Прелесть современных технологий нашего века в том, что они не только упрощают жизнь, но и делают ее кибербезопасной. Не так давно появилась электронная цифровая подпись (ЭЦП). Документ приобретает электронный вид, подписанный с помощью ЭЦП, а именно подписью, полученной в результате преобразованная криптографическим путем набора электронных данных. Не так давно закон РФ «Об электронной подписи» ввел сокращение аббревиатуры ЭЦП до ЭП – электронная подпись, которая визуализируется не при помощи графического изображения, а через математическое преобразование. Это дает гарантию, что подпись оригинальна, документ официально подписан и имеет полную юридическую силу согласно законодательству РФ.
Пользователь подписи имеет свой закрытый ключ, который используется при формировании подписи. К соответствующему секретному закрытому ключу в дополнение идет открытый ключ, который опубликован для всех пользователей системы ЭП как гарантия оригинальной подписи подписанта.
Какие бывают виды электронно-цифровой подписи (ЭЦП)
В данный период используется несколько видов электронной подписи. Первая - простая подпись, и более продвинутый вариант - усиленная. Усиленная, кроме основных функций, гарантирует, что документ не был изменен с момента его подписания и имеет такую же силу, как бумажный.
Простая электронная подпись
Это простой код, которым удостоверяется личность владельца для определенного типа документов, разрешенный этим электронным видом ЭЦП. Оформляется он с помощью введения логина и пароля в программе или на устройстве. Этот вид ЭЦП удобен как идентификатор данных пользователя. Если электронную подпись выдает корпорация, тогда пользователь будет привязан к конкретной организации, которая выдает ему эту ЭП. Это означает, что пользование ЭП будет ограничено рамками компании, которая выдала подпись.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись
В подписи находятся криптографические алгоритмы, благодаря которым происходит защита документов. Усиленная неквалифицированная электронная подпись шифруется при помощи двух видов ключей: открытого и закрытого. Закрытый ключ находится у владельца на определенном носителе, защищенный пин-кодом (ПК, флеш-носитель). Открытый ключ связан с закрытым, он необходим при проверке подлинности электронной подписи и будет доступен пользователям, с которыми владелец этого вида ЭЦП ведет электронный документооборот. Выдаются ключи в аккредитованных центрах при личном присутствии подписанта, это дает возможность определить пользователя и доказать, что информация, предоставленная подписантом в файле-документе, неизменна. Этот вид подписи подходит при внутреннем документообороте компании, для работы на сайте ФНС и совершения определенных операций на нем. Есть также возможность отправки или обмена электронных документов между компаниями, но в таком случае необходимо соглашение сторон для признания ЭП. Усиленная неквалифицированная электронная подпись необходима для участия в электронных госзакупках в качестве поставщика. Юридические лица могут заказать усиленную неквалифицированную ЭП платно в аккредитованном центре. Физические лица могут зарегистрировать этот вид ЭЦП бесплатно, используя личный кабинет на сайте Федеральной налоговой службы.
Усиленная квалифицированная электронная подпись
Пожалуй, это самый регламентированный в РФ вид подписи. Так же как и у неквалифицированной ЭП, в защите используются криптографические алгоритмы и имеется 2 ключа: закрытый и открытый. В квалифицированной ЭП выдается 2 вида сертификата - в бумажном и в электронном виде. Приобретение квалифицированной электронной подписи возможно только при личном посещении подписантом аккредитованного центра, который гарантирует подлинность подписи. Программное обеспечение сертифицировано ФСБ России. Функции усиленной квалифицированной подписи аналогичны функциям неквалифицированной ЭП. С ней возможна подача любой отчетности в государственные службы, документооборот, она удостоверяет любые юридические и финансовые операции. Этот вид ЭЦП имеет полную юридическую силу.
Возможности электронной подписи
Для документов в электронном виде, подписанных ЭЦП, открываются многие удобные функции использования. Электронная подпись для физических лиц — это способ ускорить и упростить взаимодействие с государственными структурами, работодателями, медицинскими и учебными учреждениями через Интернет.
Электронные торги — это интернет-площадка для торговли, где поставщики товаров или услуг размещают свои предложения. Участники имеют возможность доступа как к государственным, так и к коммерческим предложениям. ЭП ускоряет процесс регистрации и аккредитации на торговой площадке.
Электронный документооборот — это обмен документами или договорами, который осуществляется через специализированную электронную систему и Интернет. Эту систему документооборота активно используют все виды компаний как малого, так и крупного бизнеса. Удобно это при обмене документами первичной бухгалтерии (счета, акты, накладные) между заказчиком и поставщиком, для отправки отчетности в налоговую службу, пенсионный фонд.
Электронная отчетность - удобный, быстрый и экономный вариант для предоставления данных в соответствующие службы. Ежеквартальные отчеты для налоговой, пенсионного фонда и прочих теперь можно заполнять в электронных бланках, заверять ЭП и отправлять через Интернет. Электронный бланк для отправки отчетности в налоговую или пенсионный фонд заверяется электронной подписью и гарантирует конфиденциальность отправленных данных. Также есть удобная функция проверки отчета на наличие ошибок.
Преимущества электронной подписи
Они следующие:
- Значительное сокращение времени, потраченного на подготовку документации для сделки между партнерами или обмен документацией.
- Минимизация расходов на доставку документов.
- Совершенствование процедуры учета документов и их хранения.
- Гарантирована достоверность документов.
- Повышение конфиденциальности обмена информацией и минимизация риска финансовых потерь.
- Построение корпоративной базы данных по обмену документами.
Дополнительная полезная функция
Это удостоверение в том, что файл остается неизменным после подписания ЭП в период между подписанием и моментом прочтения адресатом. Файл, который подписан электронной подписью, и его копия не должны отличаться между собой ни по структуре, ни по объему документа.
Международные возможности
В данный момент возможность применения электронной подписи в документообороте между иностранными компаниями ограничена. Международные правовые акты еще не подписаны между странами. Установить единый стандарт межгосударственного применения ЭП достаточно сложно. Есть сведения, что в скором времени страны Евразийского экономического союза примут единый международный акт, который будет регламентировать ведение электронного документооборота среди межгосударственного объединения.