Правильное оформление листа ознакомления с локальными нормативными актами - залог успешной работы организации. Давайте разберемся, как составить такой документ по всем правилам.
1. Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами
Лист ознакомления с локальными нормативными актами - это документ, в котором работодатель фиксирует факт ознакомления работников с внутренними локальными актами компании.
К локальным нормативным актам относятся:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- положение о премировании;
- должностные инструкции;
- инструкции по охране труда и др.
Цели составления листа ознакомления:
- выполнить требование ТК РФ о знакомстве работников с локальными нормативными актами;
- зафиксировать факт ознакомления работника с определенной редакцией документа;
- иметь доказательства того, что работник был ознакомлен с правилами, которые обязан соблюдать.
2. Нормативно-правовая база
Обязанность работодателя знакомить работников с локальными нормативными актами закреплена в Трудовом кодексе РФ:
Согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Если работодатель не ознакомил работника с локальными нормативными актами, он может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ. Размер штрафа составляет:
- для должностных лиц - от 1 000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей.
В судебной практике встречаются случаи, когда работодателя оштрафовывали за отсутствие листов ознакомления с локальными нормативными актами (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 06.06.2018 по делу No А40-124668/2017).
3. Кто должен ознакомиться с локальными актами
Лист ознакомления с локальными нормативными актами должны подписать:
- вновь принимаемые на работу сотрудники;
- действующие сотрудники при принятии компанией новых локальных актов или внесении изменений в существующие;
- работники, переводимые на другую должность или в другое подразделение, если на них будут распространяться иные локальные акты.
Исключение составляют лишь те работники, на которых действие локальных актов не распространяется (например, совместители).
4. Порядок ознакомления с локальными актами
Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами может оформляться двумя способами:
- Как приложение к трудовому договору;
- Как отдельный документ.
Рассмотрим особенности каждого варианта.
Лист ознакомления в виде приложения к трудовому договору удобен тем, что хранится вместе с основным документом в личном деле работника. Обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- ФИО и должность работника;
- наименования локальных актов;
- дата ознакомления;
- подпись работника.
Если лист ознакомления оформляется отдельно, он должен также содержать наименование организации и отметку о его регистрации.
Рекомендации по заполнению листа ознакомления:
- Указывать полные реквизиты локальных актов, чтобы была возможность определить конкретную редакцию документа;
- Фиксировать факт ознакомления с каждым локальным актом отдельно;
- Хранить лист ознакомления вместе с теми локальными актами, которые в нем указаны.
Таким образом, правильно оформленный лист ознакомления - важное доказательство соблюдения работодателем трудового законодательства.
5. Образец листа ознакомления
Давайте рассмотрим конкретный пример оформления листа ознакомления с локальными нормативными актами.
Титульный лист должен содержать:
- Наименование документа;
- Реквизиты организации;
- Дата составления.
Далее в листе ознакомления указываются реквизиты локальных актов и таблица с данными работников:
Copy code
| ФИО работника | Должность | Дата ознакомления | Подпись |
| Иванов Иван Иванович | Менеджер по продажам | 01.02.2022 | Иванов |
Важно избегать таких ошибок, как:
- Отсутствие точных реквизитов локальных актов;
- Подписи работников от руки;
- Наличие незаполненных строк.
6. Журнал ознакомления с локальными актами
Если в организации много локальных актов и работников, удобнее вести журнал ознакомления.
Журнал применяется в случаях:
- Большого числа локальных актов;
- Большого числа работников в организации;
- Частого принятия новых локальных актов.
Требования к оформлению журнала:
- Журнал должен быть прошнурован и пронумерован;
- На титульном листе указываются реквизиты организации;
- Страницы журнала нумеруются;
- Записи ведутся чернилами или пастой одного цвета.
7. Варианты заполнения журнала ознакомления
Рассмотрим несколько примеров заполнения журнала ознакомления с локальными актами.
Вариант 1. Для каждого локального акта заводится отдельный лист в журнале. Указываются реквизиты акта и данные работников напротив.
Вариант 2. На каждой странице перечислены локальные акты, а строки заполняются данными работников и их подписями напротив нужного акта.
Вариант 3. Несколько локальных актов объединяются в один журнал с общим перечнем. Каждому работнику отводится персональная строка.
8. Хранение листов и журналов ознакомления
Правильное хранение листов и журналов ознакомления также важно.
Ответственное лицо назначается приказом руководителя организации.
Срок хранения не ограничен, но должен охватывать период действия соответствующего локального акта.
Место хранения - отдел кадров, в отдельной папке вместе с локальными актами.
9. Электронный документооборот
Возможно ведение электронных листов и журналов ознакомления.
Для этого необходимо:
- Наличие электронных подписей у работников;
- Система электронного документооборота в организации;
- Соблюдение правил хранения электронных документов.
Электронный документооборот упрощает работу с листами и журналами ознакомления.
10. Рекомендации по применению электронного документооборота
Переход на электронный документооборот требует внимательной подготовки.
- Необходимо выбрать программное обеспечение для ведения электронного делопроизводства и хранения документов;
- Следует обеспечить всех работников электронной подписью;
- Нужно разработать регламенты и правила работы с электронными документами;
- Требуется провести обучение сотрудников новой системе;
- Потребуется настроить систему уведомлений и оповещений о необходимости ознакомления с локальными актами.
Плюсы электронного документооборота:
- Быстрый поиск и доступ к документам;
- Удобство рассылки уведомлений;
- Экономия бумаги и места для хранения;
- Возможность удаленной работы.
11. Особенности заполнения листа ознакомления в образовательных учреждениях
В школах и детских садах лист ознакомления также имеет свои особенности.
Ключевые локальные акты в образовательных учреждениях:
- Устав;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Должностные инструкции;
- Инструкции по охране труда.
Ознакомлению подлежат:
- Педагоги;
- Вспомогательный персонал;
- Администрация.
Рекомендуется заполнять лист ознакомления в начале учебного года и при приеме на работу новых сотрудников.
12. Типичные ошибки при работе с листами и журналами ознакомления
Чтобы избежать ошибок при работе с листами и журналами ознакомления, важно помнить:
- Лист ознакомления обязателен для всех работников;
- Необходимо указывать точные реквизиты локальных актов;
- Подписи работников должны быть собственноручными;
- Записи нужно вести аккуратно, без помарок и исправлений.
Тщательность и внимательность помогут избежать ошибок в этом важном кадровом документе.