Аудит персонала. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда. Аудит и контроллинг персонала

Чтобы компания работала эффективно, в коллективе должна царить доброжелательная здоровая атмосфера. Не всегда владелец предприятия в силах адекватно оценить каждого работника и разобраться, откуда берутся проблемы взаимоотношений у персонала. Чтобы разрешить неприятные ситуации и исключить возможные конфликты, избавиться от неэффективных сотрудников и проконтролировать финансовые расходы на кадры, необходимо организовать полноценный аудит персонала организации.

О чем идет речь?

Что принято понимать под термином «аудит»? Персонал в организации – это главный ресурс, более важный, нежели деньги. А аудит – это метод определения, насколько эффективны кадры. При проведении проверки удается выяснить, насколько хороша система контроля персонала, а также найти методы оптимизации и повышения эффективности. Главная цель такого мероприятия – оценка производительности в разрезе каждого конкретного работника, позволяющая в целом вычислить, насколько полезен сотрудник с точки зрения прибыльности.

При проведении специализированного анализа удается провести аудит расчетов с персоналом по оплате труда, оценить, насколько выработанная система эффективна и позволяет контролировать отношения внутри организации:

• экономические;
• социальные;
• трудовые.

Незаменима система аудита персонала при высоких показателях текучести кадров на предприятии, так как позволяет выявить причину явления.

Задачи анализа

Главные задачи, поставленные перед проводящими аудит труда персонала специалистами, обычно таковы:

• определение, соответствует ли кадровый потенциал стратегии роста компании;
• выявление соответствия управленческой структуры и рабочего процесса нормам права государства;
• оценка эффективности работников, решающих поставленные перед ними задачи;
• выявление причин проблем взаимодействия персонала, нахождение путей решения ситуаций, а также сокращение негативного воздействия.

Как это проходит?

В общем случае проведение аудита персонала делится на:

• подготовку;
• сбор данных;
• анализ информации;
• подведение итогов.

Подготовка

Начинается аудит и контроллинг персонала с определения того, какие цели преследует мероприятие. Исходя из этого готовят документальное сопровождение и устанавливают сроки. На подготовительном этапе назначают исполнителей по проекту, выбирают участников и создают план, согласно которому будут собираться и анализироваться данные. Также необходимо определиться в пользу того или иного типа отчетности.

Работа с информацией

Сбор данных предполагает мероприятия по мониторингу рабочего процесса отобранных сотрудников. При этом специалисты, проводящие кадровый аудит персонала, изучают документацию, отчеты, проводят опросы и собирают анкеты, организуют интервью с работниками компании. Статистика, полученная в ходе такого исследования, проходит предварительную обработку, после чего подвергается тщательному анализу.

Третий шаг аудиторской работы – это обработка всех данных, собранных ранее. На основе полученной информации формируются:

• таблицы;
• графики;
• диаграммы;
• схемы.

Такие методы подачи данных наглядны и понятны, позволяют быстро проанализировать ситуацию. Аудит системы управления персоналом проводится при учете выбранного заранее алгоритма анализа информации, а также оценки эффективности работников. Вычисленные показатели наглядно сравнивают с аналогичными компаниями, научно обоснованными нормативами.

Завершающий шаг

На заключительном этапе аудит расчетов с персоналом (труда, его оплаты) собственно рабочего процесса позволяет сформировать выводы. Специалисты, проводившие мероприятия, формулируют рекомендации по улучшению эффективности рабочего процесса. На основе выявленных ситуаций становится ясно, каким образом можно оптимизировать кадровые ресурсы и сократить затраты на них.

Что это дает?

Зачем нужен аудит? Персонал к таким мероприятия относится категорически настороженно, заранее убеждая себя, что руководители просто хотят кого-то уволить. Фактически польза аудита намного обширнее, чем может себе представить неспециалист. По мере завершения проверки можно:

• оценить, необходимы ли другие работники;
• проверить, обеспечена ли кадрами компания;
• выявить структуру управленцев;
• определить, нужно ли обучать работников;
• понять, какой стиль управления применяется;
• оценить психологический, социальный климат в организации;
• выявить, откуда начинается сопротивление нововведениям;
• понять, велик ли инновационный потенциал;
• определить, каково распределение кадров в компании.

Если был проведен качественный аудит, персонал и руководитель становятся сплоченным единым целым. В ходе исследования выявляются опасные работники, непроизводительные, а также изыскиваются меры устранения конфликтных ситуаций. Аудит позволяет сформировать такую мотивационную систему. Которая будет применима к условиям конкретной организации.

Уровни аудита

Аудит системы управления персоналом делится на три уровня:

• социально-психологический;
• финансовый;
• организационно-технологический.

Что касается денежных вопросов, то тут внимание уделяют:

• конкурентоспособности компании, для оценки которой сравнивают показатели со средними и лучшими для этой области;
• эффективности кадрового отдела, его роли в улучшении качества рабочего процесса;
• тому, как соотносятся затраты на аудиторские мероприятия и их итоги.

Организационно-технологический – уровень, который подразумевает изучение документов, анализ показателей, позволяющих говорить о законности функционирования, эффективности. В этом аспекте аудит и контроллинг персонала предполагает детальный анализ:

• текучки;
• случаев, когда работники не выходили на рабочее место;
• жалоб;
• полученных на рабочих местах травм;
• отношения сотрудников к своим задачам;
• уровня удовольствия работников;
• программы развития.

Наконец, социально-психологический – такой аудит, который предполагает анализ отношений внутри компании, позволяющий выявить мотивационные факторы. При этом ставятся задачи определения, каким образом можно улучшить деятельность компании в целом и каждого конкретного работника в частности.

Важные особенности

Руководитель должен сразу четко донести до всех работников, с какой целью запланирован аудит. Персонал будет готов идти навстречу лишь в случае, когда каждый работник поймет, что мероприятие ему выгодно и полезно. Проведение специального тренинга или семинара с разъяснением основных целей, моментов аудиторской проверки может быть лучшим решением проблемы и хорошим стартом коммуникаций между приглашенными специалистами и постоянным штатом.

При проверке показатели, полученные в ходе описанных ранее этапов, анализируют как единое целое, то есть комплексно. Такой подход – гарант того, что результат отразит динамику развития компании.

При этом аудит – это не просто проверка того, насколько эффективно работает сотрудник или подразделение. В ходе мероприятий анализируется система управления персоналом, внедрённая в организации. Немалое внимание проверяющие будут уделять руководителям компании, а также управленцам разных уровней.

Управляем фирмой умеючи

Управление предприятием – это в первую очередь умелое управление кадровыми ресурсами. При этом работа подразделяется на три уровня:

• линейный;
• стратегический;
• функциональный.

Из этого следует, что проверка должна также следовать этим уровням. А вот результаты аудита должны быть такими, чтобы принести пользу в долгосрочном планировании будущего фирмы. Некоторые выводы позволят понять, каковы краткосрочные потребности тех или иных работников. Наконец, аудит позволяет выяснить, есть ли необходимость в большем числе управленцев в организации.

Стратегический аудит представляет собой анализ с точки зрения высших чинов компании. При этом специалисты исследуют управленческие практики в фирме и анализируют, как работает кадровая служба. Для получения данных необходимо опросить весь руководящий состав, изучить бизнес-план, оценить работу кадровой службы. Такой подход позволяет понять, как сделать фирму более конкурентоспособной за счет выявления сильных, слабых особенностей, рисков, потенциала предприятия.

Конкурентоспособность как путь к успеху

При аудите удается повысить конкурентоспособность компании на рынке за счет следующих мероприятий:

• устранение структурных недостатков при сохранении кадрового потенциала таким образом, чтобы фирма укрепила свое положение, избавившись от лишних, нежелательных элементов в своей структуре. Как правило, процесс сопряжен с реорганизацией предприятия, при которой некоторые подразделения исключаются, работники увольняются, а стратегии фирмы меняются;
• выявления уникальных особенностей организации, позволяющих сделать ее привлекательной для потенциальных работников и покупателей.

В целом конкурентоспособность определяется тем, насколько эффективно в компании используется потенциал каждого работника. Управление персоналом осуществляется не только через известные механизмы документооборота, но и опосредованно через:

• инновации;
• маркетинг;
• сервис.

Помните, что тем выше будет продуктивность фирмы, чем сильнее каждый работник уважает свою компанию.

Значимые нюансы

Для оценки фирмы на кадровом рынке используются показатели:

• укомплектованность компании;
• уровень удовлетворённости сотрудников.

Аудиторская проверка позволяет оценить стратегию фирмы на операционном уровне, когда анализу подвергаются непосредственно результаты работы. Аудитор изучает:

• соотношение цели и итога;
• возможность улучшения, упрощения рабочего процесса;
• возможность получения того же результата с меньшими вложениями.

Применяя эффективные методики, можно развить кадровые ресурсы, повысить укомплектованность, улучшить информационную управленческую систему. Внимательному изучению подвергаются все процессы, касающиеся кадровой службы напрямую и опосредованно.

Особенности проведения

При исследованиях на предприятии:

• выделяется ответственный;
• формулируются цели;
• изучается политика, практические методы достижения цели;
• анализируются отчеты кадровиков;
• готовятся отчеты с рекомендациями по ситуации;
• формируется план развития компании;
• анализируются последствия исправления обнаруженных недочетов с составлением плана.

Не все так просто

Каждое направление аудиторской проверки требует немало времени и сил. Внешняя аудиторская проверка стоит достаточно дорого и доступна только фирмам, которые «надежно стоят на ногах». В то же время аудит необходим, если есть желание повысить эффективность и достичь лучших результатов, нежели имеющиеся.

Многие крупные компании в наше время вводят в свой штат специалистов, занимающихся аудиторской проверкой внутри организации. Эта практика показала результативность при децентрализованной кадровой службе и наличии региональных филиалов.

При правильном оформлении процесса внутренний аудит позволяет своевременно обнаружить недочеты в работе компании и принять меры по их устранению. Принципы такого аудита:

• независимости специалистов;
• ответственность;
• компетентность.

А что с деньгами?

При комплексных мерах обязателен аудит расчетов с персоналом по оплате труда. Внимание уделяется тому, насколько в фирме соблюдают требования нормативных, правовых актов, законов, регулирующих трудовые отношения. Специалисты, занимающиеся проверкой, анализируют, насколько точно и правильно рассчитываются:

• удержания;
• оплата;
• налоговые отчисления;
• платежи ФОТ;
• социальная составляющая.

Аудит расчетов с персоналом базируется на кодексах, регламентирующих трудовые отношения, гражданское право и налоговые законы.

Для получения данных необходимы документы по переводу, набору, увольнению штата, первичные, отчетные, реестры бухгалтерии.

А что нужно?

Если запланирован аудит расчетов с персоналом по оплате труда, помните, что анализ возможен при наличии первичного учета, для которого применяют унифицированные формы.

Руководитель компании обязан предоставить документы:

• приказы о найме работников;
• карты Т2;
• приказы, отправляющие персонал в отпуска, на другие должности;
• документы о расторжении трудовых отношений.

Корректный аудит с персоналом по оплате труда возможен, если занимающийся проверкой специалист имеет в своем распоряжении:

• платёжные ведомости;
• табеля отработанного времени;
• табеля расчета оплаты;
• ведомости Т-49;
• лицевой счет.

Дополнительные сведения проверяющий получает из первичных документов, фиксирующих сдельную оплату, также учитывающих выработку.

Комплекс мер

При аудите внимание уделяется следующим регистрам:

• сводные;
• по 76-му счету;
• журналы № 8, 10;
• баланс;
• главная книга.

При аудите проверяют:

• соблюдение требований закона;
• учет, контроль выплат оплаты при сдельщине;
• контроль по времени;
• расчет удержаний;
• свод по оплате;
• ФОТ, налоги;
• депонированную зарплату.

Это важно!

Аналитический учет компании учитывает всех физических лиц:

• в списках;
• не внесенных в них.

Учитываются:

• оплата;
• премиальные;
• пособия;
• прочие;
• различные удержки, включая налоговые.

Информация об этом обычно хранится на лицевом счете, в расчетных, платежных бумагах. Изучение данных упрощается ведением документации в электронном формате. Рекомендовано вести отдельные реестры для разных пунктов из числа перечисленные выше.

При проверке нанятый специалист изучает, есть ли учет как таковой, узнает, как долго хранятся данные, из которых можно вывести годовую доходность предприятия, годовой доход сотрудников этой фирмы.

Совокупный доход формируется за счет:

• прямых начислений;
• натуральной прибыли;
• прибыли по результатам некоторого периода;
• цен на поездки сотрудников компании в ряд регионов;
• безвозмездного питания;
• разовых выплат.

К специализированным регионам относят:

• северные;
• приравненные к ним территории;
• Дальний Восток.

Контроль расчетов аудитор производит, анализируя следующие документы из внутреннего документооборота организации:

• ведомости, платежки;
• первичная документация;
• лицевые счета работников.

При этом сверяются итоги по компании и итоги каждого отдела фирмы. Затем аудитор определяет, правильно ли производились отчисления и выплачивалась заработная плата. Обязательно уделяется внимание единому социальному налогу. Чтобы проконтролировать ситуацию, специалист запрашивает доступ к базе налогообложения. Отчисления затрагивают следующие сферы:

• пенсионное обеспечение;
• медицинская страховка;
• социальная страховка.

При анализе корректности оплаты труда в обязательном порядке внимание уделяют 76-ому счету, по которому происходит взаимодействие с кредиторами, дебиторами. При этом аудитор выясняет, какие карточки велись и каким образом заполнялись, а также было ли уделено внимание депонированным суммам, как они выдавались работникам.

Следует помнить, что есть несколько типовых ошибок при расчете заработной платы, свойственных большому числу компаний. Аудитор в обязательном порядке проверяет каждое предприятие на предмет таковых, поэтому владелец предприятия, заранее готовясь к проверке, может и сам проконтролировать такие моменты. Речь идет о следующих серьезных недочётах:

• отсутствие табелей рабочего времени;
• отсутствие типовых форм для первичной платёжной документации;
• неправильное начисление налогов;
• неверный расчет сумм по разным видам оплат;
• некорректный учет совокупного дохода работников (в него зачастую не включают премии, подарки и прочее подобное).

Подводя итоги

Проведение аудиторской проверки персонала и расчетов с работниками позволяет сформулировать ряд предложений по улучшению эффективности рабочего процесса. В рамках персонала это выражается в рекомендации реорганизовать работу предприятия, внедрить новые системы мотивации или применить иные методологии.

Что касается расчётов по оплате труда, то наиболее часто встречающаяся рекомендация – ввести автоматизированную систему расчета заработной платы, содержащую типовые формы документов. Это упрощает процесс и делает его быстрее, практически исключает вероятность ошибки, спровоцированной человеческим фактором.