Стоит ли читать статьи движения денежных средств для понимания учета?

Статьи движения денежных средств (ДДС) - один из ключевых инструментов финансового анализа и планирования в любой организации. Но нужно ли разбираться в статьях ДДС рядовым сотрудникам для понимания финансов компании? Давайте разберемся!

Что такое статьи движения денежных средств и зачем они нужны

Статьи ДДС - это своего рода "маркеры", которые позволяют детализировать и структурировать движение денежных средств организации. Каждая статья ДДС соответствует определенному виду поступления или расходования денег.

Например, есть статья "Оплата от покупателей за продукцию". Она будет отмечать все денежные поступления от реализации товаров и услуг. А статья "Закупка сырья и материалов" будет фиксировать платежи поставщикам за приобретение необходимых ресурсов.

Таким образом, статьи ДДС позволяют вести аналитический учет движения денежных средств. С их помощью формируются различные финансовые отчеты, в первую очередь - Отчет о движении денежных средств (ОДДС). Этот отчет показывает приток и отток денег организации в разрезе основных статей.

Как правильно составить справочник статей ДДС

Чтобы статьи ДДС приносили максимальную пользу, нужно правильно составить их справочник.

Во-первых, статьи ДДС делят на три основные группы:

Операционная деятельность - движение денег, связанное с основной деятельностью компании;
Инвестиционная деятельность - движение денег, связанное с инвестициями и капиталовложениями;
Финансовая деятельность - движение денег по финансовым операциям (например, получение и выплата кредитов).

Во-вторых, при составлении справочника нужно придерживаться таких правил:

Статьи должны быть максимально детализированы и разбиты на смысловые группы;
Названия статей должны быть понятными и информативными;
Статьи нужно структурировать иерархически - более общие статьи вверху, более детальные - в подчинении;
Желательно задать кодировку статей (например, ОД-0001 - операционная деятельность, статья 0001).

Такой подход позволит получать максимум полезной информации из отчета о ДДС.

Например, в программе 1С можно создать следующую структуру справочника статей ДДС:

Здесь использована трехуровневая группировка с кодировкой. Это позволяет получать отчет о ДДС с нужной детализацией информации.

Как настроить автоматическую подстановку статей ДДС в 1С

Чтобы облегчить работу с программой 1С, можно настроить автоматическую подстановку нужных статей ДДС в документы. Тогда пользователю не придется каждый раз выбирать статью вручную.

Для этого в 1С нужно:

Включить функционал "Статьи ДДС" в разделе "Функциональность" или "Параметры учета";
В справочнике статей ДДС прописать нужную статью в поле "Использовать по умолчанию в операциях" и указать тип операции;
В документах по этому типу операций статья будет подставляться автоматически.

Например, можно указать, что при оформлении платежного поручения на оплату товаров поставщику автоматически будет подставляться статья ДДС "Оплата товаров, работ, услуг". Это сэкономит время и избавит от ошибок при ручном выборе статей.

Как проанализировать движение денежных средств в 1С с помощью статей ДДС

Итак, мы разобрались, что статьи ДДС - это удобный аналитический инструмент. А как им можно воспользоваться для анализа движения денежных средств в 1С?

Самый простой способ - использовать уже упомянутый отчет о движении денежных средств. Он автоматически формируется в 1С на основе проведенных документов со статьями ДДС. Анализируя этот отчет, можно отслеживать динамику и выявлять отклонения.

Например, по отчету видно аномально высокие траты на закупку материалов в прошлом месяце. Значит, нужно разобраться в причинах и оптимизировать эти расходы.

Также для анализа удобно использовать оборотно-сальдовую ведомость по счетам с детализацией по статьям ДДС. Этот отчет покажет движения в разрезе отдельных счетов.

Таким образом, грамотное применение статей ДДС при учете в 1С позволяет получать полезную аналитику о движении денежных средств компании. А на основе этой информации можно выявлять "узкие места" и оптимизировать финансовые процессы.

Разберем подробный пример учета ДДС в 1С

Давайте на практическом примере разберем, как вести учет движения денежных средств в 1С с использованием статей ДДС.

Представим, что организация получила оплату от покупателя за отгруженную продукцию в размере 100 000 рублей (в том числе НДС 15 000 рублей). Эта операция будет оформлена в 1С документом "Поступление на расчетный счет".

При проведении этого документа мы укажем статью ДДС "Поступления от продажи продукции, товаров, работ, услуг". Так как ранее была настроена автоподстановка, эта статья в документе появится автоматически.

В дальнейшем в отчете о ДДС эта операция будет учтена по строке "Поступления от продажи продукции, товаров, работ, услуг" в сумме 100 000 рублей.

Ошибки при учете ДДС в 1С

При работе с движением денежных средств в 1С важно избегать типичных ошибок, чтобы данные в отчетности были корректными. Какие ошибки бывают?

Неправильное отнесение операции к статье ДДС;
Пропуск операции без указания статьи ДДС;
Дублирование одной операции по разным статьям ДДС;
Некорректная группировка и структура справочника статей.

Такие ошибки приведут к искажению данных в отчетности по ДДС. Поэтому важно внимательно подходить к заполнению статей и проверять правильность учета.

Как исправить ошибки в учете ДДС в 1С

Если ошибки в учете ДДС в 1С уже допущены, как их исправить? Рассмотрим последовательность действий.

С помощью отчетов (например, оборотно-сальдовой ведомости) найти ошибочные проводки;
Внести исправления в исходные документы, указав верные статьи ДДС;
Скорректировать справочник статей ДДС, если есть ошибки в группировке или структуре;
Перепровести документы в 1С;
Проверить отчет о ДДС на корректность данных.

Такой подход позволит восстановить правильность учета движения денежных средств в 1С и избежать ошибок в будущем.