НДФЛ с отпускных: срок перечисления налога

С 1 января изменились сроки уплаты НДФЛ с отпускных. Многие компании до сих пор путаются в том, когда именно перечислять этот налог в бюджет. А ошибка может стоить денег, ведь недоплаченный НДФЛ теперь взыскивается за счет компании. В этой статье подробно разберем все нововведения и расскажем, как правильно рассчитывать, удерживать и платить НДФЛ с отпускных в 2023 году.

Новшества по НДФЛ с 2023 года

Главное изменение, коснувшееся всех налогов с начала года, - переход на уплату через единый налоговый счет (ЕНС). Теперь компании не платят каждый налог на отдельный счет в банке, а перечисляют общую сумму на ЕНС. Распределение по конкретным налогам происходит уже со стороны налоговой службы.

Что касается именно НДФЛ, то здесь в 2023 году появилось много нововведений:

• Датой фактического получения дохода теперь считается день выплаты зарплаты или иных вознаграждений. Это значит, что НДФЛ нужно удерживать уже при выдаче аванса, не дожидаясь окончательного расчета.
• Появился новый расчетный период для НДФЛ - он длится с 23 числа прошлого месяца по 22 число текущего месяца. То есть налог рассчитывается уже два раза в месяц вместо одного.
• Теперь единый срок уплаты всего удержанного НДФЛ - это 28 число месяца, следующего за расчетным периодом.
• До 25 числа нужно подавать в ИФНС уведомление об исчисленных суммах НДФЛ за предыдущий расчетный период.

Новые правила вызывают много вопросов у бухгалтеров. Некоторые эксперты считают, что процедура стала сложнее и требует перестройки всего процесса работы с НДФЛ в компаниях. Другие, наоборот, видят в изменениях упрощение. Например, единый срок уплаты НДФЛ позволит компаниям легче контролировать своевременность перечисления налога.

Как сейчас считается НДФЛ с отпускных

Поскольку отпускные выплачиваются до ухода сотрудника в отпуск, на порядок их расчета новые правила никак не повлияли. Отпускные по-прежнему считают по формуле:

Средний дневной заработок x Количество дней отпуска

Средний дневной заработок определяется за 12 месяцев до месяца отпуска. Если за этот период сотрудник отработал полностью, без пропусков, то дневной заработок считается так:

Зарплата за период / 12 месяцев / 29,3 дней

А если были пропуски, то по более сложной формуле из Постановления Правительства No 922. Суть в том, что учитывается фактически отработанное время.

Дальше берется количество дней отпуска и умножается на средний дневной заработок. Вот и вся нехитрая формула отпускных выплат.

Что касается НДФЛ, то он рассчитывается стандартно:

• Нарастающим итогом с начала года
• Из начисленных доходов, облагаемых НДФЛ
• С учетом предоставленных налоговых вычетов
• По ставке 13% или 15%

Отпускные учитываются в общей сумме дохода. Вычеты предоставляются лишь 1 раз в месяц, при расчете НДФЛ с основной зарплаты.

Отличие в том, что НДФЛ теперь считается с каждой выплаты в отдельности, то есть два раза за месяц. А вычеты по-прежнему один раз. Поэтому с отпускных налог будет удержан без вычетов.

Когда платить НДФЛ с отпускных в 2023 году

Срок перечисления НДФЛ с отпускных теперь напрямую зависит от того, в какой именно расчетный период попадает дата выплаты отпускных сотруднику.

Например, если отпускные выплачены в период с 23 января по 22 февраля, то НДФЛ нужно перечислить не позднее 28 февраля. Если выплата была с 23 февраля по 22 марта - соответственно до 28 марта.

Для наглядности приведем пример с двумя сотрудниками:

Как видно из примера, даже в рамках одного месяца сроки уплаты НДФЛ могут отличаться, в зависимости от даты выплаты отпускных.

Вот полная таблица сроков перечисления налога в 2023 году:

Для уплаты НДФЛ компания должна пополнить баланс ЕНС. Это можно сделать как через банк, так и через личный кабинет на сайте ФНС. При заполнении платежки важно правильно указать статус плательщика, КБК и прочие реквизиты.

Если в уведомлении о НДФЛ допущена ошибка в сумме налога, то исправить ее уже нельзя. Придется либо доплачивать недостачу самостоятельно, либо оставлять в виде переплаты по налогу.

Таким образом, новые правила требуют очень внимательного подхода к исчислению и уплате НДФЛ с отпускных во избежание ошибок.

Подача уведомлений о НДФЛ в 2023 году

Согласно новым правилам, уведомление о суммах НДФЛ, начисленных в предыдущем расчетном периоде, необходимо подавать в инспекцию не позднее 25 числа. Например, за период с 23 января по 22 февраля уведомление надо подать до 25 февраля.

В уведомлении указывается точная сумма НДФЛ, которая должна быть списана на следующий день после получения документа инспекцией. Если на счете недостаточно средств, будет списана вся имеющаяся сумма.

К сожалению, исправить ошибку в уведомлении уже нельзя. Поэтому при его заполнении следует быть предельно внимательным, чтобы избежать переплаты или недоплаты по налогу.

Отражение НДФЛ с отпускных в отчетности

В расчете формы 6-НДФЛ отпускные отражаются в общей сумме начисленных выплат. А вот сумма НДФЛ указывается в Разделе 1 отдельно по каждому сроку уплаты.

В Справке 2-НДФЛ доходы работника показываются в том месяце, когда фактически были выплачены отпускные. Даже если сам отпуск пришелся на другой отчетный период или год. Для отпускных предусмотрен специальный код дохода.

При заполнении отчетности по НДФЛ очень важно следовать актуальным формам и указаниям, чтобы данные полностью соответствовали новым требованиям налоговой службы.

Ответственность за нарушения с НДФЛ

За несвоевременную уплату НДФЛ с отпускных компании грозит штраф. Его размер составляет 20% от неуплаченной суммы налога. Если же ошибка обнаруживается в ходе проверки, то штраф удваивается до 40%.

Если в уведомлении была занижена сумма НДФЛ, недостачу придется доплачивать из собственных средств организации. За это также предусмотрен штраф.

На бухгалтера, допустившего ошибку в расчетах, может быть наложено административное наказание в виде штрафа.

Чтобы избежать проблем, рекомендуется проконсультироваться со специалистом и настроить внутренний контроль налоговых выплат в компании.

Частые вопросы по НДФЛ с отпускных

Рассмотрим несколько типичных вопросов по теме НДФЛ с отпускных:

• Как учитываются выплаты прошлых периодов при расчете отпускных?
• Можно ли предоставить вычет по НДФЛ при расчете отпускных?
• Как быть, если отпускные выплачены 29 числа?
• Где взять актуальные КБК для уплаты НДФЛ?
• Как заполнить уведомление об исчисленном НДФЛ?

Более подробные ответы на эти и другие вопросы вы можете получить, обратившись к специалисту по налогообложению.

Рекомендации по оптимизации НДФЛ

Чтобы снизить расходы по НДФЛ с отпускных, компании могут воспользоваться различными способами оптимизации налогообложения. Вот некоторые рекомендации:

• Разделить выплату отпускных на несколько частей, чтобы попасть в разные расчетные периоды. Это позволит максимально использовать вычеты по НДФЛ.
• Выплачивать отпускные в декабре, когда у многих сотрудников уже исчерпан годовой доход в 5 млн рублей. В этом случае применяется более низкая ставка НДФЛ - 13%.
• Перенести часть отпуска на следующий год, чтобы уменьшить базу для расчета отпускных в текущем году.
• Воспользоваться налоговыми льготами для отдельных категорий сотрудников, например, для работников Крайнего Севера.

Однако следует помнить, что при планировании оптимизации важно не нарушить требования законодательства, чтобы избежать штрафов.

Автоматизация расчета НДФЛ

В связи с усложнением правил по НДФЛ многие компании переходят на автоматизированный расчет налога. Это позволяет:

• Исключить ошибки при ручном расчете.
• Быстро рассчитывать НДФЛ с каждой выплаты, в том числе с отпускных.
• Контролировать соблюдение новых сроков уплаты налога.
• Автоматически формировать уведомления в ИФНС.
• Оперативно вносить изменения при обновлении законодательства.

Для автоматизации расчета НДФЛ может использоваться бухгалтерская программа, интегрированная со специальным модулем. Либо отдельное программное обеспечение, синхронизированное с 1С или иным учетным комплексом организации.

Выгоды аутсорсинга расчета НДФЛ

Еще один вариант оптимизации - передать расчет НДФЛ сторонней компании. Преимущества аутсорсинга:

• Специалисты в курсе всех тонкостей законодательства и нововведений.
• Полная автоматизация расчетов на основе данных по зарплате.
• Гарантия отсутствия ошибок.
• Экономия на штатной бухгалтерии.

При выборе компании важно обращать внимание на опыт работы с НДФЛ, наличие специального программного обеспечения, а также положительные отзывы клиентов.

Перспективы реформы НДФЛ

В будущем, по мнению экспертов, возможны дальнейшие изменения в части НДФЛ, в том числе:

• Переход на еженедельный расчетный период.
• Отмена декларирования для физлиц.
• Снижение ставки НДФЛ до 10-12%.
• Расширение налоговых вычетов.
• Увеличение ответственности для работодателей.

Чтобы идти в ногу со временем, компаниям необходимо наладить постоянный мониторинг изменений законодательства и своевременно вносить коррективы в расчет НДФЛ.

Особенности НДФЛ для отдельных организаций

Существуют некоторые особенности исчисления НДФЛ для отдельных типов организаций и категорий сотрудников. Рассмотрим наиболее важные.

Государственные учреждения

Для бюджетных и казенных учреждений действуют те же общие правила НДФЛ. Но есть нюансы, например, при выплате отпускных учитываются региональные и отраслевые особенности оплаты труда.

Удаленные сотрудники

При расчете НДФЛ для удаленных сотрудников важно учитывать место их фактического нахождения, так как это влияет на применение налоговых вычетов.

Военнослужащие

Для военнослужащих по контракту действуют повышенные налоговые вычеты. При расчете НДФЛ с отпускных для них это позволяет оптимизировать налогообложение.

Совместители

Если сотрудник работает по совместительству, НДФЛ рассчитывается раздельно по каждому месту работы без учета доходов по другому месту.

Частые ошибки при исчислении НДФЛ

Чтобы избежать ошибок при расчете НДФЛ с отпускных, стоит обратить внимание на такие моменты:

• Неверный расчет среднего заработка для отпускных из-за учета неполного периода.
• Неправильный выбор расчетного периода для определения даты уплаты НДФЛ.
• Предоставление стандартных вычетов при расчете НДФЛ с отпускных.
• Неучтенные выплаты прошлых периодов при определении налоговой базы.

Тщательная проверка всех расчетов поможет избежать ошибок и связанных с ними штрафных санкций.

Обзор судебной практики по спорам

Рассмотрим несколько примеров судебных дел по НДФЛ с отпускных:

• Организация оспорила штрафы за несвоевременную уплату НДФЛ в 2017 году. Суд подтвердил законность взыскания, так как на тот момент действовали другие сроки.
• Работник оспорил неправильный расчет отпускных из-за неучтенного периода. Суд обязал работодателя пересчитать отпускные и НДФЛ за несколько лет.
• ИП не включил отпускные в расчет 6-НДФЛ. Суд признал отчетность недействительной и обязал переделать с уплатой штрафа.

Таким образом, соблюдение всех требований по НДФЛ является неукоснительным, и любые нарушения влекут ответственность.

Полезные ресурсы по теме НДФЛ

Для получения актуальной информации о НДФЛ с отпускных рекомендуются следующие ресурсы:

• Официальный сайт ФНС России: разделы о НДФЛ, разъяснения, формы документов.
• Тематические интернет-порталы для бухгалтеров, например «Справочник кадровика».
• Телеграм-каналы и группы по налогообложению, где можно задать вопросы экспертам.
• Онлайн-сервисы для автоматизированного расчета НДФЛ.