Назначение генерального директора - ключевой момент в развитии любой компании. Как правильно оформить документы, чтобы избежать проблем в будущем? Давайте разберемся!
Кто может назначить генерального директора в организации
Согласно законодательству, генерального директора может назначить:
- Единственный учредитель
- Общее собрание участников компании
- Совет директоров (при наличии такого органа управления)
Перед назначением обязательно нужно проверить, что кандидат на должность гендиректора не внесен в реестр дисквалифицированных лиц. Это можно сделать с помощью сервиса на сайте ФНС.
Документы для назначения гендиректора
Основанием для назначения генерального директора могут быть:
- Решение единственного учредителя компании
- Протокол общего собрания участников
- Приказ о вступлении в должность гендиректора
Оформление трудового договора с гендиректором
Хотя гендиректор и руководит компанией, с точки зрения трудового права он обычный наемный работник. Поэтому с ним заключается трудовой договор.
Срок действия договора может быть как определенным (до 5 лет), так и бессрочным.
В содержание договора включают все обязательные условия, перечисленные в Трудовом кодексе.
Со стороны компании трудовой договор подписывает уполномоченное лицо: председатель собрания участников, единственный учредитель, член совета директоров.
Перед подписанием гендиректора знакомят со всеми внутренними документами организации.
Приказ о приеме гендиректора на работу
В течение 3 дней после заключения трудового договора издается приказ о приеме гендиректора на работу.
В приказе указывают:
- наименование должности;
- дату приема на работу;
- условия приема.
Приказ регистрируют в журнале и знакомят с ним гендиректора под подпись.
Запись в трудовую книжку гендиректора
Делая запись о работе гендиректора в трудовой книжке, нужно придерживаться общих правил. Есть лишь небольшие особенности.
В графе 4 можно указывать как приказ о приеме на работу, так и документ об избрании гендиректора на должность. Лучше писать "назначен" или "избран", а не "принят".
Запись делает либо гендиректор, либо специалист по кадрам.
Если гендиректор - единственный учредитель
Если гендиректор является единственным участником компании, то по закону трудовой договор с ним можно не заключать. Достаточно решения единственного учредителя и приказа о вступлении в должность.
Однако есть и другая точка зрения, что трудовой договор в таком случае тоже желателен.
Уведомление налоговой инспекции о новом гендиректоре
О смене гендиректора нужно уведомить налоговую инспекцию в течение 3 дней. Это можно сделать:
- через сайт ФНС с электронной подписью;
- лично или по почте;
- через нотариуса.
За неуведомление грозит штраф 5000 рублей.
Оформление гендиректора по совместительству
Если гендиректор работает в другой организации основном месте, то в новой компании он будет по совместительству.
В этом случае заключается срочный трудовой договор, делается запись в трудовую книжку и издается отдельный приказ.
Полномочия генерального директора
Гендиректор наделяется следующими полномочиями:
- представляет интересы организации;
- подписывает документы от имени компании;
- в пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения.
Полномочия гендиректора могут быть ограничены учредительными документами или трудовым договором.
Замена генерального директора
Гендиректора могут заменить, например, при добровольной отставке, увольнении или переизбрании.
Нового гендиректора назначают тем же способом, что и предыдущего. О замене также уведомляют налоговую инспекцию.
Ошибки при назначении генерального директора
Типичные ошибки при назначении гендиректора:
- Нарушение процедуры назначения
- Некорректное оформление документов
- Несвоевременное уведомление налоговой
Такие ошибки могут повлечь отказ в регистрации, штрафы, дополнительные проверки.
Ответственность генерального директора
Гендиректор несет:
- Имущественную ответственность
- Административную ответственность
- Уголовную ответственность (в ряде случаев)
Как защитить интересы организации
Чтобы снизить риски при назначении гендиректора, рекомендуется:
- Проверить репутацию кандидата
- Прописать ограничения полномочий в трудовом договоре
- Оформить страхование ответственности
- Проводить регулярный внутренний аудит
Проверка деловой репутации кандидата на должность генерального директора
Перед назначением на должность генерального директора рекомендуется тщательно проверить его деловую репутацию. Это позволит избежать риска назначения недобросовестного или неквалифицированного руководителя.
Для проверки репутации можно использовать следующие способы:
- Проверить отзывы и рекомендации предыдущих работодателей и коллег
- Изучить информацию о кандидате в открытых источниках, социальных сетях
- Провести собеседование с проверкой профессиональных навыков
Страхование ответственности генерального директора
Одним из способов защиты интересов компании является страхование ответственности генерального директора.
Оно позволяет возместить ущерб от ошибочных действий директора за счет страховых выплат. Страховка оформляется в пользу организации.
Страхование рекомендуется, если гендиректор:
- имеет широкие полномочия в принятии решений
- осуществляет крупные финансовые операции
- несет повышенные коммерческие риски
Внутренний аудит при смене генерального директора
При смене генерального директора рекомендуется провести внутренний аудит финансово-хозяйственной деятельности.
Это позволит:
- выявить возможные нарушения предыдущего руководителя
- оценить реальное финансовое положение компании
- определить зоны повышенного риска для нового директора
Аудит должны проводить независимые эксперты по поручению собственников компании.
Нормативное регулирование ведения трудовых книжек
Правила заполнения трудовых книжек установлены Трудовым кодексом РФ и специальной инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда.
Инструкция регламентирует порядок заполнения и хранения трудовых книжек, а также исправления ошибок в них.
Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек
За нарушение установленных правил заполнения трудовых книжек руководитель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа.
К таким нарушениям относятся:
- Несвоевременное оформление трудовой книжки
- Внесение неправильных или не соответствующих закону сведений
- Исправление записей без указания причин
Размер штрафа зависит от тяжести правонарушения.
Требования к кандидату на должность генерального директора
При подборе кандидата на должность генерального директора стоит определить ключевые требования к его образованию, опыту работы и личным качествам. Это поможет найти наиболее подходящего руководителя.
Рекомендуется установить следующие критерии отбора:
- Высшее профильное образование (экономическое, юридическое, техническое)
- Опыт управленческой работы от 5 лет
- Опыт работы в аналогичной отрасли
- Навыки стратегического планирования
- Лидерские и организаторские способности
- Склонность к инновациям
При соблюдении этих требований значительно повышается вероятность выбора эффективного руководителя, который сможет успешно управлять компанией.
Адаптация вновь назначенного генерального директора
После назначения нового генерального директора важно организовать его скорейшую адаптацию на рабочем месте. Это позволит ему быстрее войти в курс дел и приступить к исполнению обязанностей.
Для адаптации рекомендуется:
- Провести вводный инструктаж
- Представить коллективу
- Назначить наставника
- Ознакомить с внутренними регламентами
- Обеспечить доступ к документации
Грамотно организованная адаптация поможет новому директору быстрее вникнуть в суть дела и приступить к исполнению обязанностей.
Разграничение полномочий генерального директора
Для предотвращения злоупотреблений и повышения эффективности управления в компании важно четко разграничить полномочия генерального директора.
Рекомендуется определить:
- предельные суммы сделок, которые директор может заключать самостоятельно;
- необходимость согласования кадровых назначений;
- перечень вопросов, требующих решения собрания участников.
Четкие ограничения полномочий позволят избежать импульсивных и рискованных решений гендиректора.
Мотивация и стимулирование генерального директора
Для повышения эффективности работы генерального директора важно использовать продуманную систему мотивации и стимулирования.
Возможные способы мотивации:
- Установление KPI и премирование за их достижение
- Предоставление корпоративного автомобиля
- Оплата обучения и повышения квалификации
- Дополнительное медицинское страхование
Грамотная мотивация побуждает гендиректора работать с максимальной отдачей в интересах компании.
Контроль деятельности генерального директора
Для минимизации рисков необходим постоянный контроль деятельности генерального директора со стороны собственников.
Контроль может включать:
- Ежемесячные отчеты гендиректора
- Плановые аудиторские проверки
- Анализ обоснованности крупных сделок и контрактов
- Оценку динамики финансовых показателей
Регулярный контроль помогает своевременно выявлять недостатки или нарушения в работе гендиректора.
Оформление допуска генерального директора к государственной тайне
В ряде организаций генеральный директор должен иметь допуск к государственной тайне. Процедура оформления такого допуска включает:
- Подачу личного заявления директора на получение допуска
- Проверку кандидата органами безопасности
- Принятие решения о допуске к гостайне
- Оформление специального удостоверения установленного образца
Допуск оформляется на определенный срок (до 5 лет). Далее процедура может проводиться повторно.
Взаимодействие генерального директора с советом директоров
Если в организации создан совет директоров, важно наладить эффективное взаимодействие между ним и генеральным директором.
Рекомендуется:
- Разграничить полномочия и зоны ответственности
- Установить регулярность отчетов директора перед советом
- Определить формат и содержание отчетных материалов
- Настроить оперативный обмен важной информацией
Это позволит избежать конфликтов и повысить управляемость компании.
Увольнение генерального директора
Прекращение полномочий генерального директора происходит на основании решения учредителей компании или совета директоров.
Процедура увольнения включает:
- Издание приказа об освобождении от занимаемой должности
- Расторжение трудового договора
- Уведомление налоговых органов о смене руководителя
Необходимо получить отчет увольняемого директора и провести передачу дел.
Назначение временно исполняющего обязанности генерального директора
Если должность гендиректора вакантна, его обязанности временно может исполнять один из заместителей или другой сотрудник.
Для этого издается приказ о возложении обязанностей на срок до назначения нового руководителя. Также подаются документы в налоговую о временном исполнителе обязанностей гендиректора.
Важно четко определить полномочия временно исполняющего обязанности, чтобы избежать злоупотреблений.
Выводы и рекомендации по теме
В статье мы рассмотрели основные этапы назначения, работы и увольнения генерального директора. Грамотное оформление всех процедур позволит избежать нарушений и обеспечит успешное управление компанией. Рекомендуется уделять пристальное внимание подбору кандидатов, адаптации, мотивации и контролю гендиректора.