Образец штатной расстановки сотрудников: пособие для кадровиков

Штатная расстановка является важным документом для эффективного управления персоналом в организации. В отличие от штатного расписания, штатная расстановка содержит конкретные фамилии сотрудников, занимающих определенные должности. Рассмотрим подробно, как правильно составить образец штатной расстановки.

Понятие и назначение штатной расстановки

Штатная расстановка - это документ, в котором указывается распределение персонала компании по структурным подразделениям и должностям. В отличие от штатного расписания, в штатной расстановке приводятся конкретные фамилии сотрудников.

Основные цели составления штатной расстановки:

Отслеживание вакантных должностей
Анализ текучести кадров
Контроль правильности начисления зарплаты
Выявление сотрудников льготных категорий (инвалиды, пенсионеры)

В отличие от штатного расписания, штатная расстановка носит информационный характер и не требует утверждения приказом руководителя.

Требования к составлению штатной расстановки

Требования к составлению штатной расстановки установлены в следующих нормативных документах:

Приказ Ростехнадзора от 29 января 2007 г. No 37 "Об утверждении и введении в действие Методических указаний по разработке государственными органами управления, органами местного самоуправления и организациями должностных регламентов государственных гражданских служащих Российской Федерации, должностных инструкций муниципальных служащих в Российской Федерации и положений о структурных подразделениях"
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"

Рекомендуемая структура штатной расстановки:

Титульный лист
Перечень структурных подразделений
Перечень должностей в каждом подразделении
Количество штатных единиц по каждой должности
Размер оклада
Фамилии конкретных сотрудников
Дополнительные сведения и примечания

Заполнение штатной расстановки осуществляется на основании данных из штатного расписания с внесением дополнительной информации о персонале.

Обязательные реквизиты штатной расстановки

Рассмотрим подробнее обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в штатной расстановке:

Экран компьютера со штатной расстановкой

Перечень структурных подразделений. Указываются все структурные подразделения организации в соответствии со штатным расписанием. Для каждого подразделения проставляется код.
Перечень должностей. Перечисляются наименования всех должностей в каждом структурном подразделении.
Количество штатных единиц. Указывается количество штатных единиц (ставок) по каждой должности согласно штатному расписанию.
Размер оклада. Указываются размеры окладов, тарифные ставки, надбавки и доплаты в соответствии со штатным расписанием.
ФИО сотрудников. Прописываются фамилии, имена и отчества конкретных сотрудников, занимающих указанные должности в каждом подразделении. Таким образом, в штатной расстановке отражается детальная информация о распределении персонала по подразделениям и должностям. Это позволяет оптимизировать работу с кадрами в организации.

Совещание по обсуждению штатной расстановки

Дополнительные сведения в штатной расстановке. Помимо обязательных реквизитов, в штатную расстановку можно вносить дополнительную информацию о сотрудниках:

Отпуска и больничные

Указываются сведения о сотрудниках, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в длительном отпуске, а также на больничном. Это позволяет оперативно отслеживать выбытия персонала и планировать замещение.

Работа по совместительству

Отмечаются сотрудники, работающие по внутреннему или внешнему совместительству. Такая информация важна для анализа загруженности персонала.

Инвалидность

Указывается группа инвалидности сотрудников из числа инвалидов. Это необходимо для выполнения квоты по трудоустройству инвалидов.

Другие особенности

Возможно отражение любых других значимых особенностей сотрудников: возраст, образование, стаж работы, наличие наград и поощрений.

Практический пример заполнения штатной расстановки

Рассмотрим конкретный образец штатной расстановки на примере небольшой компании ООО "Дельта":

Титульный лист. Содержит наименование организации, название документа и дату его составления.
Структурные подразделения. Приводится перечень подразделений компании с указанием кодов: администрация, бухгалтерия, отдел продаж и т.д.
Перечень должностей. По каждому подразделению перечислены вакантные и занятые должности.
Количество ставок. Указано количество штатных единиц для каждой должности.
Оклады. Приведены размеры окладов, надбавок и доплат согласно штатному расписанию.
ФИО сотрудников. Заполнены фамилии, имена и отчества сотрудников, занимающих определенные должности.

Примечания

Содержит дополнительную информацию о сотрудниках: отпуска, совместительство, инвалидность.

Особенности ведения штатной расстановки. Штатная расстановка должна регулярно обновляться при любых кадровых изменениях в организации. Рассмотрим основные моменты по ведению этого документа.
Ответственный за ведение. За ведение штатной расстановки, как правило, отвечает сотрудник отдела кадров.
Периодичность обновления. Рекомендуется обновлять штатную расстановку не реже 1 раза в месяц, а также по каждому кадровому событию.
Форма ведения. Штатную расстановку можно вести как в бумажном, так и электронном виде. Рекомендуется использовать электронные таблицы, например формат Excel.

Утверждение документа

Штатная расстановка не требует утверждения приказом, так как носит информационный характер. Однако работодатель может утвердить порядок ее ведения отдельным локальным нормативным актом.

Хранение и архивирование. Срок хранения штатной расстановки составляет 75 лет. Рекомендуется хранить в бумажном и электронном виде.
Использование в качестве доказательства в суде. Штатную расстановку можно использовать в качестве документального подтверждения отсутствия вакансий в судебном споре по вопросам трудоустройства.
Примеры практического использования. На основании штатной расстановки можно быстро подготовить для руководства отчет о количестве сотрудников, находящихся в отпусках, данные по текучести кадров, статистику по льготным категориям работников.

Автоматизация процесса составления штатной расстановки

Рассмотрим, как можно автоматизировать процесс работы с штатной расстановкой:

Преимущества автоматизации. Сокращение трудозатрат на заполнение и актуализацию, повышение достоверности данных.
Возможности программных продуктов. Есть специальные кадровые программы, которые позволяют формировать штатную расстановку в автоматическом режиме.
Интеграция со штатным расписанием и 1С. Штатную расстановку можно настроить на автоматическую синхронизацию данных со штатным расписанием и программой 1С.
Готовые решения и их функционал. Существуют готовые конфигурации для 1С, которые позволяют вести штатную расстановку в автоматическом режиме с минимальным участием пользователя.

Типичные ошибки при составлении штатной расстановки

Чтобы избежать ошибок, стоит обратить внимание на следующие моменты:

Некорректное заполнение реквизитов. Необходимо точно следовать требованиям к оформлению штатной расстановки.
Несвоевременное обновление данных. Информация в штатной расстановке должна оперативно актуализироваться.
Неправильное хранение документа. Важно соблюдать сроки и условия хранения штатной расстановки.
Игнорирование изменений в штатном расписании. Необходимо отслеживать любые обновления штатного расписания и вносить соответствующие правки в штатную расстановку.

Подведение итогов

Штатная расстановка является одним из ключевых кадровых документов организации. При правильном заполнении и актуализации она служит надежным инструментом для анализа кадровой ситуации и принятия управленческих решений в работе с персоналом.