 месяцев;
• От 6 до 12 месяцев.

По вероятности возврата:

• Надежная задолженность;
• Сомнительная задолженность;
• Безнадежная к взысканию задолженность.

По длительности отношений:

• Задолженность постоянных, проверенных партнеров;
• Задолженность новых или разовых клиентов.

Правильная классификация дебиторской задолженности позволяет выявить наиболее проблемные ее виды и выстроить эффективную систему управления дебиторской задолженностью.

Нормативное регулирование бухучета краткосрочной дебиторской задолженности

Бухгалтерский и налоговый учет дебиторской задолженности регулируется следующими нормативными актами:

• Гражданский кодекс РФ;
• Налоговый кодекс РФ;
• Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете";
• Положение по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" ПБУ 18/02;
• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Основные требования по документальному оформлению дебиторской задолженности:

1. Оформление первичных документов, подтверждающих возникновение задолженности (договор, акт, накладная и т.п.);
2. Своевременное отражение дебиторской задолженности в бухучете;
3. Проведение инвентаризации - сверки данных по расчетам с контрагентами.

При инвентаризации выявляются суммы просроченной или сомнительной задолженности, по которым может потребоваться создание резерва.

Отражение краткосрочной дебиторской задолженности в бухотчетности

В бухгалтерском балансе дебиторская задолженность отражается развернуто - отдельными строками указывают краткосрочную и долгосрочную дебиторскую задолженность.

Краткосрочная дебиторская задолженность отражается по строке 1230 "Дебиторская задолженность":

Если сумма значительна, то ее раскрывают на составляющие, например:

Оценка краткосрочной дебиторской задолженности производится по сумме оставшихся к погашению платежей с учетом созданного резерва по сомнительным долгам.

Таким образом, в бухотчетности полная и достоверная информация о состоянии расчетов с дебиторами позволяет оценить реальную стоимость дебиторской задолженности организации и принимать обоснованные управленческие решения.

Резерв по сомнительным долгам по краткосрочной дебиторской задолженности

Для того чтобы компенсировать потери от невозврата долгов дебиторами, компании формируют резерв по сомнительным долгам.

В бухучете создание такого резерва является обязательным. Он формируется за счет финансовых результатов организации.

В налоговом учете формирование резерва носит добровольный характер. Его сумма признается расходом и позволяет оптимизировать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Резерв по сомнительным долгам создается по краткосрочной дебиторской задолженности в следующем порядке:

1. Выявляются сомнительные долги по результатам инвентаризации;
2. Определяется сумма, которую можно включить в резерв исходя из требований НК РФ;
3. Рассчитывается сумма резерва от выявленной сомнительной задолженности;
4. Сумма резерва отражается бухгалтерской проводкой Дебет 91 Кредит 63.

В бухотчетности резерв по сомнительным долгам уменьшает общую сумму дебиторской задолженности.

Методы управления краткосрочной дебиторской задолженностью

Эффективное управление краткосрочной дебиторской задолженностью включает:

• Анализ платежеспособности и надежности контрагентов;
• Четкие сроки оплаты в договорах;
• Регулярный мониторинг задолженности;
• Претензионно-исковую работу;
• Мотивацию сотрудников, работающих с дебиторской задолженностью.

Главная цель - не допустить увеличения просроченной и безнадежной дебиторской задолженности и поддерживать ее на оптимальном для компании уровне.

Способы обеспечения исполнения обязательств по краткосрочной дебиторской задолженности

Чтобы снизить риск невозврата дебиторской задолженности, можно использовать различные способы ее обеспечения:

• Залог имущества дебитора;
• Поручительства третьих лиц;
• Банковские гарантии;
• Страхование ответственности за непогашение долга.

Наличие обеспечения повышает гарантии возврата дебиторской задолженности и снижает потери для кредитора.

Варианты рефинансирования краткосрочной дебиторской задолженности

Если компании срочно нужны оборотные средства, замороженные в дебиторской задолженности, она может продать эту задолженность третьим лицам, в частности:

• По договору цессии;
• С использованием факторинга;
• Путем выпуска векселя.

Хотя при этом компания недополучит часть суммы долга, зато сможет быстро получить деньги и избежать кассовых разрывов.

Особенности списания безнадежной краткосрочной дебиторской задолженности

Безнадежная дебиторская задолженность списывается в бухучете, но при этом компания не освобождается от обязательств должника.

Для списания нужно подтвердить безнадежность долга документально - решением суда, актом сверки, данными о ликвидации организации-должника и т.п.

Списанная с баланса задолженность должна отражаться за балансом в течение пяти лет для контроля. И если будет шанс взыскать долг, кредитор сможет это сделать.

Автоматизация процессов управления дебиторской задолженностью

Ручное управление дебиторской задолженностью требует больших трудозатрат и подвержено ошибкам. Поэтому эффективнее использовать специальные программы.

Возможности бухгалтерских программ позволяют:

• Вести базу дебиторов и анализировать задолженность по различным признакам;
• Формировать реестры для сверки с контрагентами;
• Автоматически начислять пени за просрочку;
• Готовить и отправлять претензии должникам.

Еще более широкий функционал предоставляют специализированные системы для управления дебиторской задолженностью. Они позволяют:

• Автоматически оценивать надежность клиентов;
• Рассчитывать кредитные лимиты по каждому дебитору;
• Оптимизировать условия оплаты в договорах;
• Сегментировать дебиторов для разных моделей работы с ними.

Интеграция со скоринговыми системами дает возможность заранее оценить платежеспособность клиентов и минимизировать риски невозврата долгов.

Рекомендации по оптимизации управления краткосрочной дебиторской задолженностью

Для эффективного управления краткосрочной дебиторской задолженностью рекомендуется:

• Разработать положение о работе с дебиторской задолженностью;
• Установить лимиты задолженности для отдельных контрагентов;
• Ввести систему KPI для сотрудников, работающих с дебиторской задолженностью;
• Автоматизировать рутинные операции по учету и контролю за дебиторской задолженностью.

Регулярный анализ эффективности принимаемых мер позволит оптимизировать работу с дебиторской задолженностью и свести риски к минимуму.