С каждым годом все больше компаний в России переходят на работу с онлайн-кассами. Но не все знают, как правильно организовать работу своих сотрудников на кассовом оборудовании. В этой статье мы рассмотрим основные принципы и этапы работы кассира, чтобы ваш бизнес функционировал слаженно и без нарушений.
Правовые основы работы на кассе
Кратко о законе 54-ФЗ и его последних изменениях. Обязательные требования к онлайн-кассам. Ответственность за нарушение правил работы на ККТ.
С 2016 года применение онлайн-касс регулируется федеральным законом No 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники". Он устанавливает обязательные требования к кассовому оборудованию и порядку его использования.
Основные положения 54-ФЗ:
- ККТ должна иметь фискальный накопитель для хранения фискальных данных.
- Касса обязана передавать информацию о расчетах в налоговую службу через оператора фискальных данных.
- Чеки печатаются в новом формате со штрихкодом.
- ККТ регистрируется в ФНС в обязательном порядке.
В 2021 году в закон был внесен ряд поправок:
- Ужесточены требования к качеству передачи фискальных данных.
- Внедрен новый формат фискальных документов (ФФД 1.2).
- Изменен порядок применения ККТ в удаленных от сетей связи местностях.
Если предприниматель использует кассу с нарушением 54-ФЗ, ему грозят серьезные санкции:
- Для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1,5 до 3 тыс. руб.
- Для организаций — от 5 до 10 тыс. руб.
- При повторном нарушении в течение года — административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Чтобы избежать проблем с законом, необходимо выбрать кассу, которая соответствует 54-ФЗ. Обратите внимание на наличие встроенного фискального накопителя, возможности печати ФФД 1.2 и передачи данных ОФД.
Подбор и обучение кассиров
Чтобы работа на кассе была эффективной, важно правильно подобрать персонал и обучить сотрудников. Рассмотрим основные этапы.
Прежде всего, определите требования к квалификации будущих кассиров. Это могут быть:
- Опыт работы в торговле, на кассе
- Навыки работы с техникой
- Скорость и аккуратность
- Стрессоустойчивость
- Коммуникабельность
Далее проведите собеседования и выберите подходящих кандидатов. Оформите трудовой договор, включив в него пункт о полной материальной ответственности за сохранность денежных средств и товарно-материальных ценностей.
Следующий этап — обучение новых сотрудников. Разработайте программу, которая включает:
- Изучение инструкций и правил работы с кассой
- Отработку практических навыков на тренировочном стенде
- Стажировку под руководством опытного кассира
- Итоговое тестирование
Также проведите вводный и первичный инструктаж по технике безопасности. Разъясните порядок действий при возникновении нештатных ситуаций.
Чтобы мотивировать кассиров работать качественно, используйте как материальные, так и нематериальные методы. Это могут быть премии, поощрения, карьерный рост, гибкий график, корпоративные мероприятия.
Организация рабочего места кассира
Рабочее место кассира должно быть организовано с учетом требований к освещенности, эргономике, безопасности труда. Рассмотрим основные рекомендации.
Разместите кассовое оборудование на расстоянии 1-1,5 м от входа, чтобы не создавать очередей в торговом зале. Предусмотрите достаточное пространство для прохода покупателей и подъезда тележек.
Установите дополнительное освещение на кассе, чтобы освещенность составляла 300-500 люкс. Это позволит кассиру комфортно работать и избежит ошибок при подсчете денег.
Подберите удобное рабочее кресло с регулируемой высотой сиденья и спинки. Оптимальная высота для кассиров - 50-70 см.
На рабочей поверхности разместите только необходимые предметы, освободите место для сканирования товаров и раскладывания денег. Это повысит скорость обслуживания покупателей.
Следуя этим простым рекомендациям при организации кассовой зоны, вы сделаете работу персонала более комфортной и производительной.
Порядок открытия и закрытия смены
Начало и завершение работы кассира регламентируются правилами, которые нужно четко соблюдать. Рассмотрим пошагово этапы открытия и закрытия кассовой смены.
Подготовка кассы к работе
Перед началом работы кассир должен:
- Включить кассу и проверить готовность к работе
- Убедиться в наличии чековой ленты и запаса расходных материалов
- Подсчитать наличные в кассе и сверить с остатком на конец предыдущей смены
Открытие смены
Чтобы открыть кассовую смену, кассир вводит свой логин и пароль, формирует X-отчет и Z-отчет для обнуления показателей кассы. После чего печатает отчет об открытии смены с указанием своих ФИО и времени.
Кассовые операции в течение дня
В процессе работы кассир оформляет необходимые кассовые операции: продажи, возвраты, сторно, внесение/выплата. Все расчеты с покупателями проводятся с использованием онлайн-кассы с печатью фискальных чеков.
Закрытие смены
По окончании рабочего дня кассир:
- Подсчитывает выручку и сверяет с данными кассы
- Печатает необходимые отчеты: X-отчет, Z-отчет
- Оформляет документ по передаче смены и наличности
- Закрывает смену и выходит из системы
Такой порядок открытия и закрытия кассовой смены позволяет контролировать движение денежных средств и избегать ошибок.
Проведение расчетов с покупателями
Основная задача кассира - проводить расчеты с покупателями. Рассмотрим основные виды операций и порядок их оформления.
Продажа товаров
Стандартная процедура выглядит так:
- Кассир сканирует штрихкоды товаров или вводит коды вручную
- На мониторе отображается сумма к оплате
- Кассир принимает от покупателя оплату наличными или картой
- Печатает фискальный чек и выдает его вместе со сдачей
При возврате товара, скидках, надбавках процедура незначительно меняется.
Работа с подарочными сертификатами и картами лояльности
При оплате сертификатом кассир:
- Проверяет срок действия и номинал сертификата
- Активирует его, проведя через сканер штрихкодов
- Пробивает покупку и вычитает сумму сертификата
Дисконтные карты используются для начисления бонусов или скидок постоянным покупателям.
Таким образом, кассир должен владеть всеми видами кассовых операций, чтобы максимально быстро и качественно обслуживать поток покупателей.
Возврат товара и отмена чеков
В работе кассира неизбежно возникают ситуации, когда необходимо произвести возврат товара или отменить оформленный чек. Рассмотрим основные случаи и порядок действий.
К возврату товара покупатели прибегают по разным причинам: обнаружили брак, не подошел размер, передумали и т.д. В любом случае кассир должен:
- Уточнить причину возврата и проверить товар
- Найти фискальный чек, по которому была совершена покупка
- Оформить возврат и выдать денежные средства или распечатать возвратный чек
Отменить фискальный чек можно только при соблюдении определенных условий:
- Не прошло более 24 часов с момента печати
- Чек содержит технические ошибки или неточности
- Товар не был получен покупателем
Порядок отмены чека:
- Найти оригинал чека в журнале фискальных документов
- Оформить чек коррекции с указанием причины
- Провести соответствующие корректировки по кассе и в товарном учете
Таким образом, возвраты и отмены чеков - распространенные операции в работе кассира, которые нужно выполнять в строгом соответствии с регламентом.
Взаимодействие с другими отделами
Эффективность работы кассира во многом зависит от слаженного взаимодействия с сотрудниками других подразделений магазина.
В частности, кассиры регулярно контактируют с:
- Отделом продаж - для уточнения ассортимента, цен, акций
- Бухгалтерией - по вопросам учета выручки, отчетности
- Складом - при приемке товаров и товарно-сопроводительных документов
- Охраной - для обеспечения сохранности выручки и безопасности
Важно оперативно решать возникающие вопросы и избегать конфликтов. Для этого рекомендуется:
- Закрепить ответственных за взаимодействие с каждым подразделением
- Ввести единые регламенты обмена информацией и документами
- Проводить совместные совещания и планерки
- Создать чаты и группы для оперативной связи
Такая налаженная коммуникация позволит избежать ошибок, простоев и конфликтов внутри коллектива.
Риски в работе кассира и их минимизация
Работа кассира сопряжена с определенными рисками, которые необходимо учитывать и минимизировать.
К ключевым рискам относятся:
- Недостачи и излишки в кассе
- Ошибки при оформлении документов
- Поломки оборудования
- Кражи и мошенничество
- Усталость и потеря концентрации
Чтобы снизить вероятность рисков, рекомендуется:
- Регулярно проводить инвентаризацию кассы
- Организовать видеонаблюдение и охрану
- Применять средства контроля доступа к кассе
- Обеспечить резервное кассовое оборудование
- Периодически менять расстановку касс
Грамотная организация работы и контроль позволяют максимально обезопасить кассовую зону от различных рисков.
Контроль качества работы кассиров
Для поддержания высокого уровня обслуживания необходим постоянный контроль работы кассиров.
Ключевые направления контроля:
- Анализ ежедневной кассовой отчетности
- Проверка скорости и правильности оформления документов
- Мониторинг обращений и жалоб по работе касс
- Соблюдение графика работы и трудовой дисциплины
- Внезапные проверки касс перед открытием или в течение дня
По результатам контроля принимаются меры: дополнительное обучение, устное предупреждение, взыскания. Это позволяет повысить ответственность кассиров и качество обслуживания покупателей.