Рубрики
...

Коммерческая информация: способы распостранения и особенности

Коммерческая информация представляет собой совокупность сведений и данных о деятельности предприятия, его организационной структуре, внешних и внутренних связях, технологиях производства и ассортименте выпускаемой продукции, а также прочих моментах, касающихся его деятельности.

Что относится к коммерческой информации

Без планомерного и регулярного обеспечения организации разного рода данными станет невозможной его работа. Коммерческой информацией называют следующие сведения:

  • данные о внешней среде предприятия (рынке, законодательных нормах, также деятельности конкурентов);
  • внутреннюю информацию (о производственной деятельности, резервах, а также "узких местах");
  • сведения о потребителях продукции и услуг организации (их финансовые возможности, а также возрастной, национальный, географический состав и так далее);
  • данные о конкурентах, а именно - ассортимент выпускаемой продукции, приемы сбыта, а также ценовая политика;
  • информацию о товарах и услугах, которые реализуются на рынке (качественный, количественный состав, а также стоимость);
  • данные о рыночном уровне цен;
  • информацию о каналах сбыта и распределения продукции, а также механизмах доведения их до конечного поставщика;
  • рекламные материалы, а также сведения об их эффективности.

коммерческая информация

Основные составляющие

Можно выделить следующие составляющие коммерческой информации:

  • деловая (относится к работе с контрагентами);
  • научно-техническая (описывает нововведения и технологию производства);
  • производственная (плановые и фактические показатели по выпуску продукции);
  • управленческая (организация руководства предприятием);
  • маркетинговая (сведения о рынке);
  • финансовая (денежные потоки).

Распространение коммерческой информации

Информация в коммерческой деятельности может распространяться двумя основными путями:

  • посредством периодической печати - в виде специализированных журналов и каталогов (стоит отметить, что они нуждаются в постоянном обновлении по мере изменения ситуации на предприятии);
  • путем создания электронных баз данных, которые могут содержать как комплексные сведения по каждому предприятию, так и детализацию по отдельным направлениям их коммерческой деятельности.

Важно понимать, что в состав коммерческой информации входят как данные, находящиеся в общем доступе, так и закрытые. К первым можно отнести контактные данные организации, имена ее руководителей, направления производственной и прочих видов деятельности, а также сведения о некоторых активах. Что касается закрытых данных, то они определяются организационной формой предприятия (это может быть информация о кредитах, партнерских соглашениях, технологиях производства и так далее) и не подлежат распространению.

коммерческая информация и коммерческая тайна

Виды коммерческой информации

Информация коммерческой организации подразделяется на несколько разновидностей:

  • открытые данные общего пользования (сюда можно отнести регистрационные и контактные данные организации, виды ее деятельности, а также ассортимент выпускаемой продукции или перечень предоставляемых услуг и прочие моменты, которые руководство предприятия не считает нужным скрывать);
  • информация, предназначенная для контролирующих органов (речь идет о разнообразных формах отчетности);
  • доступ к закрытым сведениям имеет только непосредственное руководство фирмы, а также ограниченный круг сотрудников (имеется в виду технология производства и используемые материалы, договорные отношения, а также прочая информация, которая является коммерческой тайной).

использование коммерческой информации

Роль коммерческой информации

Коммерческая информация должна быть достоверной и актуальной для обеспечения бесперебойной работы предприятия, а в особенности - его управленческого звена. Она позволяет правильно оценить сложившуюся ситуацию и принять соответствующие меры. В современных условиях коммерческая информация приобретает особую ценность, ведь она характеризуется целым рядом преимуществ:

  • дает возможность постоянно анализировать экономическую и производственную ситуацию;
  • используется при составлении планов, прогнозов, а также на стадии контроля; своевременное поступление достоверной информации дает организации ряд конкурентных преимуществ;
  • позволяет выяснить отношение к предприятию как со стороны клиентов, так и со стороны партнеров и конкурентов;
  • постоянный мониторинг ситуации во внутренней и внешней среде;
  • достаточный объем сведений о предприятии в открытом доступе улучшает его имидж и повышает уровень доверия;
  • позволяет вовремя вносить коррективы в стратегические цели организации; снижает риск понести убытки.

работа коммерческой информацией

Источники получения коммерческой информации

Коммерческая информация может быть получена из следующих источников:

  • маркетинговые исследования (могут проводиться самостоятельно, а также можно использовать информацию, предоставленную партнерами и контрагентами);
  • внутренняя документация фирмы (разного рода отчетные, а также текущие документы, которые оформляются для подтверждения проведения производственных операций);
  • внешние источники (статистическая информация специальных служб, организаций и агентств, которая публикуется в периодических изданиях и находится в открытом доступе).

Классификация коммерческой информации

Стоит отметить, что коммерческая информация достаточно неоднородна. В связи с этим была разработана следующая классификация:

  • По признаку времени:
    • ретроспективная (позволяет оценить ситуацию, которая сложилась в предыдущих периодах для корректировки будущих планов);
    • текущая (дает представление о нынешних результатах деятельности);
    • прогнозная (определяет предполагаемое состояние организации в будущих периодах).
  • Относительно этапа принятия управленческих решений:
    • констатирующая (описывает текущую ситуацию на предприятии в целом, а также в отдельных его подразделениях);
    • поясняющая (необходима для понимания факторов, которые привели к той или иной ситуации);
    • плановая (дает представление о будущем состоянии предприятия);
    • контрольная (позволяет оценить соответствие текущих показателей заявленным).
  • По охвату:
    • общая (вмещает в себя данные по предприятию в целом);
    • локальная (описывает состояние отдельных структур и подразделений организации).
  • В соответствии с назначением:
    • плановая (используется для определения будущих показателей);
    • учетная (заносится в документы для фиксации нынешнего положения дел);
    • нормативно-справочная (используется для приведения производственных процессов в соответствие з правилами);
    • статистическая (позволяет отследить динамику показателей за последние несколько периодов);
    • маркетинговая (описывает ситуацию на рынке).
  • По частоте поступления:
    • дискретная (поступает с определенной периодичностью);
    • эпизодическая (поступает единовременно, в случае возникновения необходимости);
    • непрерывная (применяется для мониторинга текущей ситуации).

информация в коммерческой деятельности

Коммерческая информация и коммерческая тайна

Существует отдельная категория данных, которые не подлежат распространению, а могут использоваться только ограниченным кругом сотрудников предприятия. Речь идет о такой категории, как конфиденциальная коммерческая информация. Это задокументированные сведения, доступ к которым ограничен не только внутренним уставом фирмы, но также и законодательными нормами.

Стоит отметить, что нельзя отождествлять такие понятия, как коммерческая информация и коммерческая тайна. Последняя охраняется нормативно-правовыми актами. Можно сказать, что государственное законодательство дает предпринимателю право засекретить ряд сведений о деятельности своей организации. Это связано с тем, что обнародование некоторых данных может нанести серьезный материальный ущерб. Таким образом, можно говорить о том, что коммерческая тайна несет определенную ценность и выгоду предпринимателю до тех пор, пока она неизвестна третьим лицам. При этом их сокрытие не должно наносить вред обществу.

коммерческая информация предприятия

Информация, составляющая коммерческую тайну

К коммерческой тайне можно отнести следующие категории данных:

  • научно-техническая информация (технология производства продукции, конструкция оборудования, изобретения, патенты, программные продукты, методика организации работы на предприятии; технологические планы);
  • информация технологического характера (конструкторские чертежи, химические формулы, планы относительно производства и выпуска продукции);
  • финансовая информация (алгоритм формирования цены, прибыль, полученная от реализации продукции, банковские операции и финансовые потоки);
  • деловая информация (условия договоров и контрактов, организационные моменты, данные о контрагентах, коммерческая переписка).

конфиденциальная коммерческая информация

Что не может быть коммерческой тайной

Следующая коммерческая информация предприятии не может быть засекречена:

  • документы, относящиеся к учредительным, а также регистрационные и разрешительные свидетельства;
  • бухгалтерская отчетность, которая предоставляется в налоговые и прочие контролирующие органы, а также данные, свидетельствующие о платежеспособности;
  • информация о численности, структуре и составе персонала, а также уровне оплаты труда и соблюдения норм его безопасности;
  • данные о реализации потенциально опасной для человека продукции, а также документы, подтверждающие соблюдение антимонопольного законодательства;
  • данные о том, задействованы ли должностные лица в предпринимательской деятельности.

Защита коммерческой информации

Для того чтобы не допустить распространения конфиденциальных данных, на предприятиях применяются определенные средства. Коммерческой информации может быть обеспечена следующая защита:

  • разработка определенных инструкций, которые разъясняют работникам особенности и правила работы с данными;
  • назначение лиц, ответственных за сохранность коммерческой тайны;
  • создание системы контроля, в соответствии с которой будет осуществляться допуск работников к тем или иным данным;
  • обязательным моментом является подписание с каждым из сотрудников документов о неразглашении коммерческой тайны;
  • внедрение системы дополнительных поощрений для сотрудников, которые имеют дело с засекреченными данными;
  • автоматизация системы защиты информации;
  • непрерывный контроль со стороны руководства.

Недобросовестные методы получения коммерческой информации

Свод данных о внутренней и внешней среде предприятия является коммерческой информацией. Ряд предприятий может попытаться добыть ее недобросовестными методами:

  • распространение данных самими служащими (сознательно или непреднамеренно);
  • шантаж руководства или сотрудников, имеющих доступ к соответствующим данным;
  • провокационные или наводящие вопросы в ходе конференций или презентаций;
  • кража документов;
  • скрытное наблюдение (самостоятельное, при помощи наемных лиц или же посредством специальной техники);
  • переманивание работников с конкурирующей фирмы;
  • подкуп сотрудников;
  • прослушивание телефонных разговоров или перехват сообщений.

Выводы

Использование коммерческой информации во многом обусловливает эффективное функционирование фирмы. Это полная совокупность сведений о деятельности предприятия, которую используют руководителя для принятия управленческих решений, а также внешние пользователи с целью знакомства с организацией.

Стоит отметить, что коммерческая информация может быть как открытой (доступной всем без исключения), так и закрытой (которой может пользоваться только определенный круг лиц). При этом законодательство четко регулирует перечень данных, которые не могут быть засекречены. Что же касается сокрытие тех или иных фактов, то оно не должно наносить ущерба обществу.

С целью защиты коммерческой информации в организации предпринимаются определенные меры. Так, ограничивается круг лиц, которые имеют доступ к ней, а также подписывается договор с сотрудниками о недопустимости разглашения. За обнародование конфиденциальных данных вводится ответственность. Автоматизация системы защиты информации при помощи современных компьютерных технологий находится в приоритете. Тем не менее руководство также должно лично осуществлять контроль данного вопроса.