Большинство работодателей обязаны каждый месяц отчитываться перед Пенсионным фондом о своих сотрудниках. Если вы нанимаете людей по трудовым договорам или договорам ГПХ, то должны предоставлять в ПФР форму СЗВ-М. Эта небольшая, но важная отчетность. В ней перечислены все ваши работники за месяц. СЗВ-М нужен Пенсионному фонду, чтобы контролировать пенсионные права застрахованных лиц. Разберемся в том, кто и когда должен сдавать СЗВ-М.
Кто должен сдавать СЗВ-М
Отчет СЗВ-М представляют все работодатели, у кого есть хотя бы один сотрудник. Это касается как организаций, так и индивидуальных предпринимателей. Неважно, оформлен человек по трудовому договору, договору ГПХ или выплачивается ему вознаграждение по авторскому договору.
Обязаны сдавать СЗВ-М:
- ООО и АО;
- ИП;
- адвокатские кабинеты;
- частнопрактикующие нотариусы;
- главы КФХ.
Даже если у организации нет официально оформленных сотрудников, СЗВ-М все равно нужно сдавать. Потому что директор или учредитель уже считается наемным работником.
ИП не подают СЗВ-М, только если у них вообще нет людей, которым производятся выплаты. Например, ИП не нанимает помощников и работает самостоятельно.
Не отчитываются по СЗВ-М:
- самозанятые;
- иностранные граждане, работающие по патенту;
- военнослужащие;
- адвокаты, работающие в юридических фирмах.
Кого включать в СЗВ-М
В отчетность включают всех работников, которые трудятся на основании трудового договора, договора ГПХ, а также получающие выплаты по авторским договорам. Неважно, работает человек официально или неофициально.
Ключевое условие для включения в СЗВ-М — наличие выплат в пользу физлица в течение отчетного месяца. К таким выплатам относят:
- заработная плата;
- премии;
- больничные;
- отпускные;
- вознаграждения по договорам;
- иные вознаграждения.
Если в отчетном месяце с сотрудником расторгли договор, его тоже нужно включать в СЗВ-М. И наоборот, тех, с кем договор начал действовать в этом месяце, тоже указывают.
Например, если уволили двух человек, а приняли троих, в СЗВ-М за этот месяц войдут все пятеро.
Какой отдел должен сдавать отчет СЗВ-М
Как правило, СЗВ-М готовит отдел кадров. У кадровиков есть вся информация о сотрудниках компании, необходимая для заполнения отчета.
Но ответственным за сдачу СЗВ-М руководитель может назначить и бухгалтера. Это делается локальным нормативным актом.
В небольших фирмах, где нет разделения на отделы, СЗВ-М заполняет сотрудник, который ведет кадровую работу и расчет зарплат.
Как сдавать СЗВ-М в ПФР
Сдавать отчет СЗВ-М нужно ежемесячно не позднее 15-го числа следующего месяца. Например, СЗВ-М за январь 2022 года сдается до 15 февраля 2022 года.
С 2022 года изменились требования к способу сдачи:
- При наличии 25 сотрудников и более — только в электронном виде с ЭЦП.
- При меньшем количестве сотрудников — на бумаге с подписью.
Подать отчет можно:
- через личный кабинет на сайте ПФР;
- через специальные программы для сдачи отчетности;
- лично принести в бумажном виде в территориальный орган ПФР.
Как заполнить форму СЗВ-М
Утвержден новый бланк СЗВ-М с 2021 года. Он состоит из 4 разделов.
- Реквизиты страхователя: ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР.
- Отчетный период, за который сдается форма.
- Тип сведений: первичные, корректирующие.
- Таблица с данными о сотрудниках: ФИО, СНИЛС, ИНН.
Работников перечисляют в алфавитном порядке. Если сотрудник не имеет СНИЛС и ИНН, соответствующие графы оставляют пустыми.
Далее ставят подпись ответственного лица и дату составления отчета.
Какие штрафы грозят за нарушения
За ошибки в СЗВ-М или несдачу в срок ПФР налагает штраф 500 рублей за каждого не учтенного сотрудника.
Если обнаружили ошибку самостоятельно и успели исправить до истечения срока сдачи, штрафа не будет.
Также штрафуют за:
- представление не по утвержденной форме – 1000 рублей;
- отказ предоставить сотруднику выписку по его запросу – 5000 рублей.
Все штрафы налагаются в соответствии со статьей 17 закона No 27-ФЗ.
Зачем ПФР нужен отчет СЗВ-М
Главное предназначение СЗВ-М — контроль пенсионных прав застрахованных лиц. По сути, этот документ подтверждает, что работодатель уплачивает за сотрудника страховые взносы в ПФР.
Благодаря СЗВ-М Фонд в режиме онлайн отслеживает:
- трудовой стаж сотрудников;
- размер начисленной им зарплаты;
- уплата ли страховых взносов с выплат;
- есть ли задолженности по взносам.
Эти данные нужны для назначения пенсий и расчета пенсионных баллов. Также по СЗВ-М выявляют «теневую» зарплату и неуплату взносов в ПФР.
Особенно тщательно отслеживают сведения о работающих пенсионерах. У них при расчете пенсии не учитываются индексации. Поэтому Фонд регулярно проверяет их трудовую занятость.
Таким образом, СЗВ-М — это важный инструмент ПФР для контроля пенсионных прав граждан и полноты уплаты страховых взносов организациями.
Автоматическое заполнение СЗВ-М
Чтобы облегчить процесс подготовки СЗВ-М, можно настроить автоматическое заполнение и отправку отчета. Это возможно в специальных бухгалтерских системах и сервисах.
Например, в интернет-бухгалтерии «Мое дело» есть такая функция. Чтобы настроить автозаполнение СЗВ-М, нужно:
- В разделе «Зарплата» внести все начисления сотрудникам.
- Включить настройку автопрохождения в разделе «Отчеты».
- Выбрать число отправки отчета (с 1 по 15).
После этого сервис будет автоматически формировать СЗВ-М по данным из раздела «Зарплата» и отправлять в ПФР в указанный день.
Ответственность за нарушения при сдаче СЗВ-М
Кроме штрафов, за нарушения при сдаче СЗВ-М предусмотрена и административная ответственность.
Например, отказ предоставить сотруднику сведения о себе по запросу влечет штраф по статье 5.27 КоАП от 3000 до 5000 рублей.
Если должностные лица умышленно исказили данные в СЗВ-М, их могут оштрафовать по статье 15.33 КоАП на сумму от 300 до 500 рублей.
Проверки ПФР при сдаче СЗВ-М
ПФР регулярно осуществляет камеральные и выездные проверки организаций на предмет соблюдения требований по СЗВ-М.
В ходе проверок контролируют:
- своевременность сдачи;
- достоверность и полноту сведений;
- соответствие данных в СЗВ-М показателям в другой отчетности.
При выявлении нарушений составляется акт и выносится решение о привлечении к ответственности.
СЗВ-М и персонифицированный учет
Данные из СЗВ-М используются для ведения персонифицированного учета в ПФР. Это значит, что по каждому застрахованному лицу в СЗВ-М формируется его лицевой счет.
Благодаря сведениям из СЗВ-М на лицевом счете отражаются:
- стаж;
- начисленные работодателями выплаты;
- уплаченные страховые взносы.
Эти данные учитываются для назначения пенсий и расчета пенсионных баллов.
Обжалование решений ПФР по СЗВ-М
Если организация не согласна с решением ПФР о привлечении к ответственности по результатам проверки СЗВ-М, она может его обжаловать.
Существует несколько уровней обжалования:
- Жалоба подается в вышестоящий орган ПФР, например в Отделение ПФР по субъекту РФ.
- Если ответ вышестоящего органа не удовлетворил, можно подать иск в суд.
- Решение суда первой инстанции обжалуется в апелляционном порядке.
- Затем возможно обжалование в кассационном порядке.
При обжаловании важно представить доказательства правомерности своих действий, например первичные документы по сотрудникам.
Внесение исправлений в СЗВ-М
Если после сдачи СЗВ-М обнаружилась ошибка, работодатель может представить уточненный отчет.
Исправления вносятся путем подачи СЗВ-М с признаком «Уточненная». В нее включают только исправленные или дополненные сведения.
Уточненную СЗВ-М можно подавать сколько угодно раз. Главное – уложиться в срок подачи за данный отчетный период.
Освобождение от представления СЗВ-М
В некоторых случаях организации могут быть освобождены от обязанности сдавать СЗВ-М. К таким случаям относятся:
- Организация находится на упрощенной системе налогообложения.
- Организация переведена на электронный документооборот с ПФР без бумажного носителя.
Чтобы получить освобождение, нужно подать соответствующее заявление в территориальный орган ПФР.
Электронный документооборот СЗВ-М
ПФР активно стимулирует переход организаций на электронный документооборот без использования бумажных носителей.
Преимущества электронного СЗВ-М:
- Экономия времени и средств на печать и доставку.
- Ускоренная обработка данных.
- Уменьшение ошибок при заполнении.
Для перехода на электронный документооборот СЗВ-М необходимо подать заявление в ПФР и получить подтверждение.
Выводы
СЗВ-М — обязательная ежемесячная отчетность для работодателей о сотрудниках. В нее включают всех, кому производились выплаты в течение месяца. Сдавать СЗВ-М нужно для контроля пенсионных прав граждан и администрирования страховых взносов.
Чтобы избежать штрафов, важно четко знать правила заполнения СЗВ-М и сдавать его в срок. С помощью специальных сервисов можно настроить автоматическую подготовку и отправку отчета.
