Архивное делопроизводство: закон, инструкция

В любых организациях документация хранится установленное время, после этого она обязательно должна быть передана в муниципальный или государственный архив. Процесс передачи официальных бумаг на хранение имеет определенные особенности, которые могут различаться в разных частях страны.

Делопроизводство - область работы, которая отвечает за процесс документирования, а также оформления официальных бумаг.

Архивное делопроизводство - это особая деятельность государственных структур, организаций и граждан по учету, хранению и применению архивных бумаг.

Типы документов

Архивное дело и делопроизводство включает в себя множество терминов для обозначения бумаг различного вида. Документы бывают:

Изобразительные (содержат данные в виде рисунка любого вида).
Фотодокумент (создается при помощи фотографии или же иконографии. Такой документ обычно содержит картинки различных предметов искусства).
Графические (в них используются линии, светотени и штрихи).
Фонодокумент (носитель со звуковыми данными, которые установлены любой звукозаписывающей системой).
Аудиовизуальные (содержат изображения и звуки).
Кинодокумент (чаще это аудиовизуальный или изобразительный документ; для его составления применяется метод кинематографии).
Документ в письменном виде (это данные, которые можно идентифицировать с помощью любого типа письма).
Текстовый (в нем с помощью звукозаписи отображены какие-либо речевые данные).
Машинный текст (в разработке участвует запись в одном из возможных способов, благодаря чему происходит обработка информации с помощью электронно-вычислительной машины ЭВМ).
Беловой (итоговый вид документа, переписанный набело от руки или с помощью технический средств без исправлений и ошибок).
Рукописный (знаки в таком документе наносятся только от руки).
Видеограмма (картинка, отображающая информацию на экране).
Машинописный документ: подразумевает знаки письма, нанесенные с помощью каких-либо технических средств.
Черновой документ - отражает деятельность автора со всеми помарками и исправлениями.

Стандарты

В соответствии с российским законодательством, процедура передачи официальных бумаг в архив регламентируется ГОСТ Р 7.0.8-2013. Через 12 месяцев после окончания делопроизводственного процесса документы в обязательном порядке передаются в архив с соблюдением всех правил и требований. Подготовку по передаче могут совершить сами сотрудники производства или стороннее предприятие.

ГОСТ 2013 архивного дела и делопроизводства содержит определения основных, наиболее распространенных терминов, которые употребляются в этой сфере. В документе можно увидеть как самые общие термины - бланк или опись, так и узкоспециализированные, например гриф ограничения к доступу.

Помимо этого, ГОСТ делопроизводства и архивного дела содержит в себе дефиницию (истолкование) терминов, которые относятся к области организации работы с документами, документирования и другим делопроизводственным течениям.

Этапы подготовки

Пошаговая подготовка материалов к передаче в архив:

убедиться, что оформление бумаг соответствует всем требованиям, которые установлены данным архивом;
провести брошюровку документации;
пронумеровать все листы;
разработать Лист-заверитель дела;
уточнить реквизиты обложки;
разработать внутреннюю опись дела;
сформировать опись.

Если предстоит передача бумаг, подлежащих хранению менее 10 лет, то допустимо отсутствие брошюровки, систематизации, нумерации, заверительных элементов. Здесь прежде всего необходимо ориентироваться на требования конкретного архива, так как стандарты разных учреждений могут содержать один или все из вышеперечисленных вопросов.

В законе об архивном деле и делопроизводстве перечислены основные термины и их определения в этой области. Ниже рассмотрим некоторые из них.

Делопроизводство и архивное дело: термины и определения

Документирование - фиксирование информации в каком-либо виде, в согласии с заданными правилами.
Унифицированная система документации (УСД) – система, содержащая информацию, которая необходима для управления в конкретной области работы.
Правила документирования – перечень правил и норм о процессе работы с документами.
Унифицированная форма документа (УФД) – множество реквизитов, которые устанавливаются в конкретном порядке на различных носителях данных для решения каких-либо задач в сфере деятельности.
Система документации – множество бумаг, которые едины по типу, виду и назначению, а также требованиям к их составлению.
Наименование документа – конкретное название документа на письме.
Организационно-распорядительный документ – имеет в себе решение различных организационных и административных задач, вопросов по управлению, урегулированию работы производственных цехов, организаций, а также государственных структур и органов власти.
Реквизит – какой-либо из обязательных элементов оформления официального документа. Реквизит чаще всего состоит из переменной и постоянной частей.
Формуляр – образец составления бумаги. Он обозначает сферу использования, вопросы к построению и главные реквизиты.
Бланк – комплект реквизитов, которые помогают опознать автора официального документа.
Табель унифицированных форм – список одобренных к использованию УФД.
Оформление – занесение в документ всех нужных элементов, которые установлены требованиями делопроизводства.
Служебное поле унифицированной формы – зона УФД, закрепляется в технических составляющих хранения и используется для нанесения специализированных изображений.

Это основные термины и определения существующего государственного стандарта архивного дела и делопроизводства.

Виды реквизитов

Отдельно стоит остановиться на реквизитах, которые применяются при составлении официальных документов:

Подпись – письменный знак уполномоченного лица.
Гриф согласования – выражает положительную оценку организации или лица, не являющегося автором официальных бумаг.
Дата – указывает на день составления бумаги, а также на то, когда она была принята, согласована или опубликована.
Гриф ограничения – знак, который говорит о том, что информация доступна определенному, ограниченному числу людей.
Заголовок – кратко излагает суть документа.
Гриф утверждения – говорит о нормативности и законности информации, содержащейся в документе.
Виза – выражает согласие или несогласие уполномоченного лица с информацией, о которой идет речь в документе.
Текст – данные, зафиксированные каким-либо видом письма или звукозаписывающей системой. Заключает в себе главную часть речевой информации документа.

Инструкция

Правила, списки, инструкция по архивному делопроизводству и иные нормативно-правовые бумаги помогают реализовать основной закон. Существуют основные требования по работе архивных структур, которые были созданы в 2002 году.

Стоит отметить, что такие правила не были зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации. В связи с этим на данный момент до сих пор действительны «Основные правила ведомственных архивов» 1986 г.

Наличие этих требований в сфере делопроизводства и архивного дела обусловлено тем, что необходима согласованность в учете, использовании, комплектовании и хранении документов в архивах, в организации всех этих процессов. Основное внимание в требованиях уделено номенклатуре.

Итак, алгоритм действий следующий:

организовать экспертизу ценности бумаг;
подготовить документы к отправке в архив;
сформировать дело;
составить порядок выделения документов к уничтожению;
отправить дело в архив.

Стоит отметить, что данные требования не распространяются на документацию, работа с которой не регламентирована законом РФ от 21 июля 1993 г. «О государственной тайне».

Организация

Архивное хранение документов и делопроизводство помогают четко контролировать работу с документами, обеспечивая при этом их сохранность и доступность. Существуют отдельные типы документов, которые имеют свой определенный срок и даже метод хранения.

При организации архивного делопроизводства государственные подразделения и органы в обязательном порядке передают официальные документы в Архивные фонды Российской Федерации (АФ РФ). Коммерческие структуры, в свою очередь, обладают более обширным выбором способов хранения документации.

Каждая группа официальных бумаг имеет свой определенный срок хранения, который регламентирован в соответствии с нормативно-правовой базой РФ. Также создается опись, в которой отмечается дата изъятия документов в архив со сроком окончания хранения и ссылкой на соответствующее положение закона.

Требования к месту хранения документов

Внутри компании архивное хранение документов организовывают в специализированных зданиях или же отдельных, изолированных комнатах. При этом строго запрещены излишнее отопление и высокая влажность в помещении. Это важнейшие критерии хранения архивных документов. При этом для разных носителей данных необходим свой режим. А именно:

Бумаги: 18-20 °С, влажность воздуха – 52-57%.
Пленки: черно-белые - 16 °С, цветные - 3-6 °С. Влажность воздуха - 41–44%.
Магнитные ленты и диски: 16-19 °С, влажность воздуха - 52-64%.

Невозможно расположение документов вблизи складов с пищей и химией, а также мест быстрого питания, столовых. Кроме того, должно быть предусмотрено отдельное помещение для приема бумаг, в котором будет происходить акклиматизация документации. Иногда такие комнаты используют для кратковременного хранения различных носителей данных.

Помещение должно содержать необходимые каталожные полки, стеллажи и еще архивные папки, специальные коробы. Особо нужные и экономически ценные документы располагают в шкафах из металла, на которых есть сейфовые замки. Кроме основных требований, существуют и другие, не менее важные условия:

Безопасность. Архивные помещения должны быть устойчивы к возгоранию, защищены от затоплений, в наличии есть запасной выход. Расстояние документов от источника тепла (в том числе окон) - не менее 0,6 м. Располагать бумаги вплотную к ним категорически запрещено.
Использование трубопроводов, изолированных только с помощью защитных средств.
Скрытые герметичные розетки и электрическая проводка.
Строгий запрет на эксплуатацию всех нагревательных приборов. Также не допускаются продукты питания и другие предметы, не имеющие отношения к хранению документации.
В наличии обязательно должны быть передвижные или стационарные стеллажи из металла. Бумаги на них лучше расположить в коробках или связках. При этом расстояние в главном проходе будет составлять не менее 1,3 м, а между стеллажами – 0,7 м. Расстояние от нижнего ящика – не менее 0,1 м, а от стеллажа до стены – не более 0,5 м.

Также обязательное требование к хранению: расположение шкафов перпендикулярно по отношению к стенам, окнам и элементам питания.

В здании хранения архивных бумаг допустим искусственный и естественный свет. При этом важно не допустить, чтобы на документацию попадали прямые солнечные лучи. Если используются лампы накаливания, сверху каждой должен быть установлен защитный плафон. Люминесцентные приборы следует выбирать с небольшим УФ-спектром.

Сроки хранения

Для архивного хранения официальных бумаг используют конкретный способ систематизации документации на производстве. Он помогает соблюдать действующие нормативно-правовые нормы в соответствии с законодательством. Целью этого является исключение потери важных сведений.

По истечении установленного времени хранения бумаг в архиве ответственное лицо осуществляет уничтожение официальных бумаг, а после создает акт о ликвидации.

Помимо этого, существуют документы с неограниченным периодом времени хранения. Для них производят процедуру фондирования. Это разделение бумаг в архивном делопроизводстве по различным фондам и коллекциям.

Нормативные документы

Законодательство в сфере архивного делопроизводства содержит множество методических рекомендаций и нормативных правовых актов. Это сложный, но логически верный регулирующий механизм.

Основной опорой в регулировании отношений является закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». На его базе были приняты законы на уровне субъектов РФ о правилах работы с документацией, перечнях бумаг со сроками хранения. Также сюда входят и другие нормативные документы по архивному делопроизводству, согласованные с архивными подразделениями.

Данные законы и правовые нормы помогают осуществить юридическое регулирование. Обязательны для любых организаций и учреждений всех форм собственности.

ГОСТ об архивном деле и делопроизводстве распространяется на документацию государственной, муниципальной и частной форм собственности. Им определены основные виды документации, которая передается на государственное хранение и включается в Архивный фонд РФ. Включение документов, которые находятся в частной собственности, происходит в установленном законом порядке.

Время на передачу официальных бумаг в муниципальные и государственные архивы также строго определено. Это касается муниципальных и государственных, а также негосударственных предприятий, которые заключают договор о постоянном хранении.

Государственные и муниципальные архивы создают перечни организаций и передают им бумаги (списки комплектования) на хранение и дальнейшую передачу в Архивный фонд РФ. Включение в такие списки негосударственных предприятий происходит по их желанию и в соответствии с существующим договором. Кроме того, архив может вести списки комплектования по организациям, сотрудничество с которыми лишь планируется.

Что происходит с архивными документами при прекращении работы организации?

При ликвидации, реорганизации или банкротстве предприятия вся архивная документация передается преемникам, которые имеют на это законное право, учредителю, государственному или муниципальному архиву.

Приватизация муниципальных или государственных организаций позволяет оставить в их архиве все бумаги, которые были выпущены в результате их деятельности (например, приказы по личному составу).

Порядок доступа и ограничения

Они также регулируются законодательством. Ограничения затрагивают очередь доступа к документации, содержащей данные государственной (или же охраняемой государством) тайны или информацию о личной или семейной тайне (в таком случае срок хранения составит 75 лет со времени составления документа).

Стоит отметить, что архивы должны безвозмездно выдавать юридическим и физическим лицам оформленные бумаги (копии или справки архивных документов) в сроки, которые для этого установлены законодательством. Такие документы требуются для социальной защиты, пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций.

Архивная документация, изъятая как вещественная улика (в соответствии с законами Российской Федерации), подлежит обязательному возвращению.

Несоблюдение правил, нарушение законодательства РФ об архивном деле влечет за собой административную, уголовную и правовую ответственность.