Платежные документы - неотъемлемая часть финансовой жизни любого человека и организации. Корректное оформление платежек позволяет избежать многих проблем при расчетах. В этой статье мы разберем основные виды платежных документов, правила их заполнения, а также рассмотрим единый платежный документ.
Общая информация о платежных документах
Платежные документы - это документы, оформляемые с целью осуществления денежных расчетов между организациями, предприятиями, гражданами. Они служат распоряжением владельца счета банку о перечислении указанной суммы денег получателю.
Использование платежных документов регулируется следующими нормативными актами:
- Гражданский кодекс РФ
- Налоговый кодекс РФ
- Федеральный закон "О бухгалтерском учете"
- Положение Банка России от 19.06.2012 N 383-П "О правилах осуществления перевода денежных средств"
Любой платежный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа
- Дата составления
- Наименование и адрес плательщика
- Сумма платежа
- Наименование и адрес получателя средств
- Назначение платежа
- Подпись плательщика
При заполнении платежных документов важно соблюдать ряд правил:
- Заполнять разборчиво, печатными буквами
- Не допускать подчисток и помарок
- Не выходить за границы отведенных полей
- Проверять правильность указанных реквизитов
За нарушение порядка заполнения платежных документов могут последовать штрафы, неисполнение платежа, возврат документа и другие неблагоприятные последствия.
Виды платежных документов
Существует несколько основных видов платежных документов:
Платежное поручение
Платежное поручение - распоряжение владельца счета банку о перечислении указанной суммы со своего счета на счет получателя. Чаще всего используется для оплаты товаров, работ, услуг, налоговых и иных обязательных платежей, перечисления заработной платы.
При заполнении платежного поручения указываются следующие реквизиты:
- Номер документа
- Дата
- Сумма прописью
- Сумма цифрами
- ИНН и реквизиты плательщика
- ИНН и реквизиты получателя
- Назначение платежа
- Подпись плательщика
Платежное поручение заполняется в 2-4 экземплярах и представляется в обслуживающий банк.
Платежное требование
Платежное требование предъявляет получатель средств к банку плательщика с требованием о списании с его счета указанной суммы в пользу получателя. Чаще всего используется при взаиморасчетах между юридическими лицами.
В платежном требовании указываются те же реквизиты, что и в платежном поручении, за исключением подписи плательщика. Вместо нее ставится подпись получателя средств.
Инкассовое поручение
Инкассовое поручение используется для списания средств со счета плательщика без его согласия на основании исполнительных документов.
В инкассовом поручении указываются реквизиты плательщика, получателя, сумма, основание для списания средств и подпись взыскателя.
Основным отличием от платежного поручения является отсутствие согласия плательщика на проведение операции.
Чек
Чек - ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной суммы чекодержателю.
В чеке указываются наименование плательщика, название банка, сумма цифрами и прописью, дата, подпись.
Чеки бывают денежные и расчетные. Денежные чеки используются для получения наличных денег, расчетные - для безналичных расчетов.
Квитанция
Квитанция - документ, подтверждающий внесение или перечисление плательщиком указанной суммы денег.
В квитанции указываются наименование документа, дата, сумма цифрами и прописью, ФИО и адрес плательщика, наименование получателя и его банковские реквизиты.
Квитанции используются для оплаты коммунальных услуг, налогов, штрафов, взносов и других платежей.
Платежный ордер
Платежный ордер - расчетный документ, на основании которого производится зачисление или списание средств с банковского счета при наличных расчетах.
В платежном ордере указываются реквизиты плательщика и получателя средств, сумма и назначение платежа, дата, подписи. Оформляется в 2-х экземплярах.
Таким образом, существует несколько разновидностей платежных документов, каждая из которых имеет свои особенности заполнения и применения. Выбор конкретного документа зависит от условий расчетов и требований законодательства.
Платежные документы для физических лиц
Для физических лиц наиболее распространены такие виды платежных документов, как квитанции и платежные поручения. Они используются для:
- Оплаты коммунальных услуг (электричество, газ, водоснабжение и т.д.)
- Погашения кредитов и оплаты процентов по кредитам
- Переводов родственникам
- Оплаты мобильной связи, интернета, телевидения
- Перечисления взносов в Фонд ОМС, ПФР
- Оплаты штрафов ГИБДД
При этом квитанции чаще используются для разовых платежей, а платежные поручения - для регулярных, например ежемесячной оплаты услуг ЖКХ.
Особенности платежных документов для ИП
Индивидуальные предприниматели при расчетах используют те же виды платежных документов, что и юридические лица. Однако есть некоторые особенности:
- В реквизитах ИП указывается статус "Индивидуальный предприниматель"
- При переводе дохода на личный счет указывается "Выплата дохода ИП"
- При уплате налогов указывается ИНН и статус ИП
- Подписывает документы лично ИП, а не бухгалтер
Таким образом, ИП должен грамотно заполнять платежные документы, указывая свой статус.
Единый платежный документ
Единый платежный документ (ЕПД) - унифицированная форма, позволяющая произвести одним платежом оплату нескольких счетов за различные услуги.
Преимущества ЕПД:
- Экономия времени при оплате множества счетов
- Удобство использования
- Возможность оплаты счетов разных организаций
В единой форме ЕПД указываются реквизиты плательщика, получателей средств, суммы платежей, назначение.
Электронные платежные документы
С развитием технологий все больше используются электронные платежные документы. Их преимущества:
- Высокая скорость обработки
- Удобство и мобильность
- Экономия бумаги
- Сокращение издержек
Для работы с электронными платежками используются специальные программы и сервисы.
Типичные ошибки в платежках
Распространенные ошибки при заполнении платежных документов:
- Неверно указаны реквизиты
- Неправильно расшифровано назначение платежа
- Несоответствие суммы прописью и цифрами
- Отсутствие необходимых подписей
Такие ошибки могут привести к задержке или невозможности осуществления платежа.
Безналичные расчеты
Большая часть платежных документов используется для осуществления безналичных расчетов между организациями и гражданами. К безналичным расчетам относятся:
- Перечисление средств между счетами в банке
- Оплата товаров и услуг банковской картой
- Электронные платежи через интернет
- Мобильные платежи
Для безналичных расчетов используются такие платежные документы, как платежное поручение, платежное требование, платежный ордер.
Платежные поручения для юридических лиц
Юридические лица чаще всего используют платежные поручения для таких целей:
- Расчеты с поставщиками и подрядчиками
- Выплата заработной платы
- Уплата налогов и сборов
- Погашение кредитов
- Оплата аренды, коммунальных услуг
Платежные поручения юрлиц оформляются бухгалтерией и подписываются руководителем или главным бухгалтером.
Контроль правильности реквизитов
Чтобы избежать ошибок, важно тщательно проверять реквизиты при заполнении платежных документов. Необходимо проверить:
- Наименование, ИНН и адрес получателя
- Номер счета и наименование банка получателя
- БИК и корсчет банка получателя
- Совпадение суммы цифрами и прописью
Такая тщательная проверка поможет избежать ошибочного перечисления средств.
Электронный документооборот
Все большее распространение получает передача платежных документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи между банками и клиентами. Преимущества:
- Высокая скорость обработки документов
- Экономия времени и средств на доставку документов
- Удобство хранения и поиска электронных документов
Для использования электронного документооборота необходимо наличие электронной подписи.