Юридически значимый документооборот - необходимый инструмент для современного бизнеса. Узнайте в нашей статье, что это такое, какие преимущества дает использование юридически значимого электронного документооборота, как выбрать подходящего оператора ЮЗЭДО и безопасно внедрить систему в работу организации. Получите практические советы по организации эффективного электронного документооборота в этой сфере!
Определение юридически значимого документооборота (ЮЗД)
Юридически значимый документооборот (ЮЗД) - это система работы с документацией, которая имеет статус официальной и используется для подтверждения фактов хозяйственной жизни.
Юридическая значимость документа означает, что он соответствует определенным нормам и стандартам, которые позволяют ему выступать в качестве подтверждения тех или иных фактов или юридических действий.
К особенностям юридически значимых документов относят:
- Наличие обязательных реквизитов (даты, подписи, печати и т.д.).
- Строгое соответствие требованиям законодательства и правилам документооборота.
- Возможность выступать доказательством в правовых спорах.
К юридически значимым документам предъявляются следующие основные требования:
- Соответствие установленной форме и реквизитам.
- Наличие всех необходимых подписей и печатей.
- Достоверность информации, указанной в документе.
- Соблюдение правил хранения и уничтожения.
Различают следующие основные виды юридически значимых документов:
| Учредительные документы | Уставы, учредительные договоры |
| Документы по личному составу | Трудовые договоры, приказы по кадрам |
| Финансовые документы | Договоры, акты, счета-фактуры |
Электронный документооборот (ЭДО): понятие, преимущества
Электронный документооборот (ЭДО) - это организация работы с документами в электронном виде: их создание, обработка, хранение и использование с помощью компьютерных технологий.
Основные преимущества ЭДО по сравнению с традиционным "бумажным" документооборотом:
- Высокая скорость работы с документами.
- Удобный поиск и сортировка документов.
- Экономия ресурсов (бумаги, картриджей).
- Уменьшение числа ошибок при работе с документами.
Работа электронного документооборота заключается в следующем:
- Создание электронного документа.
- Подписание электронной подписью.
- Передача документа контрагенту.
- Получение и обработка входящего документа.
- Хранение в электронном архиве.
Таким образом, ЭДО позволяет полностью перевести документооборот организации в цифровой формат.
Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО)
Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) - это организация работы с электронными документами, которые имеют юридическую силу наравне с бумажными.
Правовой основой юридической значимости ЭДО является федеральный закон No 63-ФЗ "Об электронной подписи". Он устанавливает, что электронный документ, подписанный электронной подписью (ЭП), имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, подписанный собственноручно.
Для юридически значимого электронного документооборота используется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она выдается специальными удостоверяющими центрами и соответствует высоким стандартам безопасности.
Преимущества перехода на юридически значимый электронный документооборот
Основные преимущества перехода организаций и ИП на юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО):
- Высокая скорость документооборота.
- Снижение издержек на бумажный документооборот.
- Удобство работы с документами и хранения архивов.
- Повышение безопасности информации.
Кроме того, ряд госорганов уже перешли или скоро перейдут на работу с электронными документами. Поэтому использование ЮЗЭДО может стать обязательным условием взаимодействия с ними.
Документы для юридически значимого электронного документооборота
В системы ЮЗЭДО можно перевести практически любые виды документов, используемых в деятельности организаций:
- Договоры.
- Счета на оплату.
- Акты выполненных работ.
- Универсальные передаточные документы.
- И другие.
Универсальный передаточный документ позволяет объединить функции нескольких видов документов, что упрощает документооборот.
При работе с электронными ЮЗ-документами важно соблюдать порядок их создания, обработки и хранения в соответствии с требованиями законодательства.
Выбор оператора юридически значимого электронного документооборота
Основные требования к операторам ЮЗЭДО:
- Наличие лицензии на оказание услуг ЮЗЭДО.
- Высокий уровень защиты информации.
- Удобные инструменты для работы с документами.
При выборе оператора ЮЗЭДО важно оценить стоимость его услуг, технические возможности, отзывы клиентов, наличие полезных сервисов.
Особенности внедрения системы юридически значимого электронного документооборота
Переход компании на юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) включает следующие основные этапы:
- Выбор оператора ЮЗЭДО.
- Получение сертификатов электронной подписи.
- Настройка системы и интеграция с другим ПО.
- Обучение сотрудников работе в системе.
Важно подготовить сотрудников и разъяснить контрагентам преимущества перехода на электронный документооборот.
При внедрении ЮЗЭДО нужно обратить внимание на безопасность и защиту информации, чтобы исключить утечку данных.
Использование ЮЗЭДО с контрагентами и госорганами
С контрагентами электронные юридически значимые документы обмениваются с помощью специальных операторов ЮЗЭДО.
Ряд государственных органов уже активно используют системы электронного документооборота и настаивают на получении отчетности и других документов в электронном виде.
Методы обеспечения защищенного юридически значимого электронного документооборота
Для обеспечения безопасного и защищенного ЮЗЭДО используют следующие методы:
- Шифрование конфиденциальных данных.
- Многоуровневая система доступа к документам.
- Резервное копирование данных.
- Регулярный аудит системы ЮЗЭДО.
Аудит системы юридически значимого электронного документооборота
Регулярный аудит системы ЮЗЭДО позволяет:
- Выявить уязвимости и устранить их.
- Повысить защищенность системы.
- Оптимизировать процессы электронного документооборота.
Перспективы развития юридически значимого электронного документооборота
С развитием цифровых технологий системы юридически значимого электронного документооборота будут совершенствоваться.
Ожидается появление новых сервисов ЮЗЭДО на базе технологий искусственного интеллекта, больших данных и блокчейна.
Это позволит вывести работу с юридически значимыми документами на новый уровень за счет автоматизации рутинных операций, повышения скорости и точности обработки.
Прогнозируемый рост рынка услуг юридически значимого электронного документооборота
По прогнозам аналитиков, в ближайшие годы ожидается активный рост рынка услуг ЮЗЭДО. Все больше компаний будут переходить на этот формат работы с документами.
К 2025 году объем российского рынка ЮЗЭДО может вырасти до 150 млрд рублей, а доля электронного юридически значимого документооборота составит около 40%.
Вероятные изменения в законодательстве о юридически значимом электронном документообороте
В перспективе возможно принятие новых нормативно-правовых актов, регулирующих сферу ЮЗЭДО.
Эксперты прогнозируют появление требований об обязательном внедрении электронного документооборота для компаний с определенным размером бизнеса.
Кроме того, закон может закрепить новые виды электронных документов и усложнить требования к системам ЮЗЭДО для повышения безопасности данных.
Тенденции на рынке услуг юридически значимого электронного документооборота
Среди основных тенденций на рынке услуг ЮЗЭДО можно выделить: рост интереса бизнеса и активный переход компаний на данные системы, повышение требований к безопасности и надежности систем ЮЗЭДО, разработка новых цифровых сервисов для удобства работы с электронными документами.