Приказ на утверждение графика отпусков - важный организационный документ, позволяющий упорядочить предоставление отпусков сотрудникам. Рассмотрим особенности его составления и применения.
Необходимость приказа на утверждение графика отпусков
В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан ежегодно утверждать график отпусков всех работников на следующий календарный год не позднее чем за две недели до его наступления.
Основные цели издания такого приказа:
- Упорядочить очередность предоставления отпусков сотрудникам
- Учесть права как работников, так и интересы организации
- Исключить конфликты при одновременном уходе в отпуск нескольких ключевых специалистов
Приказ позволяет заблаговременно спланировать отпуска таким образом, чтобы обеспечить непрерывность рабочего процесса в организации.
За неутверждение графика отпусков в установленный срок работодатель может быть оштрафован на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Сроки издания приказа на утверждение графика отпусков
Согласно требованиям Трудового кодекса РФ, график отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, на который он составляется.
Например, график отпусков на 2024 год необходимо утвердить до 17 декабря 2023 года. Если этот срок приходится на выходной день, допускается перенос на следующий рабочий день.
Однако на практике рекомендуется начинать работу по составлению графика отпусков заблаговременно, в IV квартале текущего года. Это позволяет учесть все нюансы, пожелания работников и особенности рабочего процесса.
Процедура составления графика отпусков
Процесс подготовки графика отпусков включает следующие этапы:
- Сбор заявлений от работников с указанием желаемого периода отпуска
- Учет работников, имеющих преимущественное право на выбор срока отпуска
- Анализ производственной необходимости и возможности предоставления отпусков в заявленные сроки
- Формирование проекта графика отпусков
- Согласование проекта графика с профсоюзной организацией (при ее наличии)
- Утверждение согласованного графика отпусков приказом руководителя
- Ознакомление всех работников с утвержденным графиком отпусков
Особенности приказа на утверждение графика отпусков
Для утверждения графика отпусков работодатель может использовать как типовую форму Т-7, так и самостоятельно разработать форму такого приказа.
Обязательными реквизитами приказа являются:
- Наименование организации
- Дата и номер приказа
- Заголовок, содержащий слова "приказываю утвердить"
- Ссылка на ст. 123 ТК РФ, обязывающую утвердить график отпусков
- Приложение с графиком отпусков на следующий год
- Подпись руководителя
При необходимости приказ может также содержать:
- Поручения по ознакомлению работников с графиком
- Указание ответственных лиц за реализацию приказа
- Другие распоряжения в рамках организации процесса предоставления отпусков
Приказ на утверждение графика отпусков образец можно найти в справочной правовой системе и использовать для составления собственного документа.
Изменение и дополнение приказа на утверждение графика отпусков
Внесение изменений в утвержденный график отпусков допускается только при согласии работника и по следующим основным причинам:
- Производственная необходимость
- Болезнь работника
- Его отзыв из отпуска по служебной необходимости
- Другие исключительные обстоятельства
Дополнения в график отпусков могут вноситься при приеме новых сотрудников.
Все изменения и дополнения утвержденного графика оформляются дополнительным приказом руководителя с изданием новой редакции графика отпусков.
Ознакомление работников с приказом на утверждение графика отпусков
Работники должны быть ознакомлены с утвержденным графиком отпусков в обязательном порядке.
Формы ознакомления могут быть разными:
- Личное ознакомление каждого работника, с подписью в графике отпусков
- Вывешивание графика в общедоступном месте
- Направление копии приказа с графиком отпусков по электронной почте
- Другие способы, позволяющие работнику получить эту информацию
Ответственность за своевременное ознакомление всех сотрудников с приказом, как правило, возлагается на сотрудника HR или руководителя отдела кадров приказом.
Особенности приказа утверждения графика отпусков на 2018 год
В приказе об утверждении графика отпусков на 2018 год могут присутствовать некоторые отличия от аналогичных документов более поздних лет.
Это связано с тем, что в 2018 году произошли существенные изменения в трудовом законодательстве, касающиеся порядка предоставления отпусков.
В частности, было:
- Увеличен минимальный ежегодный оплачиваемый отпуск с 28 до 28 календарных дней
- Установлено преимущественное право на отпуск для отдельных категорий работников
- Введены дополнительные основания для переноса и разделения отпуска
Данные изменения необходимо было обязательно отразить при формировании графика отпусков и соответствующем приказе на 2018 год.
Разъяснение положений приказа работникам организации
После издания приказа об утверждении графика отпусков важно донести его содержание до всех работников организации.
С этой целью рекомендуется:
- Провести собрание трудового коллектива
- Дать разъяснения по всем возникающим вопросам
- При необходимости внести корректировки в график
Это позволит избежать недопонимания и конфликтов в дальнейшем.
Корректировка графика отпусков в течение года
В ряде случаев возникает необходимость скорректировать утвержденный график отпусков в течение текущего года его действия.
Это может потребоваться при:
- Внеплановых отпусках
- Замещении уволившихся сотрудников
- Изменении объемов работ
Все корректировки графика отпусков также оформляются соответствующим приказом.
Региональные особенности приказа об отпусках
В ряде субъектов РФ действуют региональные нормы трудового права, регулирующие вопросы предоставления отпусков.
При составлении приказа об утверждении графика отпусков необходимо учитывать такие региональные особенности.
Статистический учет и анализ использования отпусков
Для эффективного управления в организации ведется статистический учет и анализ использования работниками отпусков на основании графика.
Это позволяет выявлять отклонения для оперативного реагирования.
Взаимодействие с профсоюзной организацией при составлении графика отпусков
Если в организации действует первичная профсоюзная организация, при составлении графика отпусков с ней устанавливается эффективное взаимодействие.
Это позволяет обеспечить защиту прав и интересов работников при планировании отпусков.
Особенности распределения отпусков в отдельных сферах деятельности
График отпусков формируется в зависимости от специфики деятельности предприятия, поскольку в различных отраслях есть особенности:
- Сезонность работ
- Повышенная загрузка в определенные периоды
- Особые условия труда
Регламент обмена информацией о планируемых и использованных отпусках
Для эффективного функционирования системы управления персоналом необходимо установить четкий регламент взаимодействия между подразделениями по вопросам планирования и учета отпусков.
Автоматизация процессов планирования и учета отпусков
Использование современных информационных систем позволяет автоматизировать рутинные операции по составлению графика отпусков и учету их использования.
Это существенно повышает скорость обработки данных и снижает трудозатраты.
Наглядное представление информации по отпускам
Для повышения эффективности использования данных рекомендуется применять различные виды наглядного представления информации о графике и использовании отпусков - диаграммы, графики.
Особенности графика отпусков в организациях с сезонным характером работ
Для компаний, деятельность которых носит ярко выраженный сезонный характер, формирование графика отпусков имеет ряд особенностей:
- Основная масса отпусков приходится на межсезонье
- В пиковый период используется минимум отпусков
- Применяется гибкий подход с возможностью оперативной корректировки
Учет летнего периода при планировании отпусков
Летние месяцы традиционно пользуются наибольшим спросом для отдыха, что необходимо учитывать при формировании графика.
Для соблюдения баланса интересов рекомендуется равномерно распределить летние отпуска между сотрудниками.
Влияние новогодних каникул на график отпусков
При составлении графика учитывается фактор новогодних каникул, которые влияют на общую продолжительность отпуска в конце и начале года.
Резервирование части отпусков для непредвиденных ситуаций
В графике отпусков рекомендуется закладывать резерв из неиспользованных в плановом порядке дней.
Это позволяет оперативно реагировать на внеплановые ситуации.
Анализ эффективности кадрового планирования на основании графика отпусков
Путем анализа соответствия запланированного и фактически использованного времени отпусков оценивается качество кадрового планирования в компании.