Служебные записки - рабочий инструмент для решения задач, информирования руководства, фиксации инициатив. Давайте разберемся, как правильно составлять такие записки.
Зачем нужны служебные записки
Основные цели служебных записок:
- Информирование руководства о рабочих вопросах
- Решение различных задач
- Инициирование улучшений и оптимизации процессов
- Доказательство авторства идей для последующего поощрения
- Запрос дополнительных ресурсов и материалов
"Служебная записка - способ передачи информации от работника к руководству".
Типичные причины для составления служебных записок:
- Предложить руководству идеи по улучшению деятельности компании
- Сообщить о возникших проблемах, требующих решения
- Запросить необходимые для работы материалы и документы
Кто может составлять служебные записки
Служебную записку может написать любой сотрудник компании:
СЗ = С1 + С2 + ... + Сн, где
СЗ - служебная записка
С1, С2, .. Сн - сотрудники 1, 2, ..., n
Однако на практике процесс создания и обработки служебных записок чаще всего возлагается на секретаря, помощника руководителя или сотрудника, ответственного за документооборот.
Правила оформления служебных записок
Рассмотрим основные рекомендуемые реквизиты служебной записки:
Copy code
| Элемент | Описание | Обязательный |
| Получатель | Руководитель или коллега, которому адресована записка | Нет |
| Автор | Должность и ФИО автора записки | Нет |
| Название | "Служебная записка" или аналогичное | Нет |
"Обязательных для всех правил оформления служебных записок не существует".
Форма и реквизиты записки могут варьироваться в зависимости от правил и традиций конкретной компании.
Служебная записки на премирование
Примеры служебных записок на премирование сотрудников могут выглядеть следующим образом:
Уважаемый Иван Иванович!
Прошу Вас премировать сотрудника отдела продаж Петрова Петра Петровича за выполнение плана продаж в феврале 2023 года на 120%.
Считаю, что Петров П.П. заслуживает дополнительного премирования в размере 15 000 рублей, так как его личный вклад в достижение рекордных продаж очевиден: он привлек 3 новых ключевых клиента.
Благодарю за рассмотрение.
С уважением,
Иванов Иван Иванович
Начальник отдела продаж01.03.2023
В данном случае в записке конкретно указан сотрудник, его заслуги, а также предлагаемый размер премии. Такой подход повышает шансы на положительное решение.
Как написать служебную записку на повышение зарплаты
При составлении служебной записки о повышении зарплаты стоит:
- Указать конкретные, подтвержденные заслуги и результаты работы сотрудника
- Привести цифры, факты, доказывающие эффективность работника
- Четко обозначить запрашиваемую сумму повышения зарплаты
- Пояснить, как повышение зарплаты принесет дополнительную прибыль или иные выгоды для компании
Также стоит задуматься:
- Какие конкретно результаты работы ваших подчиненных по-вашему заслуживают повышения зарплаты?
- На какую сумму вы готовы повысить зарплату самым эффективным сотрудникам в вашем подразделении?
Четкие, обоснованные предложения с цифрами и расчетами имеют больше шансов на одобрение.
Пример служебной записки на повышение по службе
Примеры служебных записок на повышение сотрудника по службе или должности могут включать:
- Конкретные заслуги и выдающиеся результаты работы сотрудника за последний период
- Динамику развития сотрудника, освоение новых навыков и компетенций
- Достижение или перевыполнение ключевых показателей эффективности
- Обоснование того, как новая должность позволит максимально использовать потенциал сотрудника и принести дополнительную пользу бизнесу
Подробное обоснование необходимости и выгод повышения сотрудника увеличивает шансы на положительное решение.
Особенности рассмотрения служебных записок
Стоит учитывать, что:
- Руководитель не обязан принимать какие-либо меры по служебной записке и реагировать на нее
- Конкретных регламентированных сроков рассмотрения служебных записок не существует
- Самый быстрый и эффективный путь — сразу передать подписанную записку непосредственно руководителю
- Также можно предварительно устно обсудить вопрос и заручиться поддержкой начальства, чтобы ускорить процесс официального оформления записки и принятия решения по ней
Как повысить эффективность служебных записок
Полезные рекомендации по написанию результативных служебных записок:
- Сначала обсудите рабочие вопросы устно с коллегами и руководством, не доводя сразу до официальных записок
- Используйте записки только тогда, когда нужны документальные доказательства авторства идей или официальная фиксация обращений
- Ставьте в записках конкретные и достижимые задачи
- Обязательно ссылайтесь на пользу и выгоду для бизнеса от выполнения ваших предложений
- Заранее обсуждайте особо важные и серьезные вопросы перед их официальным оформлением
Пример служебной записки о повышении заработной платы
Приведем условный пример служебной записки о повышении заработной платы:
Уважаемый Сергей Петрович!
Обращаю Ваше внимание на сотрудника отдела продаж Иванова Степана Николаевича. За последние 3 месяца он существенно нарастил объемы продаж и привлек большое количество новых vip-клиентов.
Прошу рассмотреть вопрос о повышении заработной платы Иванову С.Н. на 15 000 рублей ежемесячно. Это позволит удержать ценного сотрудника и принесет дополнительный доход компании.
Дополнительные способы мотивации персонала
Помимо официальных служебных записок, существует множество других инструментов для мотивации и поощрения сотрудников, таких как:
- Публичная похвала от руководителя
- Внесение в книгу почета компании
- Вручение грамот и благодарностей
- Предоставление дополнительных дней отпуска
- Награждение ценными подарками
- Проведение конкурсов и соревнований между подразделениями
Такие инструменты также помогают повысить лояльность сотрудников и их энтузиазм в работе.
Как заручиться поддержкой коллег
Чтобы увеличить шансы на одобрение предложений в служебной записке, полезно заранее заручиться поддержкой коллег, в частности:
- Предварительно обсудить идеи с коллегами, внести разумные правки и доработки
- Собрать конструктивные отзывы, предложения по улучшению
- Узнать мнения тех сотрудников, кого касается записка, например о повышении зарплаты
Чем больше сторонников у ваших предложений, тем выше шанс на успех.
Возможные риски при использовании служебных записок
Стоит учитывать и потенциальные риски, такие как:
- Неоднозначная трактовка информации руководством
- Разногласия при определении эффективности работников
- Субъективность оценок в записках о премировании и повышении зарплат
- Вероятность утечки конфиденциальной информации
Поэтому важно грамотно аргументировать все предложения фактами.
Альтернативы служебным запискам
В ряде случаев имеет смысл использовать альтернативные варианты:
- Личная встреча для решения оперативных вопросов
- Онлайн-совещание по скайпу
- Обсуждение рабочих моментов в мессенджере
- Видеообращение к руководству
Это позволит сократить время на согласование и бюрократию.