Трудовая функция и должностные обязанности являются важными кадровыми понятиями, определяющими роль и задачи сотрудника в организации. Однако на практике эти термины часто путают или не разграничивают. А между тем, правильное понимание различий между трудовой функцией и должностными обязанностями позволяет построить более эффективную систему управления персоналом.
В этой статье мы подробно разберем, чем отличаются эти понятия, для чего они нужны и как взаимодействуют между собой. Это поможет разобраться с практическим применением данных кадровых инструментов в контексте конкретной организации.
Определение трудовой функции и должностных обязанностей
Трудовая функция – это ожидаемый результат труда работника, направленный на достижение целей организации. Должностные обязанности – это конкретные действия и задачи, которые работник обязан выполнять.
Трудовая функция более абстрактна и связана с идеальным результатом. Должностные обязанности более детальны и описывают реальные шаги для достижения этого результата.
Основные отличия трудовой функции и должностных обязанностей
- Трудовая функция связана с результатом, должностные обязанности – с процессом.
- Функция более общая, обязанности более конкретны.
- Функции закрепляются в уставных документах компании, обязанности – в должностных инструкциях.
- Изменить функции сложнее, чем скорректировать обязанности.
В трудовом договоре достаточно обозначить основные параметры трудовой функции работника. А детальный список должностных обязанностей может содержать отдельный документ – должностная инструкция.
Пример различий на практике
Рассмотрим конкретный пример, демонстрирующий отличия трудовой функции и должностных обязанностей.
Допустим, в компании есть должность «Менеджер по продажам». Трудовая функция такого сотрудника может быть сформулирована так:
Обеспечение выполнения плана продаж и получение прибыли от реализации продукции компании.
Это достаточно абстрактная формулировка, отражающая лишь конечную цель. А вот должностные обязанности этого же менеджера будут выглядеть подробнее:
- Поиск и привлечение новых клиентов
- Консультирование клиентов о продукции компании
- Подготовка коммерческих предложений
- Проведение переговоров и заключение договоров
- Выполнение плана продаж по количеству договоров и суммам
- Анализ рыночной ситуации и конкурентной среды
Как соотносятся трудовая функция и обязанности
Исходя из примера, можно сделать вывод, что трудовая функция задает общее направление, конечную цель, которая стоит перед сотрудником. А должностные обязанности раскрывают сам процесс, конкретные шаги по достижению этой цели.
То есть должностные обязанности вытекают из трудовой функции и разворачивают ее до уровня пошаговой инструкции для сотрудника.
Трудовая функция и должностные обязанности: различия
Ключевое различие между трудовой функцией и должностными обязанностями в том, что первая связана с результатом, вторые - с процессом его достижения. Функция задает стратегический ориентир, обязанности выступают инструкцией по воплощению этой стратегии на практике.
Проблемы на практике из-за некорректного разделения
На практике нередко возникает ситуация, когда трудовая функция сотрудника сформулирована расплывчато или не соответствует должностным обязанностям.
Это может приводить к таким проблемам:
- Сотрудник не понимает своей роли и ожиданий руководства
- Слишком большой или маленький объем обязанностей
- Путаница с границами ответственности разных должностей
- Спорные ситуации при оценке эффективности и принятии кадровых решений
Поэтому важно правильно соотносить трудовую функцию и обязанности при организации работы персонала.
Трудовая функция и должностная инструкция: в чем разница
Основное отличие трудовой функции от должностной инструкции в том, что первая отвечает на вопрос "зачем нужен сотрудник", а вторая - "что конкретно он должен делать".
То есть трудовая функция определяет цель и ожидаемый результат, а должностная инструкция расписывает процесс его достижения через конкретные обязанности.
К основным различиям трудовой функции и должностных обязанностей относят:
- Связь с результатом или процессом
- Уровень детализации
- Место и способы закрепления
- Сложность внесения изменений
Эти аспекты нужно учитывать при организации системы управления персоналом в компании.
Ключевое отличие трудовой функции от должностной инструкции - первая задает стратегический ориентир "зачем нужен работник", вторая расписывает тактические шаги "что он должен делать". Понимание этой разницы важно для эффективного управления персоналом.
Как избежать подмены понятий на практике
Чтобы избежать путаницы и подмены понятий трудовой функции и должностных обязанностей, рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Формулировать трудовую функцию максимально конкретно, связывать ее с показателями эффективности
- Разрабатывать должностные инструкции в полном соответствии с заявленной функцией
- Разделять стратегические цели в функции и тактические задачи в обязанностях
- Периодически актуализировать документы с учетом изменения условий
- Проводить разъяснительные беседы с сотрудниками по их функционалу
Ошибки, связанные с подменой понятий
Типичными ошибками, возникающими из-за путаницы трудовой функции и должностных обязанностей, являются:
- Завышенные ожидания от сотрудника при расплывчатой функции
- Перекос в сторону стратегических или тактических задач
- Дублирование или противоречия с обязанностями других ролей
- Спорные ситуации при оценке результативности персонала
Рекомендации по разграничению функций и обязанностей
Для разграничения трудовых функций и должностных обязанностей целесообразно:
- Определить ключевые цели создания должности
- Перевести цели в измеримые показатели результативности
- Сформулировать обязанности, из которых будут складываться результаты
- Разделить стратегический и оперативный уровни задач
- Закрепить функции и обязанности в соответствующих документах
Распределение зон ответственности на примере отдела продаж
Рассмотрим распределение трудовых функций и обязанностей на примере отдела продаж:
Функция руководителя - обеспечение прибыльности отдела. Обязанности - управление персоналом, контроль показателей, стратегическое планирование.
Функция менеджера - выполнение личного плана продаж. Обязанности - поиск клиентов, переговоры, отчетность по сделкам.
Особенности формулировки трудовой функции
При формулировке трудовой функции сотрудника важно соблюдать ряд особенностей:
- Связывать с ключевыми целями и задачами подразделения
- Указывать конкретный вклад работника в общий результат
- Использовать измеримые показатели, где это возможно
- Учитывать стратегическую направленность деятельности
- Избегать детализации на уровне задач
Такая формулировка позволит четко определить ожидания от работника и избежать в дальнейшем подмены с должностными обязанностями.
Содержание должностных обязанностей
Содержание должностных обязанностей должно полностью раскрывать трудовую функцию. При этом обязанности формулируются как:
- Перечень конкретных задач и действий
- Требования к результатам каждой задачи
- Ответственность за процесс и результат
- Полномочия и ресурсы для выполнения
- Взаимосвязи и точки контакта по задачам
Корректировка трудовой функции и обязанностей
В процессе работы может возникнуть необходимость скорректировать трудовую функцию сотрудника и его должностные обязанности. Причины:
- Изменение стратегии и задач подразделения
- Перераспределение объемов работ внутри отдела
- Личные предпочтения и карьерные запросы самого работника
Порядок корректировки
Чтобы законно скорректировать функцию и обязанности, нужно:
- Внести изменения в должностную инструкцию
- Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору
- Переиздать приказ о возложении обязанностей
- Ознакомить сотрудника с новыми условиями
Основания для отказа сотрудника
Работник может отказаться от новых условий, если они:
- Ухудшают его положение
- Противоречат профессиональным этическим нормам
- Выходят за рамки квалификации