Инвентарь и хозяйственные принадлежности – неотъемлемая часть деятельности любой организации. Но что делать, когда они выходят из строя или морально устаревают? В этом случае их необходимо списать. Однако далеко не все знают, как правильно оформить списание инвентаря и избежать штрафов. В нашей статье мы подробно расскажем, как грамотно списать инвентарь согласно нормам законодательства, приведем примеры типовых ошибок и способы их избежать.
Что такое инвентарь и хозяйственные принадлежности
Под инвентарем и хозяйственными принадлежностями понимается имущество организации, используемое для осуществления хозяйственной деятельности. Это могут быть:
- инструменты
- специальная одежда
- посуда
- мебель и прочее оборудование офисов
То есть все те предметы, которые не являются сырьем или материалами для производства продукции, не относятся к основным средствам, но используются более 12 месяцев.
Когда и зачем необходимо списывать инвентарь
С течением времени инвентарь и хозяйственные принадлежности изнашиваются как физически, так и морально. В результате они теряют способность выполнять свои функции. Либо же компания просто больше не нуждается в тех или иных предметах. В таких случаях требуется списание инвентаря и хозяйственных принадлежностей.
Основные причины для этого:
- Полная или частичная утрата потребительских свойств
- Окончание срока полезного использования
- Нецелесообразность дальнейшего применения по экономическим соображениям
Кроме того, инвентарь может списываться в случае:
- Передачи другим организациям
- Ликвидации в связи с аварией, стихийным бедствием и т.п.
- Выявления недостачи по результатам инвентаризации
Порядок списания инвентаря и хозяйственных принадлежностей
Чтобы правильно списать инвентарь в организации, нужно придерживаться определенной последовательности действий акт списания инвентаря и хозяйственных принадлежностей:
- Издать приказ о создании комиссии по списанию
- Комиссии осмотреть инвентарь и определить, что подлежит списанию
- Составить акт о списании по унифицированной форме МБ-8 или в свободной форме
- Утвердить акт у руководителя
- Внести запись о списании в бухгалтерском и налоговом учете
Рассмотрим подробнее каждый из этих этапов.
1. Создание комиссии для списания инвентаря
Для списания инвентаря приказом руководителя создается комиссия. В ее состав, как правило, входят:
- Представитель бухгалтерии
- Сотрудник склада или иного подразделения, где использовался инвентарь
- Технические специалисты (при необходимости)
- Представитель администрации организации
В обязанности комиссии входит осмотр инвентаря, определение его пригодности к использованию и принятие решения о списании.
2. Осмотр инвентаря комиссией
Члены комиссии осматривают инвентарь, определяют сроки его использования, техническое состояние и целесообразность дальнейшего применения. По итогам осмотра принимается решение о списании тех или иных предметов, инвентаря и хозяйственных принадлежностей.
3. Составление акта о списании
Для оформления результатов списания комиссия составляет акт по форме МБ-8 или в произвольной форме, где указывает 6:
- Наименование, инвентарные номера и количество списываемых предметов
- Первоначальную стоимость и сумму начисленной амортизации
- Причины, послужившие основанием для списания инвентаря
- Сведения об оприходовании материальных ценностей, полученных от списания (металлолом, ветошь и пр.)
Акт подписывают все члены комиссии.
4. Утверждение акта руководителем
Подписанный членами комиссии акт списания инвентаря и хозяйственных принадлежностей передают на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу. После утверждения акт может служить основанием для отражения списания в бухгалтерском и налоговом учете.
5. Отражение списания в учете
На основании утвержденного акта бухгалтерия вносит запись о списании стоимости инвентаря и хозяйственных принадлежностей. Делаются следующие проводки:
Дт 91.2 Кт 04 – списана первоначальная стоимость инвентаря
Дт 04 Кт 02 – списана амортизация
Таким образом, инвентарь выбывает из бухгалтерского учета организации. Если от списания получены какие-либо материальные ценности (ветошь, металлолом), то их также оприходуют на баланс.
В налоговом учете стоимость списанного имущества включается в состав внереализационных расходов (пп. 11 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Списание инвентаря и хозяйственных принадлежностей в программе 1С
Списание инвентаря в программе 1С имеет свои особенности. Рассмотрим их на примере конфигурации "1С:Бухгалтерия 8" версии 3.0:
- Создается документ "Списание МЦ";
- В документе указываются реквизиты приказа о списании и заполняется табличная часть со списываемым имуществом;
- Документ проводится и данные попадают в бухгалтерский учет на счет 91.2;
- Аналогичный документ создается в модуле "Налоговый учет".
Таким образом, в программе списание инвентаря не отличается от списания прочего имущества.
Списание инвентаря: возможные ошибки
При списании инвентаря организации допускают различные ошибки, которые могут привести к наложению штрафов со стороны налоговых органов. Рассмотрим наиболее распространенные из них.
Списание по истечении срока полезного использования
Часто организации затягивают со списанием имущества, которое уже отслужило положенный срок. Это является нарушением правил бухучета. Все инвентарь должен списываться сразу по окончании срока полезного использования.
Отсутствие акта списания
Другая распространенная ошибка – отсутствие оформленного надлежащим образом акта о списании. Нередко списание производится только на основании приказа руководителя. Однако для отражения в учете требуется именно акт от комиссии 421 ап списание инвентаря и хозяйственных принадлежностей.
Неправильное определение срока полезного использования
При постановке имущества на учет организации нередко ошибаются при определении срока его полезного использования. В результате инвентарь списывается раньше или позже положенного срока. Это нарушение влечет штрафы со стороны налоговиков.
Списание инвентаря до истечения срока полезного использования
Иногда организации списывают инвентарь до окончания срока полезного использования, что тоже является нарушением. Срок использования инвентаря определяется в момент принятия его к учету. Изменить этот срок и списать имущество раньше можно только при полной утрате рабочих свойств 9.
Неправильное определение первоначальной стоимости
Первоначальная стоимость инвентаря зачастую определяется с ошибками. В нее не включают транспортные расходы, стоимость доставки, монтажа и т.п. Это приводит к искажениям в бухучете и налогообложении.
Отсутствие регистрации в журнале получения и выдачи имущества
Согласно правилам, все операции по движению инвентаря должны фиксироваться в специальном журнале (форма М-3). Отсутствие записей в этом журнале при наличии документов о списании - нарушение порядка учета.
Списание инвентаря хозяйственных принадлежностей пришедших негодность
Особенности списания инвентаря, который пришел в полную негодность:
- Составляется отдельный акт списания;
- В нем подробно описываются причины, приведшие инвентарь к негодности;
- К акту могут прилагаться фотографии непригодного к использованию имущества.
Такой порядок позволяет минимизировать вопросы со стороны налоговых органов.
Учет операций по списанию инвентаря в 1С 8.3
Рассмотрим особенности отражения списания инвентаря в программе "1С:Бухгалтерия 8.3":
- Операция оформляется как "Списание МЦ" с указанием номера и даты акта;
- Можно задать статьи Дт и Кт бухучета;
- Автоматически формируются проводки на счетах;
- Данные попадают в регистры налогового учета.
Такой механизм позволяет быстро отразить списание в учете и исключить ошибки.
Аналитический учет списанного инвентаря
Для контроля за имуществом, списанным с баланса организации, рекомендуется вести аналитический учет на забалансовом счете МЦ.04 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности, списанные с баланса". Это позволит отслеживать дальнейшее движение списанных объектов.
Способы утилизации списанного инвентаря
После того, как инвентарь был списан с баланса организации, встает вопрос о том, как его утилизировать. Возможны следующие варианты:
- Сдача металлолома на переработку
- Использование деревянных частей для отопления
- Передача списанной оргтехники и электроники для утилизации специализированным компаниям
- Вывоз на полигон ТБО
- Продажа по остаточной стоимости другим организациям
На практике часто применяется комбинация нескольких способов. Например, металлические детали сдают как лом, пластиковые утилизируют отдельно, а деревянные части используют для отопления.
Порядок отражения в учете выручки от продажи списанного инвентаря
Если организация приняла решение продать часть списанного инвентаря, необходимо правильно отразить это в бухгалтерском и налоговом учете:
- Составить акт о приеме-передаче имущества;
- Отразить доход от продажи по Кт счета 91.1;
- Начислить НДС с суммы продажи;
- Отразить в налоговом учете для целей налога на прибыль.
Такой порядок позволяет избежать занижения налогооблагаемой базы и штрафов со стороны налоговых органов при продаже списанного имущества.
Документальное оформление продажи списанного инвентаря
Продажу списанного с баланса инвентаря оформляют следующими документами:
- Договор купли-продажи;
- Счет или счет-фактура;
- Акт приема-передачи имущества;
- Бухгалтерские документы о поступлении денежных средств;
- Справка о доходах для покупателя.
Все перечисленные документы составляют «досье» сделки купли-продажи списанного инвентаря. Это позволяет избежать претензий при налоговой проверке.
Учет инвентаря, переданного в аренду другим организациям
Нередко организации передают часть списанного, но еще пригодного к эксплуатации инвентаря в аренду сторонним компаниям. Особенности учета в этом случае:
- Оформляется договор аренды с указанием арендуемого имущества и сроков;
- На всю сумму арендных платежей составляется единый счет;
- В учете отражаются доходы от сдачи имущества в аренду по Кт 91.1.
Порядок списания инвентаря при реорганизации организаций
Если происходит реорганизация в форме слияния, присоединения, разделения, выделения, то весь инвентарь должен быть передан правопреемнику организации на основании передаточного акта. Особенности списания инвентаря в этом случае:
- Составляется единый передаточный акт по всему списываемому имуществу;
- Указывается балансовая и остаточная стоимость передаваемых объектов;
- Обязательна инвентаризация переданного имущества.
Списание инвентаря при ликвидации организации
В случае если принято решение о ликвидации организации, весь имеющийся в наличии инвентарь подлежит списанию. Особенности:
- Создается ликвидационная комиссия;
- Комиссия проводит инвентаризацию всего имущества;
- Списанный после инвентаризации инвентарь включается в ликвидационную массу.