Отчет агента по агентскому договору - важный документ, обязательный к предоставлению по закону. Однако не все знают, как правильно его составить и оформить. В этой статье мы разберем, каким должен быть отчет агента, какие реквизиты в него включать, какие приложить документы.
Что такое отчет агента и зачем он нужен
Отчет агента - это документ, который агент обязан предоставить принципалу по итогам выполнения поручения в рамках заключенного между ними агентского договора. Цель отчета - проинформировать принципала о проделанной агентом работе.
В отчете должны содержаться сведения о том, какие конкретно действия предпринял агент для выполнения поручения, какие результаты были достигнуты, сколько средств израсходовано. Также в отчете указывается размер вознаграждения, которое полагается агенту по условиям договора.
Таким образом, основные цели отчета агента:
- проинформировать принципала о выполненной работе;
- подтвердить фактические расходы, понесенные агентом;
- обосновать размер причитающегося агенту вознаграждения.
Без предоставления отчета принципал может отказать агенту в оплате услуг.
Когда и как предоставляется отчет агента
Согласно Гражданскому кодексу РФ, если в агентском договоре не оговорено иное, агент обязан предоставить отчет принципалу в следующие сроки:
- по мере исполнения поручения;
- по окончании срока действия договора.
То есть либо отчет составляется и передается регулярно в процессе работы, либо один раз в конце.
На практике обычно в агентских договорах прописывают конкретные сроки предоставления отчетности агентом. Это может быть раз в месяц, раз в квартал или после завершения каждого этапа работ.
Как правильно оформить отчет агента
Унифицированной формы отчета агента законодательством не установлено. Документ может быть оформлен в произвольном виде с учетом специфики выполняемых работ и требований агентского договора.
Однако в отчете в обязательном порядке должна быть отражена следующая информация:
- реквизиты документа (дата, номер);
- наименование сторон (агента и принципала);
- ссылка на агентский договор, во исполнение которого предоставляется отчет;
- перечень конкретных действий агента по выполнению поручения;
- достигнутые результаты;
- размер расходов, понесенных агентом;
- размер вознаграждения агента.
К отчету в обязательном порядке должны прилагаться документы, подтверждающие фактические расходы агента. Это могут быть чеки, накладные, акты и т.п.
Пример отчета агента по агентскому договору
Рассмотрим конкретный пример того, как может выглядеть отчет агента в сфере туризма.
ОТЧЕТ АГЕНТА
о выполнении поручения по агентскому договору No 123 от 01.02.2023
Агент: ООО "Путешествие", ИНН 777777777777, юридический адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, офис 2.
Принципал: ООО "Туроператор", ИНН 888888888888, юридический адрес: г. Санкт-Петербург, Невский пр., д. 5, лит. А.
Во исполнение поручения Принципала по агентскому договору No 123 от 01.02.2023 Агент в период с 01.02.2023 по 20.02.2023 выполнил следующие действия:
- Разместил информацию о туристических услугах Принципала в офисах Агента в Москве и регионах.
- Провел рекламную кампанию услуг Принципала:
- на сайте Агента; в социальных сетях; распространил рекламные буклеты (300 шт.).
- Принял заявки от 20 туристов на поездку по маршруту Санкт-Петербург - Москва - Казань стоимостью 35 000 руб. за человека, всего на сумму 700 000 руб.
Фактические расходы Агента по выполнению поручения составили:
- Изготовление и печать рекламных буклетов - 15 000 руб.
- Размещение рекламы в соцсетях - 12 000 руб.
- Итого - 27 000 руб.
Согласно п. 5.2 агентского договора вознаграждение Агента составляет 10% от суммы реализованных туристических услуг. Таким образом, размер вознаграждения по настоящему Отчету - 70 000 руб.
Приложение: рекламные материалы, отчеты соцсетей о размещении рекламы, заявки туристов, чеки на сумму 27 000 руб. - на 5 листах.
Генеральный директор ООО "Путешествие" Иванов И.И.
20.02.2023
Реквизиты отчета агента
Рассмотрим подробнее, какие реквизиты обязательно должны присутствовать в отчете агента:
- Наименование документа. Указывается "Отчет агента о выполнении поручения по агентскому договору".
- Дата составления отчета.
- Номер отчета. Может быть сквозной нумерация в рамках всех отчетов конкретного агента или отдельная по каждому договору.
Далее в реквизитах отчета указываются:
- наименование, адрес, ИНН, банковские реквизиты агента;
- наименование, адрес, ИНН, банковские реквизиты принципала;
- реквизиты агентского договора (номер, дата заключения).
Структура и содержание отчета агента
Сам отчет агента целесообразно разделить на несколько логических блоков.
Во-первых, это описательная часть: подробное изложение тех действий, которые были предприняты агентом в рамках выполнения поручения. Здесь должны быть указаны конкретные мероприятия, работы, услуги.
Во-вторых, раздел о достигнутых результатах: сколько договоров заключено, какой объем продаж, какова прибыль от сделок и т.п. в зависимости от специфики поручения.
В-третьих, это перечень фактических расходов, понесенных агентом на выполнение поручения. По каждой сумме расхода делается ссылка на подтверждающий документ, прилагаемый к отчету.
Образец отчета агента по агентскому договору в промышленности
Рассмотрим пример отчета агента в сфере продаж промышленного оборудования:
Отчет агента о выполнении поручения по агентскому договору No 456 от 01.03.2023
Агент: ООО "Машины", ИНН 555555555555, юридический адрес: г. Екатеринбург, ул. Ленина, 15
Принципал: ПАО "Станкостроительный завод", ИНН 444444444444, юридический адрес: г. Челябинск, ул. Мира, д.7
Во исполнение поручения Принципала по агентскому договору No 456 от 01.03.2023 Агент в период с 01.03.2023 по 31.03.2023 выполнил следующие действия:
- Разместил информацию и предложения на продажу металлообрабатывающих станков Принципала в интернет-магазине Агента www.mashini.ru.
- Организовал рекламную кампанию в Yandex.Direct и Google.Ads по продвижению станков Принципала.
- Провел переговоры и заключил от своего имени договора поставки со следующими покупателями:
- ООО "Металлург", г. Магнитогорск, 3 станка модели С32, цена 1 800 000 руб.; ЗАО "ПромСталь", г. Орск, 2 станка модели С25, цена 1 500 000 руб.
- Общий объем заказов за отчетный период составил 5 300 000 рублей.
Расходы на рекламную кампанию за отчетный период - 35 000 рублей (ссылка на отчеты Яндекс.Директ и Google.Ads, прилагаются).
Согласно п. 6.2 агентского договора вознаграждение Агента составляет 5% от суммы реализованных товаров Принципала. Таким образом, размер вознаграждения Агента по данному отчету - 265 000 рублей.
Генеральный директор ООО "Машины" Сидоров С.П. 31.03.2023
Особенности отчета агента в сфере недвижимости
Рассмотрим пример отчета агента по агентскому договору на оказание услуг по подбору, продаже и аренде недвижимости.
В силу специфики этого вида деятельности в отчете агента по недвижимости должна содержаться дополнительная информация о характеристиках интересующего клиента объекта, описание подобранных для рассмотрения вариантов, данные об осмотрах объектов клиентом.
Соответственно, в описании выполненных агентом действий будут присутствовать пункты:
- составление подробного профайла поиска недвижимости совместно с клиентом;
- подбор вариантов, отвечающих параметрам профайла;
- организация просмотров:
В разделе о достигнутых результатах отражаются сведения о заключенных сделках, объектах, перешедших в собственность клиента или сданных в аренду. А также указывается комиссионное вознаграждение агента от этих сделок.
Пример отчета агента по недвижимости будет выглядеть следующим образом:
Отчет агента о выполнении поручения по агентскому договору в сфере недвижимости
Агент: ИП Сидоров Иван Петрович, ИНН 999999999999
Принципал: Иванов Петр Сергеевич, паспорт 00 000000, выдан 01.01.2010 г. ОВД Советского района г. Москвы, код подразделения 123-456.
Во исполнение поручения Принципала по агентскому договору от 01.01.2023 ИП Сидоров И.П. в период с 02.01.2023 по 31.01.2023 выполнил следующие действия:
- Совместно с принципалом составил профайл поиска недвижимости:...
- Подобрал 8 вариантов квартир в новостройках района Зябликово, отвечающих параметрам профайла.
- Организовал 7 осмотров Принципалом подобранных вариантов.
Содержание прилагаемых к отчету документов
К отчету агента в обязательном порядке должны прилагаться документы, подтверждающие фактические расходы на выполнение поручения принципала.
Это могут быть:
- счета, чеки на приобретенные материалы и услуги;
- акты оказанных агенту услуг;
- отчеты о проведенных работах и т.п.
Также по условиям агентского договора к отчету могут прилагаться различные отчетные документы самих контрагентов, с которыми агент взаимодействовал в рамках исполнения поручения.
Например, если агент занимался поиском клиентов для принципала, то он может приложить к отчету бланки заказов, договоры, заключенные с этими клиентами, отчеты о размещении рекламы и т.д.
Требования к оформлению отчета агента
Хотя законодательно утвержденная форма отчета агента отсутствует, существует ряд требований к оформлению такого рода документов:
- Отчет составляется на фирменном бланке агента или на стандартном листе формата А4;
- Текст отчета печатается шрифтом Times New Roman или Arial с размером 12-14 пунктов;
- Рекомендуемый объем отчета - не более 5 страниц;
- Обязательны подпись агента и печать организации-агента;
- Каждый лист отчета должен быть пронумерован и прошит.
Таким образом, отчет агента по внешнему оформлению должен представлять собой аккуратный и профессионально выполненный документ.
Способы передачи отчета агента принципалу
После заполнения отчета агента в двух экземплярах этот документ может быть передан принципалу следующими способами:
- Доставка курьером - при необходимости скорейшего получения документа принципалом и наличии возможности оперативной доставки в любую точку;
- Заказным или ценным письмом - более долгий, но надежный с точки зрения доказательности способ;
- По электронной почте с обязательным прикреплением отсканированного отчета с подписями и печатями сторон.
Особенности приемки отчета агента
После получения отчета у принципала есть 30 дней на то, чтобы ознакомиться с ним и направить агенту свои возражения, если таковые имеются.
Если в указанный срок принципал не предоставил агенту мотивированных возражений по отчету, такой отчет считается принятым.
В случае наличия возражений агент обязан исправить отчет в соответствии с ними. После устранения всех замечаний стороны подписывают акт приемки отчета либо на самом документе делают отметку о его приемке.
Образец отчетности в сфере интернет-маркетинга
Рассмотрим пример отчетности агента, специализирующегося на продвижении сайтов и интернет-магазинов:
Отчет агента о выполнении поручения по договору No 7 от 01.02.2023.
Агент: ООО "Веб-продвижение"...
Принципал: ООО "Онлайн-магазин"...
В рамках выполнения поручения по договору No 7 от 01.02.2023 агентом ООО "Веб-продвижение" осуществлен комплекс работ по продвижению сайта интернет-магазина Принципала. В частности, проведены следующие мероприятия:
- SEO-оптимизация и техническая доработка сайта, что привело к повышению скорости загрузки страниц на 35%...
- Настройка контекстной рекламной кампании в Яндекс.Директ со средним показателем CTR 8,2%.
- Создание и ведение группы интернет-магазина в социальных сетях. Количество подписчиков выросло на 245 человек.