Образец бухгалтерской справки. Бухгалтерская справка об исправлении ошибки

Бухгалтерская справка - неотъемлемая часть бухгалтерского учета. Без нее не обойтись при исправлении ошибок, уточнении данных и многих других операциях. В этой статье мы подробно разберем, что такое бухгалтерская справка, когда и для чего она нужна, какие бывают виды и как грамотно составить каждый из них.

1. Что такое бухгалтерская справка и зачем она нужна

Бухгалтерская справка - это первичный учетный документ, который составляется бухгалтером в случаях, когда для отражения фактов хозяйственной жизни отсутствуют унифицированные формы первички.

Основные ситуации, когда применяется бухгалтерская справка:

Для отражения нестандартных операций, не регламентированных типовыми формами;
При необходимости детализации данных бухучета;
Для исправления ошибок в учете;
При передаче информации по запросу госорганов.

Важно помнить, что бухгалтерская справка не заменяет первичные документы, в составлении которых должны участвовать и другие лица кроме бухгалтера. Это исключительно внутренний документ организации.

2. Какие бывают виды бухгалтерских справок

Существует несколько разновидностей бухгалтерских справок, которые различаются по цели составления:

Бухгалтерская справка-пояснение

Такие справки применяются для отражения фактов хозяйственной жизни, не имеющих типовых форм первички. Например:

Списание безнадежных долгов;
Внесение имущества в уставный капитал;
Перевод материалов в другую категорию и т.п.

Бухгалтерская справка-расчет

Такая справка содержит экономические расчеты, необходимые для отражения операций в учете. К примеру:

Расчет курсовых разниц;
Расчет суммы дивидендов;
Расчет НДФЛ с материальной выгоды.

Бухгалтерская справка об исправлении ошибок

Применяется при обнаружении ошибок в бухучете. Содержит описание ошибки и способ ее исправления с помощью корректирующих проводок.

Бухгалтерская справка для передачи сведений

Используется для предоставления данных бухучета в госорганы по их запросу. Носит сугубо информационный характер.

3. Требования к оформлению бухгалтерской справки

Поскольку бухгалтерская справка является разновидностью первичной документации, к ней предъявляются определенные требования.

Во-первых, у справки отсутствует унифицированная форма, что позволяет разработать ее самостоятельно. Однако в этом случае рекомендуется утвердить форму приказом по учетной политике.

Во-вторых, бланк справки обязан содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа;
Дата составления;
Наименование организации;
Содержание операции;
Должности и подписи ответственных лиц.

Без этих данных бухгалтерская справка считается недействительной.

В-третьих, справку обычно подписывают исполнитель и главный бухгалтер организации. В отдельных случаях может потребоваться подпись руководителя.

4. Порядок составления бухсправки

Рассмотрим последовательность действий при составлении разных видов бухгалтерских справок.

Составление справки-пояснения

Определить необходимость справки и ее назначение;
Указать наименование документа и дату составления;
Ввести реквизиты организации;
Описать суть операции и обстоятельства ее совершения;
Указать необходимые расчеты, при наличии;
Отразить бухгалтерские проводки по операции;
Указать влияние на налоговый учет, если есть;
Поставить подписи ответственных лиц.

При составлении справки-пояснения важно максимально детально отразить суть операции и обстоятельства ее совершения.

Составление справки-расчета

Определить необходимость расчета;
Сформулировать цель расчета;
Привести исходные данные;
Описать методику и формулы для расчета;
Выполнить расчет и получить результат;
Отразить влияние результата на учет;
Поставить подписи ответственных лиц.

В справке-расчете очень важно подробно описать методику вычислений, чтобы обеспечить прозрачность и проверяемость.

Составление справки об исправлении ошибок

Выявить и описать ошибку;
Указать причины возникновения ошибки;
Привести ошибочные и исправленные данные;
Отразить корректирующие проводки;
Описать влияние исправлений на отчетность;
Приложить документы, если нужно;
Поставить подписи ответственных лиц.

Главное в такой справке - максимально подробно отразить ошибку, способ ее исправления и последствия для отчетности.

Составление информационной справки

Определить цель составления справки;
Указать реквизиты;
Собрать необходимые данные;
Изложить информацию в удобном формате;
Оформить ссылки на документы бухучета;
Поставить подписи ответственных лиц.

Главное в такой справке - структурированное и наглядное представление запрашиваемых сведений.

5. Как исправить ошибку в бухгалтерской справке

Даже в бухгалтерской справке могут быть допущены ошибки, которые необходимо исправлять. Рассмотрим порядок исправления ошибок в справке.

Аккуратно зачеркнуть неверные данные или текст так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое;
Рядом вписать правильные данные или текст;
Сделать надпись "Исправленному верить";
Поставить подпись лица, внесшего исправления, с расшифровкой подписи.

Такие исправления нужно вносить на всех экземплярах справки, имеющихся в организации.

Что касается самих ошибок в учете, которые выявлены благодаря справке, их можно исправить двумя способами:

Сторнировочной записью, которая полностью отменяет ошибочную проводку;
Дополнительной проводкой на сумму ошибки без сторнирования.

Например, рассмотрим образец исправления ошибки при помощи сторно и дополнительной проводки:

Образец исправления ошибки через сторно

Выявлена ошибка: неправильно начислен НДС;
Сторнировать ошибочную проводку:
Сделать правильную проводку начисления НДС.

Образец исправления ошибки дополнительной проводкой

Выявлена ошибка: неправильно начислен НДС;
Сделать дополнительную проводку на сумму ошибки;
В аналитике счета указать "Исправление ошибки".

6. Особенности учета и хранения бухсправок

После составления бухгалтерские справки подлежат соответствующему учету и хранению.

Порядок учета зависит от вида справки и отраженной в ней операции. Например, справка по расчету курсовых разниц учитывается по счету 91 "Прочие доходы и расходы", а справка на списание дебиторской задолженности - по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".

Что касается сроков хранения, то для большинства бухгалтерских справок он составляет не менее 5 лет. Однако для справок по расчету некоторых налогов или выплате дивидендов может быть установлен срок до 50-75 лет.

Рекомендуется хранить бухсправки вместе с документами того же регистра учета. Например, справку по списанию долгов - вместе с актами инвентаризации расчетов с контрагентами.

7. Образцы бухгалтерских справок

Для наглядности приведем некоторые образцы составления разных видов бухгалтерских справок.

Образец справки-пояснения

Бухгалтерская справка No 45 от 13.06.2022

ООО "Свет"

Списана задолженность ООО "Тепло" по договору No 125 от 13.05.2019 в размере 58 000 руб. в связи с истечением срока исковой давности согласно ст. 196 ГК РФ.

Главный бухгалтер Иванов И.И. Бухгалтер Петров П.П.

Образец справки-расчета

Бухгалтерская справка No 101 от 15.09.2022

ООО "Прогресс"

Расчет курсовой разницы по договору No 35 от 05.06.2022:

1) Задолженность на 01.06.2022 - 500 долларов США;

2) Курс ЦБ на 01.06.2022 - 60 руб./доллар;

3) Курс ЦБ на 15.06.2022 - 63 руб./доллар ;

4) Курсовая разница (500 * (63 - 60) = 1 500 руб.

Главный бухгалтер Сидоров С.С. Бухгалтер Иванов И.И.

8. Особенности составления справок в 1С

Рассмотрим работу с бухгалтерскими справками в программе 1С Бухгалтерия.

Для удобства можно использовать типовые константы документа "Бухгалтерская справка", где уже настроены необходимые реквизиты и проведение. При необходимости константу можно доработать.

Чтобы завести новую справку, в разделе "Первичные документы" создаем документ и выбираем из списка константу "Бухгалтерская справка". Далее заполняем реквизиты в соответствии с видом справки.

После проведения справки в 1С автоматически формируются соответствующие проводки по заданным в документе данным. Это позволяет избежать ошибок при ручном вводе проводок.