Многие предприниматели задаются вопросом: нужна ли печать на счете на оплату? Этот документ кажется простым, но таит в себе немало тонкостей. Давайте разберемся, какие требования предъявляются к оформлению счета на оплату, обязательно ли его заверять печатью и в каких случаях можно обойтись без нее. От правильного оформления счета порой зависит судьба всей сделки.
Назначение и суть счета на оплату
Счет на оплату - это документ, который выставляется продавцом покупателю при продаже товаров или оказании услуг. Он содержит перечень реализуемых товаров, их количество, цену и общую сумму к оплате. Счет является основанием для перечисления денежных средств и подтверждает право продавца на их получение после отгрузки товара или оказания услуги.
В документообороте организации счет на оплату выполняет несколько функций:
- Информирует покупателя о наименовании, количестве и стоимости поставляемых товаров/услуг;
- Служит юридическим основанием для осуществления платежа;
- Подтверждает факт реализации продукции в бухгалтерском и налоговом учете.
По правовому статусу счет на оплату относится к расчетным документам, подтверждающим намерения сторон. Он не является первичным учетным документом и может не влечь исполнения обязательств.
Основными случаями применения счета на оплату являются:
- Расчеты по договору поставки;
- Расчеты за оказанные услуги;
- Предоплата;
- Расчеты по авансовым отчетам.
Счет на оплату, как правило, содержит следующие реквизиты:
- Наименование документа;
- Номер и дату составления;
- Наименование и реквизиты продавца;
- Наименование и реквизиты покупателя;
- Перечень товаров/услуг и их стоимость;
- Сумму к оплате;
- Подпись ответственного лица.
Форма счета на оплату нормативно не установлена. Каждая организация разрабатывает ее самостоятельно, с учетом специфики своей деятельности.
Нормативное регулирование оформления счета на оплату
Основные требования к реквизитам счета на оплату установлены Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Согласно статье данного закона, обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;
- подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Ставится ли печать на счете на оплату? В этом перечне обязательных реквизитов отсутствует упоминание о необходимости проставления печати.
Где ставится печать на счете на оплату? Использование печатей является правом, а не обязанностью организаций. Исключение составляют некоторые случаи применения специальных видов печатей (нотариальная, медицинская и др.).
Таким образом, для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей законодательство не устанавливает требования об обязательной печати на счете. Этот вопрос каждая организация решает самостоятельно.
Однако на практике контрагенты часто настаивают на наличии печати. Поэтому многие организации продолжают ставить печать на счетах, следуя сложившимся деловым обычаям.
Обязательность проставления печати на практике
Несмотря на отсутствие законодательных требований, на практике печать на счете обязательна в ряде случаев. Рассмотрим основные моменты.
Позиция контролирующих органов по вопросу проставления печати неоднозначна. С одной стороны, что отсутствие печати на документах не может быть основанием для отказа в их приеме. С другой стороны, некоторые ведомства в своих разъяснениях и письмах рекомендуют ставить печать на счетах в целях устранения рисков.
Судебная практика по спорам, связанным с отсутствием печати на счетах, неоднородна. В ряде случаев суды признают такие счета ненадлежаще оформленными и отказывают в исках по ним. Однако есть и положительные решения, когда счета без печати признавались действительными.
Особые требования предъявляются к счетам по госконтрактам и сделкам. Здесь наличие печати часто является обязательным условием. То же касается платежей по аккредитиву - банки обычно требуют заверение счетов печатью.
Таким образом, несмотря на отсутствие прямых норм в законодательстве, в ряде случаев на практике без печати на счете не обойтись. Все зависит от конкретной ситуации и требований контрагентов или контролирующих органов.
Алгоритм действий при выставлении счета
Чтобы избежать проблем при выставлении и оплате счетов, рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:
- Проверить условия договора на предмет наличия требования о проставлении печати на счетах.
- При отсутствии такого требования выбрать удобный для компании бланк счета.
- Определить должностное лицо, уполномоченное подписывать счет от имени организации.
- Заполнить реквизиты счета в соответствии с первичными документами по сделке.
- Поставить печать и подпись в случае необходимости.
- Отправить подписанный счет контрагенту по договору.
После выставления счета необходимо организовать работу по получению оплаты и отгрузке товара таким образом, чтобы подтвердить выполнение обязательств обеими сторонами. Это позволит минимизировать риски при расчетах по счетам.
Подписание счета на оплату
Счет на оплату должен содержать подпись лица, уполномоченного действовать от имени организации без доверенности. Как правило, это руководитель юридического лица.
Однако на практике руководители часто делегируют эти полномочия сотрудникам компании. В таком случае необходимо оформить доверенность на подписание счетов в соответствии со статьей 185.1 ГК РФ.
Подпись на счете на оплату может быть собственноручной или электронной. При отправке счета по электронным каналам допускается использование факсимиле подписи.
Проставление печати на счете на оплату
Где ставится печать на счете на оплату? Обычно в правом нижнем углу под реквизитами организации.
Печать проставляется путем прикладывания ее оттиска. Использование факсимиле печати на счетах не допускается.
Если счет выставляется в электронном виде, допускается проставление печати в виде электронного образа отсканированного оттиска.
Отсутствие печати на бумажном счете не влияет на его юридическую силу. Однако в ряде случаев ее проставление желательно в целях подтверждения полномочий лица, подписавшего счет.
Оплата счетов без проставления печати
Иногда контрагенты отказываются оплачивать счета, на которых отсутствует печать организации. Чаще всего это происходит по причине устаревших требований в учетной политике и внутренних регламентах контрагента.
В таких ситуациях рекомендуется действовать следующим образом:
- Уточнить у контрагента причину отказа, сославшись на отсутствие законодательного требования о печати.
- При необходимости выставить новый счет с проставлением печати.
- Рассмотреть возможность внесения изменений в договор о расчетах по счетам без обязательного проставления печати.
При систематическом отказе контрагентов принимать счета без печати имеет смысл использовать на счетах круглую печать организации.
Таким образом, несмотря на отсутствие прямого законодательного требования, проставление печати на счетах на оплату часто является необходимым на практике. Все зависит от условий договора и требований контрагента. Главное - соблюдать осторожность и заранее выяснять позицию партнеров по этому вопросу, чтобы избежать проблем с оплатой счетов.