Служебные командировки - неотъемлемая часть деятельности многих организаций. От правильного оформления документов при отправке сотрудника в командировку зависит не только возмещение расходов компанией, но и соблюдение трудового законодательства. Давайте разберемся, какие нюансы стоит учесть при составлении приказа о направлении в служебную поездку.
Основные требования к оформлению приказа о командировке
Приказ о направлении сотрудника в командировку является основным документом, подтверждающим срок и цель поездки. От того, насколько правильно он будет оформлен, зависит возможность последующего возмещения расходов.
- Документ может быть составлен как в свободной форме, так и по унифицированной форме Т-9. Главное, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты:
- ФИО и должность командируемого сотрудника;
- Место назначения;
- Срок командировки в календарных днях;
- Цель поездки.
Также в приказе указывают источник финансирования командировки и делают отметку о том, что сотрудник ознакомлен с документом. Обязательно ставится подпись командируемого и дата.
Особенности продления или сокращения срока командировки
На практике бывают ситуации, когда приходится либо продлевать срок пребывания сотрудника в командировке, либо отзывать его раньше запланированной даты. Как правильно оформить такие изменения?
- Если возникла необходимость продлить командировку, издается дополнительный приказ на командировку с указанием новых сроков.
- При сокращении срока поездки оформляется отдельный приказ об отмене части ранее изданного распоряжения.
- В обоих случаях обязательно знакомят работника с новым документом под подпись.
Такой порядок позволяет избежать спорных ситуаций при расчете компенсаций за командировку.
Как отразить командировку в табеле учета рабочего времени
служебная командировка это временное направление работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Соответственно, дни проведенные в командировке также должны найти отражение в табеле учета рабочего времени.
- Если сотрудник находится на рабочем месте полный рабочий день, ставится отметка Я (явка).
- Если работник выполняет служебное задание в пути или в выходной/праздничный день, делается отметка Р или РД (работа в праздничный день).
Правильное отражение дней командировки в табеле важно для дальнейшего расчета зарплаты и оплаты командировочных расходов.
"приказ на командировку" и возмещение расходов
Наличие корректно оформленного "приказ на командировку" является основанием для возмещения командировочных расходов. К каким из них относятся:
- Суточные;
- Расходы на проезд;
- При необходимости - расходы на наем жилья.
Размеры возмещения устанавливаются локальными нормативными актами организации в соответствии с нормами, определенными Правительством РФ.
По возвращении из поездки сотрудник должен в течение 3 рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных суммах и проездные документы. На их основании бухгалтерия производит окончательный расчет.
Таким образом, от правильного оформления приказ на командировку напрямую зависит возможность работника возместить свои расходы по служебной поездке.
Особенности оформления командировок за границу
Если целью служебной поездки является зарубежная страна, то помимо стандартного набора документов потребуется оформление специальных разрешений.
- Для стран СНГ достаточно иметь загранпаспорт и вызов от принимающей стороны.
- Для поездок в другие страны может потребоваться оформление визы.
Кроме того, за границей могут действовать иные правила возмещения расходов на проживание, транспорт и питание. Эти нюансы нужно обязательно прописать в приказе о заграничной командировке.
Особенности направления водителей в командировки
Водители и иные сотрудники, работа которых носит разъездной характер, направляются в командировки по общим правилам. Однако есть некоторые особенности:
- Местом постоянной работы считается населенный пункт, где расположен офис компании.
- Маршрут движения и график работы водителя в командировке оговариваются отдельно в путевом листе.
То есть фактически водитель может работать в режиме командировки постоянно. Главное правильно оформлять сопутствующие документы.
Ответственность за нарушение правил оформления командировок
Неверное составление приказа на командировку или несоблюдение установленных правил может привести к определенным негативным последствиям:
- Отказ в возмещении всех или части расходов работника;
- Включение дней командировки в общий график работы сотрудника и начисление штрафов за возможные прогулы;
- Неверный расчет налогов в части командировочных расходов.
Поэтому как работодателю, так и командированным сотрудникам важно грамотно оформлять все сопутствующие служебным поездкам документы.
Оплата командировки в иностранной валюте
Если целью командировки является зарубежная страна, у компании есть несколько вариантов оплата командировки в валюте:
- Выдать наличные под отчет;
- Перечислить валюту на банковский счет работника;
- Оплатить расходы корпоративной кредитной картой.
После возвращения из командировки сотрудник должен в течение 3 дней сдать авансовый отчет в бухгалтерию с пересчетом валюты в рубли. Такой порядок позволяет избежать нарушений валютного законодательства при осуществлении международных командировок и расчетов по ним.