Классификация документов в бухгалтерском учете кратко будет рассмотрена в данной статье. Документом называется доказательство в письменной форме осуществления какой-либо хозяйственной операции и права на её реализацию. Качество бухгалтерского учёта детерминируется в первую очередь правильным и своевременным составлением документов. Роль последних чрезвычайно важна, поскольку именно документы служат для контролирования сохранности имущества, законности и необходимости различных хозяйственных операций. Итак, классификация документов в бухгалтерском учете для чего нужна?
Контроль документации
Руководящие сотрудники учреждения осуществляют предварительный контроль, подписывая документ, лежащий в основе совершения какой-либо операции (например, выплата денег, приём материалов и т. п.) Когда работник подписывает документ, он автоматически становится лично ответственным за целесообразность данной операции, даёт на неё своё разрешение.
Дальнейший контроль осуществляется преимущественно посредством документальных ревизий, когда в бухгалтерии проверяются все поступающие документы, а также путём аудиторской проверки.
Составная часть бухучета
Документация как средство оформления операций и основание бухгалтерских записей – это одна из составных частей метода бухучёта. С ней тесно связаны и такие элементы, как инвентаризация и счета. Документы обосновывают записи произведённых операций в системе счетов, находят широкое применение при анализе хозяйственного функционирования организации, для своевременного руководства и управления деятельностью учреждения, поскольку оправдывают действия работников. Отражать в системе бухучёта проведённые операции могут только документы, оформленные в соответствии с требованиями. Они позволяют каждый день видеть движение материальных ценностей, товаров, финансовых средств.
Классификация документов в бухгалтерском учете имеет важное значение.
Различия среди документов
Поскольку операции, выполняемые в процессе финансово-хозяйственного функционирования учреждения, разнообразны, наблюдаются различия и среди документов, посредством которых происходит их оформление. Разнообразие документации также можно объяснить их отличительными признаками в учётной работе.
Чтобы выбрать наиболее приемлемую форму для оформления какой-либо операции, документы группируются в зависимости от:
- назначения;
- способа охвата осуществляемых операций;
- порядка отражения операций;
- количества учётных записей;
- места формирования.
Организации в своей повседневной работе создают документы, охватывающие различные задачи хозяйственной, общественной, финансовой, производственной деятельности: решения, приказы, договоры, письма, протоколы, телеграммы, акты, справки, заявления и т. п.
Принципы классификации документов в бухгалтерском учете
Бухгалтерские документы классифицируются в зависимости от следующих разновидностей учёта:
- продукты сельского хозяйства;
- труд и его оплата;
- материалы;
- ведущие средства и нематериальные активы;
- работы строительных механизмов и машин;
- работы в капитальном строительстве;
- работы в автотранспорте;
- итоги инвентаризации;
- торговые операции;
- кассовые операции.
Управленческая деятельность фиксируется по предписанным формам разными способами соответствующей информации, и таким образом создаётся документ.
Как создаются учетные документы?
Учётные документы можно создавать как на бумажных, так и на машинных носителях. Они необходимы потому, что в течение некоторого времени на их основании можно применять нужную управленческую информацию для разнообразных целей. Важное место занимает классификация первичных документов в бухгалтерском учете.
Поскольку перед бухгалтерским учётом ставится задача полного обеспечения данными внешних и внутренних пользователей, показателей деятельности предприятия для объективного вывода об их имущественном и финансовом положении, решается она составлением необходимых документов, что вызвало серьёзный рост объёма информации и повышенные требования к её содержанию, качеству. В связи с этим необходимо назначение результативного контроля истинности учётной информации как одного из главных источников для обоснования различных управленческих решений. Именно поэтому проблема совершенствования качества документов и их оборота приобретает в настоящее время как научное, так и практическое значение. Как проводится классификация первичных учетных документов в бухгалтерском учете? Об этом далее.
Реквизиты
Документы включают в себя обособленные элементы, или показатели, называющиеся реквизитами.
Общее количество реквизитов документа влияет на выбор его формы. Каждый документ должен отвечать определённым требованиям и задачам, поэтому важно составить его таким образом, как принято в категории, к которой он относится. С тем, насколько качественно и полно оформлена документация, напрямую связана и их юридическая, доказательная сила, поскольку они выступают свидетельством, удостоверяющим конкретные факты. Любые реквизиты делятся на обязательные и дополнительные.
Ниже приводятся требования к классификации первичных документов в бухгалтерском учете.
Обязательные реквизиты на первичных документах
В состав первичных документов должны включаться такие обязательные реквизиты:
- номинация должностей сотрудников, которые отвечают за проведение хозяйственной операции и верное её оформление;
- личные подписи с расшифровками, включая те случаи, когда документы создаются с помощью технических вычислительных средств.
В случае необходимости в документ добавляются дополнительные реквизиты: эмблема предприятия, Государственный герб РФ, номинация вышестоящего органа, ссылка на дату и индекс входящего документа, индекс организации связи, адрес телеграфа, номер, гриф, ограничивающий доступ, визы, резолюция и т. п. Всё это включается в состав документа по усмотрению предприятия.
Формуляр
Реквизиты документов, расположенные в определённой последовательности, в своей совокупности носят название формуляра. Если он применяется для конкретной разновидности документов, он является типовым (к примеру, для протоколов или приказов). Подобный формуляр содержит в себе фиксированный набор реквизитов, которые располагаются в строгом порядке, их содержание и размещение определяются ГОСТом. Чаще всего встречается классификация документов бухгалтерского учета по назначению.
Любой первичный документ должен составляться в тот момент, когда производится хозяйственная операция, при невозможности выполнения данного условия оформление производится сразу после её окончания.
Активы, хозяйственные операции и различные обязательства документируются в валюте РФ (то есть в рублях) и на русском языке. В случае составления документа на другом языке, в нём должен быть построчный перевод на русский.
Как первичные, так и сводные учётные документы могут набираться на машинных и бумажных носителях. Ниже будет представлена классификация документов в бухгалтерском учете с примерами.
Документы по операциям, связанным с кредитами, финансами, денежными средствами, обязательно должны быть подписаны главным бухгалтером и руководителем предприятия или же лицами, исполняющими их обязанности и имеющими специальные полномочия. Лица, которые имеют право первой и второй подписи, прописываются в приказе по организации.
Требования к документам
Каждый документ управленческого типа должен удовлетворять таким требованиям: составляться по строго определённой форме и в некоторых случаях подчиняться стандартам; выпускаться компетентным органом или лицом, имеющим должностные полномочия, а также теми лицами, которым данное право предоставлено законом или директивным указанием; издаваться с целью исполнения правовых норм и не противоречить им. Классификация документов в бухгалтерском учете и их обязательные реквизиты должны контролироваться руководителем предприятия.
Тексты в документе желательно делить на две главные части. В первой отмечаются основания формирования документа, во второй изъясняются предложения, выводы, решения, просьбы, распоряжения. Если в документе содержится одна фраза, в первой его части всё равно следует указать основание создания, а во второй - непосредственно распоряжение. В некоторых случаях в документе может быть только заключительная часть, если это письмо или просьба без какого-либо пояснения. Текст документа должен быть точным и понятным.
Все бухгалтерские документы относятся к Единой системе классификации и кодирования (ЕСКК). Код выступает вместо названия и служит способом идентификации объекта. Он используется для упрощения обработки информации в первичных документах. Например, код 5002 обозначает выдачу денежных средств из кассы в подотчётной форме.
Подобные классификации являются стандартом, обязательным для исполнения всеми хозяйственными субъектами. Также большую роль в стандартизации и унификации документов играют ГОСТы, типовые проектные решения межотраслевого характера, обработка данных с использованием ЭВМ, пакеты прикладных программ.
Движение качественно обработанной исходной документации по определённым маршрутам от места формирования или появления в учреждении до сдачи в архив на хранение или отправки физическим и юридическим лицам, в них заинтересованным, называется документооборотом.
По назначению
Существует классификация документов в бухгалтерском учете по назначению:
- Оправдательные (исполнительные) – подтверждение совершения операции (квитанции, акты, накладные).
- Распорядительные – включают в себя указание на выполнение какой-либо операции (распоряжения, платёжные поручения банку, чеки, доверенности, приказы и т. п.)
- Бухгалтерского оформления – такие документы, которые подготавливают учётные записи (распределительные и группировочные ведомости, справки-расчёты и т. п.)
- Комбинированные – документы с одновременным содержанием приказа и подтверждения его выполнения (расчётно-платёжная ведомость, отчёт по начислению аванса).
По способу составления
- Первичные – оформляются для каждой хозяйственной операции в тот момент, когда она совершается (требования, кассовые ордера и т. п.).
- Сводные – составляются с опорой на первичные документы (отчёт склада, кассира и т. д.).
По составу хозяйственных операций
- Денежные – показывают движение денег и их наличие (облигации, чеки, кассовые ордера).
- Материальные – содержат данные о наличии и движении принадлежащего организации имущества.
- Расчётные – показывают расчёты предприятия с иными физическими или юридическими лицами (авансовые отчёты, платёжные поручения, расчётные чеки и т. п.).
По способу выражения хозяйственных операций и участку составления
- Разовые – отражают одну или несколько операций в тот момент, когда они производятся (кассовые ордера, накладные).
- Накопительные – оформляются в определённый временной период посредством накопления повторяющихся однотипных записей (например, табели учёта рабочего времени). По какому критерию еще проводится классификация бухгалтерских документов?
По методу заполнения
- Составленные вручную.
- Составленные с применением технического оснащения.
По месту оформления
- Внутренние – составляются непосредственно в организации (расчётно-платёжные ведомости, товарные отчёты).
- Внешние – поступившие от иных организация (например, выписки из банка).
Документооборот является отражением организационной сложившейся в учреждении структуры управленческого аппарата. Очень важно соблюдать сроки сдачи документов, поскольку нарушение их приводит к потере ими оперативности и актуальности.
Нами рассмотрена классификация документов в бухгалтерском учете.