Назначение платежа - важный реквизит платежного поручения. От того, насколько правильно он заполнен, зависит многое. Ошибка в назначении платежа может привести к наложению штрафов, непризнанию расходов и НДС, претензиям контрагента. Чтобы избежать неприятностей, нужно вовремя заметить ошибку и уточнить назначение платежа. Для этого составляют специальное письмо получателю и в банк.
Назначение платежа в платежном поручении
Назначение платежа - это реквизит платежного поручения, в котором указывается, за что производится оплата. Согласно действующим правилам, в назначении платежа нужно указывать:
- наименование товаров, работ или услуг;
- реквизиты договора (номер и дата);
- реквизиты товаросопроводительных документов (номер и дата накладных, счетов-фактур);
- период, за который производится оплата (при расчетах по договорам аренды, оказания услуг и т.п.);
- сумму НДС, если поставка облагается этим налогом.
"образец письма назначение платежа в платежном поручении" должно максимально полно и точно соответствовать документам, на основании которых совершается оплата. Это важно по нескольким причинам:
- Для обоснования расходов и налоговых вычетов по НДС.
- Чтобы поставщик правильно идентифицировал платеж и зачел его в счет нужных обязательств.
- Для минимизации риска блокировки счета банком из-за несоответствия операции виду деятельности.
Если назначение платежа указано неправильно или неточно, могут возникнуть следующие проблемы:
- Налоговая не признает НДС к вычету, так как налог не выделен отдельной суммой.
- Поставщик отказывается принимать оплату, требует штрафов за просрочку.
- Банк заблокирует расчетный счет из-за подозрений на нарушение законодательства.
Чтобы избежать подобных ситуаций, нужно оперативно исправлять ошибки в назначении платежа.
Как исправить ошибку в назначении платежа
Специально установленный порядок исправления назначения платежа отсутствует. Обычно компании руководствуются сложившейся практикой и рекомендациями юристов.
Главное правило - назначение платежа должно быть уточнено в письменном виде. Для этого плательщику необходимо:
- Направить письмо получателю платежа с указанием верных реквизитов и просьбой подтвердить согласие на изменение.
- Получить ответ от контрагента.
- При необходимости уведомить об исправлении банк.
"письмо об уточнении назначения платежа образец" должно быть направлено в разумный срок после обнаружения ошибки. По мнению судов, оптимальный период - 1-2 месяца.
Письмо об уточнении назначения платежа, направленное через год после ошибочного платежа, может быть оспорено контрагентом или налоговой инспекцией.
Рассмотрим подробнее процедуру уточнения.
Письмо получателю платежа
Плательщик указывает в письме реквизиты платежного поручения, верное назначение платежа и просит контрагента подтвердить согласие на исправление ошибки.
Если получатель денег не возражает, он должен прислать ответное письмо, что подтверждает его согласие.
Если контрагент не согласен с новой формулировкой, может начаться длительный процесс согласования и даже судебное разбирательство.
Письмо в банк
Уведомлять банк об исправлении назначения платежа необязательно, но иногда бывает целесообразно. К письму прикладывают:
- копию первоначальной платежки;
- письмо получателю платежа;
- ответ от получателя, подтверждающий согласие.
Это позволяет минимизировать риски при проверке банком операций по счету.
Таким образом, процедура уточнения назначения платежа включает обязательное письменное согласование с получателем и при необходимости уведомление банка.
Оформление письма об уточнении платежа
Рассмотрим требования к оформлению письма об уточнении назначения платежа.
Письмо составляется в произвольной форме, унифицированных бланков для него не предусмотрено.
Рекомендуется придерживаться делового стиля и структуры, принятой для официальных писем. Указываются:
- реквизиты и подписи сторон;
- реквизиты платежного поручения;
- неверное назначение платежа;
- правильное назначение платежа.
Письмо можно написать как от руки, так и напечатать на компьютере. Возможно использование как фирменных бланков, так и обычной бумаги.
Обязательное условие - подпись руководителя или уполномоченного лица, ответственного за платежи.
Рассылка писем производится следующим образом:
- Один экземпляр - получателю платежа.
- Второй экземпляр - в банк (при необходимости).
- Третий экземпляр - в бухгалтерию плательщика.
Письмо можно отправить курьером, почтой, электронной почтой, через систему ЭДО.
После отправки письмо регистрируется в журнале исходящей документации и подшивается в дело бухгалтерии.
Таким образом, при составлении письма важно уделить внимание оформлению и порядку согласования, чтобы избежать спорных ситуаций.
