Кассовый аппарат - неотъемлемый атрибут любого магазина или торговой точки. От правильного владения этим устройством зависит успех бизнеса и отсутствие проблем с налоговыми органами. В нашей статье мы подробно расскажем, как выбрать, подключить и использовать кассовый аппарат для начинающих предпринимателей.
Выбор кассового аппарата
При выборе кассового аппарата стоит обратить внимание на несколько ключевых моментов:
- Тип устройства. Сегодня наиболее распространены онлайн-кассы, которые передают данные о покупках в налоговую в режиме реального времени. Также есть автономные кассы и модели, предназначенные специально для интернет-магазинов.
- Соответствие требованиям 54-ФЗ. Кассовый аппарат обязательно должен быть внесен в реестр ФНС и иметь возможность передачи фискальных данных.
- Наличие необходимых функций. Стоит выбирать модель с запасом по функционалу, чтобы при росте бизнеса не пришлось менять кассу.
- Удобство интерфейса. Кассир должен легко ориентироваться в меню кассы.
- Стоимость. Лучше выбрать надежную модель известного производителя, даже если она дороже.
Оптимальный выбор кассового аппарата зависит от сферы деятельности и планируемых объемов продаж. Для небольшого магазина или торговой точки подойдет простая модель с базовым функционалом. Крупному супермаркету нужна модель с расширенными возможностями.
Вот 5 лучших моделей кассовых аппаратов для начинающих предпринимателей:
- Модель АТОЛ 30Ф
- Штрих-Мини-К
- Пирит-2Ф
- Эвотор-POSM-02Ф
- iRZ РКМ-08Ф
Подключение и регистрация кассы
Перед началом работы кассовый аппарат необходимо правильно подключить и зарегистрировать в ФНС.
Как пользоваться кассовым аппаратом инструкция по подключению выглядит следующим образом: - Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД).
- Зарегистрировать кассу в личном кабинете на сайте ФНС.
- Проверить модель кассы в реестре ФНС.
- Проверить фискальный накопитель.
- Подключить сканер, весы и другие устройства.
- Выполнить первичную настройку кассы.
После этого можно приступать к работе с кассой.
Инструкция по работе с кассой
Работа кассира с кассовым аппаратом включает следующие основные операции:
- Подготовка к рабочей смене
- Открытие смены и печать отчета
- Оформление кассовых чеков
- Оформление чеков возврата и коррекции
- Закрытие смены и печать Z-отчета
- Передача отчетности в ФНС
- Контроль кассовой дисциплины
Давайте разберем последовательно каждый из этих пунктов подробнее.
Подготовка к рабочей смене
Перед началом работы кассир должен:
- Проверить наличие чековой ленты в принтере
- Включить и проверить работоспособность кассы
- Подключить сканер штрихкодов, весы и прочее оборудование
- Убедиться в наличии связи с ОФД
- Пройти авторизацию и ввести пароль кассира
Открытие смены
Перед началом пробития чеков кассир должен открыть смену. Для этого нужно ввести команду открытия смены на кассе. Касса распечатает отчет об открытии смены. Новую смену нужно открывать строго после закрытия предыдущей во избежание ошибок.
Оформление кассовых чеков
Основная задача кассира - печать кассового чека при расчете с покупателем. Последовательность действий:
- Ввести цену и наименование товара в кассу
- Получить оплату от покупателя
- Распечатать кассовый чек и выдать его покупателю
- Положить деньги в кассу
В чеке обязательно должны быть указаны дата, время, название товара, сумма и иные реквизиты.
Закрытие смены
В конце рабочего дня кассир закрывает смену с помощью соответствующей команды на кассе. Печатается Z-отчет, содержащий итоговые данные по смене. Данные из Z-отчета сверяются с показаниями кассы и передаются в ФНС.
Открывать и закрывать смену нужно вовремя, иначе касса будет заблокирована для печати чеков.
Таким образом, как пользоваться кассовым аппаратом довольно просто. Главное - соблюдать инструкцию и вести учет кассовых операций.
Обслуживание кассового аппарата
Для бесперебойной работы кассы нужно регулярно проводить ее техническое обслуживание:
- Чистка кассы от пыли и мусора
- Проверка работоспособности сканера, принтера, дисплея
- Проверка связи с ОФД
- Замена расходных материалов (чековой ленты, картриджей)
- Установка обновлений ПО
- Замена фискального накопителя
Для постоянного контроля за состоянием кассы рекомендуется заключить договор на техническое обслуживание с сервисной организацией.
Проверки контролирующих органов
В процессе работы предприниматель должен быть готов к проверкам контролирующих органов, в ходе которых может быть проверена работа кассового аппарата и соблюдение кассовой дисциплины.
Основные виды проверок:
- Камеральная проверка ФНС - по данным, переданным онлайн;
- Выездная проверка ФНС - непосредственно в торговом зале;
- Проверка трудовой инспекции - правильность оформления трудовых отношений с кассирами.
При выявлении нарушений применяются финансовые санкции в соответствии с КоАП РФ. Чтобы их избежать, нужно внимательно следить за соблюдением всех правил.
Безопасность данных
Поскольку через кассовый аппарат проходят данные о выручке и продажах, вопрос информационной безопасности стоит очень остро. Чтобы исключить утечку данных, необходимо:
- Использовать лицензионное программное обеспечение;
- Установить надежный антивирус;
- Регулярно сохранять резервные копии;
- Ограничить доступ посторонних лиц к кассе.
Следует периодически менять пароли доступа и не сообщать их третьим лицам.
Бухгалтерский и налоговый учет
Все данные, полученные с кассового аппарата, используются для ведения бухгалтерского и налогового учета:
- Выручка по кассе отражается в доходах;
- Расходы на обслуживание кассы - в расходах;
- НДС и налог на прибыль рассчитываются на основе выручки.
Для автоматизации учета кассу можно интегрировать с программами 1С, МойСклад и другими.
Перспективы развития технологий
Современные кассовые аппараты активно развиваются. Ключевые направления:
- Бесконтактные платежи по карте или смартфону
- Интеграция с товароучетными системами
- Использование облачных технологий
- Применение искусственного интеллекта
Эксперты прогнозируют, что в скором времени большая часть функций кассира будет автоматизирована. Но полностью отказаться от участия человека пока не представляется возможным.
Таким образом, кассовые аппараты предоставляют все больше возможностей для автоматизации торговли и оптимизации бизнес-процессов. Главное - грамотно использовать весь их потенциал.