В последние годы в кадровой практике российских предприятий появился новый документ под названием «рекомендательное письмо». Правда, сейчас его запрашивает только руководство крупных компаний при выборе специалистов на замещение вакантных должностей.
Важный документ
Среди деловых бумаг есть много таких документов, о которых стоит поговорить более подробно. При устройстве на работу каждый человек представляет в кадровую службу пакет обязательных документов. По одним можно определить его возраст и семейное положение, по другим – квалификацию и профессиональные навыки, а третьи описывают весь трудовой путь. Но они не дают стопроцентной гарантии, что будущий сотрудник в состоянии справиться с новой должностью. Порой кадровики прибегают к хитрости и звонят на предыдущее место работы, чтобы получить нужную информацию, как говорится, из первых рук. Иногда просят самого кандидата принести такую бумагу от прежних руководителей. На деловом языке она называется «рекомендательное письмо».
В нем дается подробное описание личных и деловых качеств сотрудника. Некоторые путают рекомендательное письмо и характеристику. Отличие между ними кроется в самом названии. Если второй документ характеризует человека как работника и специалиста, то первый рекомендует его или передает мнение, которое сложилось о нем у бывшего руководства.
Немного истории
Интересно, что первое рекомендательное письмо появилось еще в Средневековье. Одно время такие бумаги использовались для подтверждения личности. Все помнят знаменитого Д'Артаньяна из известного романа Александра Дюма. Отправляясь в столицу, он брал с собой именно такие письма. Зачем они были нужны? Здесь все просто. Во-первых, в те времена не существовала паспортов или иных документов, удостоверяющих личность. Во-вторых, подобные письма являлись своеобразным гарантом или поручительством. Обычно люди, которые их составляли, имели определенный вес в обществе и хорошую репутацию. Естественно, что к их мнению прислушивались. В своей рекомендации известные особы коротко описывали конкретного человека, отмечая его положительные стороны. Кроме того, они иногда делали приписку с просьбой посодействовать предъявителю в решении его вопросов. Такие письма заверялись сургучными печатями и другими знаками отличий. Однако это не мешало некоторым гражданам подделывать подобные документы. Иногда аналогичные случаи встречаются и в наши дни.
Правила составления документа
Не каждый в состоянии правильно написать рекомендательное письмо. Образец такого документа можно составить самостоятельно. Нужно только знать его структуру и несколько основных правил.
Для начала стоит отметить, что для такого письма обязательными являются следующие реквизиты:
- фирменный бланк;
- подпись руководителя компании-рекомендателя;
- круглая печать;
- дата составления (лучше если это будет исходящий номер).
Теперь можно браться за само рекомендательное письмо. Образец представляет собой текст, который условно лучше разбить на несколько частей:
- Вступительная. Она содержит короткую информацию о том, кому дается рекомендация. Обычно это одно предложение, в котором указывается фамилия и инициалы работника, занимаемая им должность и два-три самых ярких эпитета, дающих оценку его личности.
- Основная. Она описывает личные и профессиональные качества работника.
- Заключение содержит в себе вывод обо всем выше сказанном. Здесь рекомендатель, как правило, высказывает свои сожаления о том, что вынужден был в свое время расстаться с таким хорошим сотрудником и рад за его нового нанимателя.
Особая работа
Люди многих должностей вынуждены предоставлять своему новому работодателю рекомендательное письмо. Пример такого документа индивидуален для каждого человека, учитывая его специальность, навыки и характер.
Кроме того, особый отпечаток накладывает и само рабочее место. В последнее время подобный способ сбора информации о кандидатах популярен в сфере услуг, когда человека нанимают для работы по хозяйству. Это может быть гувернантка, няня, сиделка, садовник или водитель. Работодателем в этом случае выступает частное лицо, которое хотело бы заранее знать, кого пускает в свой дом. Осторожность тут будет не лишней. Взять, к примеру, профессию домработницы. Чтобы попасть в хорошую семью, она должна быть конкурентоспособна. Отбор проводится очень тщательно, ведь каждый хочет иметь у себя лучшего специалиста. Чтобы заинтересовать будущего хозяина кандидату желательно иметь не одно рекомендательное письмо. Пример его составления рассмотрен чуть выше.
Методика написания
В последнее время многие наниматели стали требовать от потенциальных работников предоставить им свои рекомендации. Некоторые даже воспринимают этот документ как обязательное приложение к резюме. Но это не всегда возможно, ведь каждый уважающий себя руководитель согласится составить рекомендательное письмо сотруднику только в том случае, если он действительно считает его хорошим специалистом и человеком.
Ведь подобной бумагой он берет на себя некую ответственность. Кто захочет поручиться за лодыря или нарушителя порядка? В своем письме рекомендатель как бы отвечает на следующие вопросы:
- Как он может охарактеризовать своего бывшего сотрудника?
- Какие слабые и сильные стороны были замечены в нем во время работы?
- Имели ли место какие-либо негативные моменты?
- В чем состояла причина увольнения?
Все это позволяет судить о том, насколько ценным был данный сотрудник. Имея у себя такой объем информации, руководитель уже может иметь более четкое представление о кандидате и принимать окончательное решение.
Рекомендация юридическому лицу
В хороших отзывах нуждаются не только физические лица. Иногда требуется составить и рекомендательное письмо компании. Происходит это по разным причинам. К примеру, предприятие участвует в тендере на выполнение определенного объема работ. Чтобы подтвердить свое превосходство помимо экономических показателей ему стоит предоставить отзывы своих бывших партнеров. Здесь похожая ситуация.
Компании, которые ранее с ним сотрудничали, могут в письменной форме выразить свое мнение о совместной работе. Например, упомянуть о своевременном выполнении порученной работы и соблюдении установленных для этого сроков. Можно подчеркнуть высокий профессиональный уровень и компетентность сотрудников. Любые положительные моменты будут кстати. Заканчиваются такие письма обычно фразой о том, что фирма рекомендует всем данную компанию в качестве надежного и ответственного партнера. Если рекомендатель сам является серьезной и уважаемой организацией, то такой документ может стать решающим фактором, определяющим выбор.