Доверенности на отгрузку товара - важные юридические документы, позволяющие уполномоченному лицу забрать оплаченный товар со склада поставщика. Неправильное оформление доверенности может привести к отказу в выдаче товара, финансовым потерям и судебным разбирательствам. Давайте разберемся, как правильно оформить доверенность на отгрузку.
Что такое доверенность на отгрузку товара и зачем она нужна
Доверенность на отгрузку товара - это юридический документ, подтверждающий полномочия конкретного лица на получение оплаченных товарно-материальных ценностей со склада поставщика и их доставку получателю.
Доверенности на отгрузку оформляются, когда руководитель или владелец бизнеса по каким-либо причинам не может лично забрать товар. Например, из-за командировки, болезни, занятости в офисе.
Основные случаи, когда необходима доверенность на отгрузку:
- Получение крупной партии товара транспортной компанией
- Передача товаров представителю другого региона
- Отгрузка скоропортящегося груза в отсутствие руководителя
Доверенность дает право доверенному лицу:
- Получить указанный в ней товар со склада поставщика
- Проверить комплектацию и качество товара
- Подписать товарно-транспортные накладные и иные сопроводительные документы
- Организовать доставку товара получателю
Кому и как выдать доверенность на отгрузку товара
Доверенность на отгрузку товара может быть выдана:
- Сотруднику организации-получателя товара
- Представителю сторонней организации
- Водителю, осуществляющему транспортировку
- Курьеру
Главное требование - доверенное лицо должно быть дееспособным (достигло 18 лет).
Существует три вида доверенностей на отгрузку:
- Разовая - на получение конкретной партии товара
- Специальная - на получение товаров в течение обозначенного срока
- Генеральная - на получение любых товаров без ограничения срока
Разовые доверенности используются чаще всего. Специальные и генеральные выдаются сотрудникам фирмы на регулярной основе.
Доверенность оформляется в письменном виде на фирменном бланке организации, заверяется подписью руководителя и печатью. Срок действия обычно не превышает 1 года.
Обязательные реквизиты доверенности на отгрузку товара
Чтобы доверенность на отгрузку товара была действительной, она должна содержать:
- Наименование, ИНН, юридический адрес организации-доверителя
- ФИО, паспортные данные доверенного лица
- Исчерпывающий перечень предоставляемых полномочий
- Дата выдачи доверенности
- Срок действия доверенности
- Подпись руководителя и печать организации-доверителя
При отгрузке партии товара также указывают:
- Наименование и количество отгружаемого товара
- Реквизиты договора, на основании которого отгружается товар
Не забудьте указать срок действия доверенности. Если он не указан, по умолчанию доверенность действительна 1 год с момента выдачи.
Только при наличии всех обязательных реквизитов доверенность будет иметь юридическую силу.
Правила заполнения доверенности на отгрузку товара
При заполнении доверенности на отгрузку товара следует придерживаться следующих правил:
- Указывать все данные максимально полно и четко, без сокращений
- Формулировать предоставляемые полномочия максимально детально
- Удостоверить личность и полномочия лица, которому выдается доверенность
- Поставить подписи и печать в специально отведенном месте на бланке
- Сделать копию доверенности и/или запись в журнале учета выданных доверенностей
Распространенные ошибки при заполнении:
- Проставление подписей и печати не в отведенном месте
- Отсутствие полных реквизитов организации-доверителя
- Некорректное указание срока действия доверенности
- Нечитаемый текст доверенности
Внимательность и аккуратность при заполнении поможет избежать последующих проблем с отгрузкой товара.
Доверенность на отгрузку товара: образец в word
Для правильного заполнения доверенности на отгрузку товара рекомендуем использовать образцы. В качестве шаблона удобно использовать образец доверенности на отгрузку товара в Word.
Такой образец уже содержит все необходимые реквизиты и места для заполнения. Это упрощает процесс подготовки доверенности и исключает вероятность допустить ошибку.
Чтобы создать доверенность на отгрузку товара в Word по образцу, достаточно:
- Скачать образец в формате Word на любом специализированном сайте
- Заполнить реквизиты и данные в соответствующих полях образца
- Распечатать, подписать и заверить печатью организации
Использование готового шаблона доверенности максимально упрощает процесс подготовки документа и исключает типовые ошибки.
Пошаговое заполнение образца доверенности на отгрузку товара
Рассмотрим пошаговое заполнение образца доверенности на отгрузку товара с комментариями.
- Вписываем полное наименование организации-доверителя, ИНН, КПП, ОГРН, юридический и фактический адреса. Указываем их максимально точно и полно, с индексом.
- Вносим паспортные данные доверенного лица: ФИО, серия и номер паспорта, дата выдачи, орган, выдавший паспорт, адрес регистрации по месту жительства.
- Перечисляем предоставляемые доверенному лицу полномочия. Например: "получить товарно-материальные ценности согласно товарной накладной No 123 от 01.02.2023".
- Указываем срок действия доверенности. Например: "По 01 февраля 2024 года включительно".
- Ставим подпись руководителя в специально отведенном месте, расшифровку подписи, дату подписания.
- Прикладываем печать в специально отведенном месте.
Таким образом, по пунктам заполняем образец, учитывая все обязательные реквизиты и требования.
Адаптация образца доверенности под конкретную ситуацию
Готовый образец доверенности на отгрузку товара может потребовать адаптации под особенности конкретной ситуации.
Например, если отгружается не вся партия товара сразу, а поэтапно, нужно прописать это в доверенности. Или если требуется предоставить доверенному лицу дополнительные полномочия, кроме забора товара.
Возможные дополнения и уточнения образца:
- Указание этапности отгрузки товара
- Добавление полномочий на подписание актов, накладных
- Включение сведений об особенностях транспортировки
- Детализация отгружаемого товара (коды, артикулы)
Такие дополнения позволят максимально точно описать ситуацию с отгрузкой в доверенности.
Доверенность отгрузку товара в свободной форме: образец
Некоторые организации предпочитают оформлять доверенности на отгрузку товара не по шаблонам, а в свободной форме. Это возможно, поскольку законодательно утвержденного образца доверенности не существует.
При составлении доверенности в свободной форме необходимо обязательно включить все обязательные реквизиты:
- Данные доверителя
- Данные доверенного лица
- Перечень полномочий
- Срок действия
- Подпись и печать доверителя
Их отсутствие делает доверенность недействительной. Текст в остальном можно формулировать произвольно, исходя из особенностей ситуации.
Главный недостаток свободной формы доверенности - риск нечетко или неправильно сформулировать полномочия и другую критическую информацию.
Хранение и отзыв доверенностей на отгрузку товара
Оригинал доверенности на отгрузку передается доверенному лицу и хранится у него на протяжении всего заявленного срока действия.
В офисе организации-доверителя также рекомендуется хранить:
- Копию доверенности
- Журнал учета выданных доверенностей
Если доверенность была отозвана раньше срока, отметка об этом вносится в журнал, а оригинал изымается для хранения в архиве как недействительный.