Рубрики

Расчетные документы, их виды и формы

Насколько важны расчетные документы для ведения финансово-хозяйственной деятельности предприятий? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в данной статье.

Понятие и назначение расчетных документов

Расчетные документы - это оформленные в установленном порядке письменные документы, на основании которых осуществляются безналичные расчеты между организациями. Они служат основанием для перечисления денежных средств с расчетного счета плательщика на счет получателя.

Основное назначение расчетных документов - обеспечить движение денежных средств при осуществлении безналичных расчетов. С их помощью реализуются экономические отношения между поставщиками и покупателями товаров и услуг.

Порядок составления, оформления и обращения расчетных документов регулируется нормативными актами, в первую очередь Положением ЦБ РФ No 383-П.

Виды расчетных документов

Существует несколько основных видов расчетных документов, применяемых в безналичных расчетах:

  • Платежное поручение
  • Платежное требование
  • Инкассовое поручение
  • Чек
  • Аккредитив
  • Банковский ордер
  • Мемориальный ордер

Платежное поручение

Платежное поручение - основной расчетный документ, который применяется для осуществления безналичных платежей со счета плательщика в банке по его поручению в пользу получателя средств. Этот документ составляется и подписывается плательщиком, после чего передается в обслуживающий банк для исполнения.

Платежное поручение применяется для оплаты поставленных товаров, оказанных услуг, выполненных работ, уплаты налогов и сборов в бюджет, погашения кредитов, перечисления заработной платы и т.д. Это наиболее распространенный расчетный документ, его доля в общей массе платежей составляет около 70%.

Вид сверху на небоскребы города на рассвете

Платежное требование

Платежное требование представляет собой инструмент инкассовой формы расчетов, когда инициатором платежа выступает получатель средств. Он направляет в банк плательщика платежное требование на списание с его счета определенной суммы в свою пользу.

Такой документ применяется, когда условиями договора предусмотрена оплата плательщиком на основании выставленных требований получателя средств. Например, по договору поставки товаров с отсрочкой платежа.

Инкассовое поручение

Инкассовое поручение используется для взыскания денежных средств со счета плательщика без его согласия в случаях, предусмотренных законодательством или договором.

Такие документы применяют налоговые органы, судебные исполнители и другие организации, имеющие право бесспорного списания денежных средств.

Требования к оформлению расчетных документов

Расчетные документы должны быть заполнены с соблюдением общих требований к реквизитам:

  • Наименование документа
  • Дата составления
  • Наименование и реквизиты плательщика
  • Наименование и реквизиты получателя средств
  • Сумма платежа
  • Назначение платежа
  • Подписи

Также предусмотрены специальные требования для конкретных видов документов. Например, для платежных требований - обязательное указание даты и номера договора, на основании которого производится платеж.

Электронные документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью. Исправления в расчетных документах не допускаются.

Порядок представления расчетных документов в банк

Расчетные документы представляются организацией в обслуживающий банк в определенные сроки, установленные договором. Как правило, это 10 дней со дня выписки документа.

Документы на бумажном носителе представляются в банк в двух экземплярах. Один остается в банке, второй с отметкой банка возвращается организации.

Банк проверяет реквизиты документа и наличие средств на счете организации. При обнаружении ошибок документ возвращается с указанием причины.

Если средств на счете недостаточно, документ может быть помещен банком в картотеку и оплачен при поступлении средств в очередности, установленной законом.

Исполнение расчетных документов банком

После приема расчетного документа банк исполняет его, то есть списывает сумму средств со счета плательщика и зачисляет на счет получателя.

При достаточности средств на счете документы исполняются в порядке поступления. При недостаточности средств применяется очередность списания, установленная законодательством.

Возможно частичное исполнение расчетных документов. Не оплаченные в срок документы помещаются банком в картотеку для дальнейшего осуществления контроля и платежа.

После исполнения документа банк направляет отправителю уведомление в электронном виде или возвращает экземпляр документа на бумажном носителе с отметкой о платеже.

Портрет серьезной бухгалтерши в очках

Оформление документов для открытия расчетного счета

Для открытия расчетного счета организации представляют в банк определенный перечень документов.

Во-первых, это учредительные документы: устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации.

Во-вторых, документы, подтверждающие полномочия руководителя организации: протокол о назначении, приказ.

Также предоставляется информационное письмо об открытии счета, банковская карточка с образцами подписей уполномоченных лиц.

Первичные расчетные документы

Первичными документами по расчетным операциям являются:

  • Договоры, акты, счета-фактуры
  • Платежные поручения
  • Выписки банка
  • Приходные и расходные кассовые ордера

На их основании составляются проводки по счетам бухгалтерского учета.

Учет расчетных документов

В бухгалтерском учете отражаются все расчетные операции организации.

Для этого используются счета: 50, 51, 52, 55, 57, 60, 62, 76 и другие.

Аналитический учет расчетов ведется по каждому контрагенту, договору, виду задолженности.

Периодически проводится инвентаризация расчетных документов и сверка расчетов с контрагентами.

Кассовые документы по расчетным операциям

Кассовое обслуживание расчетных операций включает:

  • Выдачу наличных на хозяйственные нужды
  • Выплату заработной платы
  • Внесение выручки в банк

Оформляется, соответственно, расходным или приходным кассовым ордером с подтверждающими документами.

Типичные ошибки в расчетных документах

Распространенные ошибки при работе с расчетными документами:

  • Нечитаемый текст реквизитов
  • Орфографические ошибки в наименованиях
  • Неправильные реквизиты банков
  • Несоответствие сумм прописью и цифрами
  • Отсутствие обязательных реквизитов и подписей

Такие ошибки приводят к отказам в оплате или задержкам платежей. Необходимо тщательно проверять все реквизиты перед подписанием и отправкой расчетных документов.

Хранение расчетных документов

Сроки хранения расчетных документов определяются нормативными актами. Как правило, расчетные документы по наличным операциям хранятся 3 года, по безналичным операциям - 5 лет. Документы хранятся в бухгалтерии в специально отведенном месте, обеспечивающем их сохранность. По истечении сроков хранения документы подлежат уничтожению по акту.

Выдача дубликатов расчетных документов

При утере расчетных документов организация может запросить дубликаты. Дубликат выписки по счету выдается банком на основании письменного заявления клиента. Дубликаты других расчетных документов могут быть выданы второй стороной расчетов.

Изъятие расчетных документов

Изъятие расчетных документов возможно только в случаях, предусмотренных законом. Например, по требованию следственных и налоговых органов в рамках возбужденных уголовных дел. Также документы могут быть истребованы арбитражным судом в качестве доказательств по делу о банкротстве.

Электронный документооборот расчетных документов

Современные информационные технологии позволяют организовать электронный документооборот. Это ускоряет и упрощает процесс согласования, подписания и отправки расчетных документов. Однако требуется обеспечение конфиденциальности и юридической значимости электронных документов.

Актуальные вопросы применения расчетных документов

К актуальным вопросам в сфере расчетных документов относятся:

  • Переход на электронный документооборот
  • Изменения требований к реквизитам документов
  • Новые формы банковского контроля расчетных операций

Все эти факторы необходимо учитывать финансовым службам организаций в ежедневной работе.

Особенности работы с расчетными документами в бюджетных организациях

Для бюджетных организаций установлены специальные требования к оформлению расчетных документов.

Обязательные реквизиты: коды бюджетной классификации, лицевой счет получателя бюджетных средств.

Платежи осуществляются на основании утвержденных бюджетных смет и доведенных лимитов бюджетных обязательств.

Международные стандарты расчетных документов

Для международных расчетов используются унифицированные формы документов.

Наиболее распространены инкассо, аккредитив, банковский перевод, чек, вексель.

Они регулируются международными договорами и конвенциями, унифицированными правилами и стандартами.

Автоматизация составления расчетных документов

Современные информационные системы позволяют частично или полностью автоматизировать составление расчетных документов.

На основе первичных данных система сама заполняет реквизиты и формирует документы.

Это повышает скорость обработки информации и снижает риск ошибок.

Перспективы развития расчетных документов

Основные тенденции развития сферы расчетных документов:

  • Повсеместный переход на электронный документооборот
  • Использование электронной подписи и шифрования данных
  • Интеграция документооборота с учетными системами
  • Переход на международные стандарты электронного взаимодействия

Это позволит повысить оперативность и безопасность расчетов.

Риски при работе с расчетными документами

Работа с расчетными документами сопряжена с определенными рисками:

  • Риск неправильного оформления документов
  • Риск утраты или хищения документов
  • Риск несвоевременного представления документов
  • Риск неисполнения документов из-за отсутствия средств
  • Риск штрафов и пеней из-за просрочки платежей

Для минимизации рисков необходимо выполнять все требования к оформлению и соблюдать сроки представления документов, а также контролировать остатки на расчетных счетах.

Ответственность за нарушения при работе с расчетными документами

Нарушение порядка работы с расчетными документами влечет административную и уголовную ответственность.

К административным нарушениям относятся: несвоевременное оформление, представление недостоверных документов, отказ от предоставления документов.

Уголовно наказуемыми деяниями являются хищение, подделка, уничтожение расчетных документов.

Пути совершенствования работы с расчетными документами

Для улучшения работы с расчетными документами можно предпринять следующие меры:

  • Внедрить электронный документооборот
  • Разработать типовые формы и шаблоны документов
  • Организовать обучение персонала
  • Ужесточить внутренний контроль

Это позволит сократить трудозатраты, снизить ошибки и повысить эффективность работы с расчетными документами.

Рекомендации по оптимизации документооборота расчетных документов

Для оптимизации документооборота расчетных документов рекомендуется:

  • Внедрить системы электронного документооборота и юридически значимого электронного документооборота
  • Интегрировать документооборот с учетными системами
  • Унифицировать формы и реквизиты документов
  • Оптимизировать маршруты движения документов

Это обеспечит быстрый и безопасный обмен документами и сократит трудозатраты на обработку.

Выводы

Расчетные документы играют важнейшую роль в финансово-хозяйственной деятельности организаций. Знание требований к их оформлению и обращению критически необходимо для бухгалтеров и финансистов.