Справка о заработной плате: образец заполнения в 2023 году

Справка о заработной плате - важный документ, который может понадобиться в самых разных жизненных ситуациях. Узнайте, как правильно ее оформить и заполнить в 2023 году.

Что такое справка о заработной плате и зачем она нужна

Справка о заработной плате - это официальный документ, который подтверждает размер заработка сотрудника в организации. Она может понадобиться в следующих случаях:

• При оформлении кредита в банке
• Для получения визы
• Для расчета пособия по безработице
• При оформлении субсидии на оплату жилья и коммунальных услуг
• Для расчета пособия по временной нетрудоспособности
• При оформлении пенсии по выслуге лет

Таким образом, справка о зарплате подтверждает платежеспособность и доходы гражданина. Без нее не обойтись во многих жизненно важных ситуациях - от получения социальных выплат до взятия кредита на квартиру.

Какие данные должны содержаться в справке о зарплате

Чтобы справка о зарплате считалась действительной, она должна содержать следующие обязательные данные:

1. Наименование, адрес и реквизиты организации;
2. ФИО, должность и паспортные данные сотрудника;
3. Период, за который выдана справка;
4. Дата выдачи справки;
5. Подпись руководителя и главного бухгалтера;
6. Печать организации.

Также в справке указывают размер заработной платы сотрудника. Это может быть общая сумма за весь период или разбивка по месяцам. Для некоторых целей требуется указывать начисленную или выплаченную зарплату до или после уплаты налогов.

Утвержденные формы справок о заработной плате

В зависимости от назначения справки используются разные утвержденные формы документа:

1. Справка по форме 2-НДФЛ (утратила силу)
2. Справка по форме 182н для расчета больничного
3. Справка для службы занятости
4. Справка о доходах для получения налоговых вычетов

Рассмотрим особенности каждой из форм подробнее.

Справка по форме 2-НДФЛ

Эта форма утратила силу с 2020 года. Она содержала данные о доходах сотрудника и удержанном с него НДФЛ. Выдавалась по запросу сотрудника или для представления в налоговую.

Справка по форме 182н

Применяется для расчета пособий по временной нетрудоспособности, в том числе больничных. Содержит сведения о заработке за 2 года, предшествующих событию.

Справка для службы занятости

В этой справке указывается средний заработок сотрудника за последние 3 месяца работы перед увольнением. На ее основе рассчитывается размер пособия по безработице.

Справка о доходах для налоговых вычетов

Подтверждает сумму дохода сотрудника за год, а также все налоговые вычеты. Необходима для возврата налога на доходы физлиц.

Порядок оформления и выдачи справки о зарплате

Справку о зарплате может получить любой сотрудник организации по письменному запросу. Работодатель обязан предоставить ее в течение 3 рабочих дней (ст.62 ТК РФ).

Справку оформляет бухгалтерия компании на основании данных о начисленной и выплаченной заработной плате сотрудника. Обычно ее готовят в 1 экземпляре и выдают на руки под роспись.

Справка заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации. Печать может не ставиться, если организация вправе не использовать ее по закону.

Образец справки о зарплате в свободной форме

Если справка необходима для целей, не предусмотренных типовыми формами, используется свободная форма. Например, для оформления визы или ипотеки.

В этом случае работодатель может составить справку произвольно на своем бланке, главное - указать все необходимые реквизиты:

• Наименование организации;
• ФИО и должность сотрудника;
• Период, за который указана зарплата;
• Сумма ежемесячной заработной платы;
• Подпись и печать.

Ниже приведен пример заполнения справки о зарплате в свободной форме:

СПРАВКА О ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ

Дана Иванову Ивану Ивановичу в том, что он работает в ООО "Ромашка" в должности менеджера по продажам с 05.03.2018 года по настоящее время. Ежемесячный размер заработной платы Иванова И.И. за период с января по июнь 2022 года составлял 35 000 (тридцать пять тысяч) рублей.

Справка дана для предъявления в банк.

Директор ООО "Ромашка" Петров П.П.

Гл. бухгалтер Сидоров С.С.

05.07.2022 г.

Частые ошибки при заполнении справки о зарплате

Чтобы избежать проблем при использовании справки о зарплате, важно грамотно ее оформить. Рассмотрим типичные ошибки.

Некорректные персональные данные

В справке должны быть указаны паспортные данные сотрудника в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Ошибки здесь могут привести к тому, что справку не примут.

Несоответствие формы назначению

Например, для банка или визы оформляют справку 182н, предназначенную для больничных. Это распространенная ошибка.

Неправильно указан заработок

Сумма зарплаты должна соответствовать данным бухгалтерии. Иначе могут возникнуть проблемы, если ее начнут перепроверять.

Как исправить ошибки в справке о зарплате

Если обнаружили ошибку в справке о зарплате, сообщите об этом работодателю как можно скорее, пока документ не использовали. Исправить ошибку можно следующими способами:

1. Зачеркнуть неверные данные и внести правильные, заверив исправления подписями и печатью;
2. Оформить справку заново;
3. Выдать новую справку с пометкой, что она отменяет предыдущую.

Если ошибочную справку уже использовали, придется собирать и предоставлять подтверждающие документы в ту организацию, которая ее запрашивала.

Таким образом, внимательность при оформлении справки о зарплате - залог отсутствия проблем в будущем. При обнаружении ошибок лучше сразу исправить ситуацию.