Пересорт товара - это случай одновременной недостачи и излишков товарно-материальных ценностей, которые имеют одно и то же наименование, но при этом относятся к различным сортам. Подобное часто происходит по ошибке кладовщиков торгового представителя или же сборщиков поставщика.
Как проявляется
Пример, демонстрирующий, что значит пересорт товара, выглядит следующим образом. По документам на складе должно оставаться муки высшего сорта 10 кг, и муки 1 сорта тоже 10 кг. Но при проверке было установлено, что на самом деле на складе осталось муки высшего сорта 9 кг, а муки 1 сорта – 11 кг. Если проанализировать итоги проверки, то можно сказать следующее:
- Проверялся остаток товара одного наименования – мука.
- Муки высшего сорта не хватает 1 кг. Такое положение относится к недостаче.
- Муки 1 сорта больше на 1 кг. Этот случай носит название излишков.
Следует отметить, что пересортицу можно выявить только тогда, когда на складе сохранились остатки товара одного наименования.
Законодательством не урегулированы действия работников в случае возникновения пересорта. В настоящее время это определяется Инструкцией по инвентаризации основных средств №69.
Как происходит
Причин возникновения пересортицы может быть несколько. Вот некоторые из них:
- Работа с персоналом на низком уровне. То есть он не обучается. К самостоятельной работе допускается непрофессиональный персонал.
- В период поступления товара кладовщик неправильно оприходовал товар.
- Были неправильно выписаны накладные документы при выдаче товара со склада.
- Слабый контроль над ведением делопроизводства на складе.
- Нарушение инструкций, определяющих порядок хранения и учёта материально-товарных ценностей на складе.
- Ошибки, допускаемые кассирами в торговых залах, при отпуске товара покупателям.
- Нарушение порядка маркировки продукции.
- Недобросовестное отношение к выполнению своих обязанностей работников, имеющих дело с материально-товарными ценностями.
- Имеются случаи злоупотреблений материально ответственных лиц.
- Документы оформлялись различными работниками. Так, приходный ордер может быть сделан начальником цеха, а накладную на отпуск со склада выписывает кладовщик. В эти документы может быть вписан товар одного наименования, но сорт указан другой или совсем не проставлен.
- Некачественное расследование возникшей пересортицы. Виновные не выявляются, и на них не накладываются взыскания.
Последствия
Руководители не всегда обращают внимание на наличие пересортицы, не вникают в причины её возникновения. Многие считают, что не может принести больших убытков или же перекроется излишками незначительный пересорт товара.
Это далеко не так! Дело в том, что такой подход порождает злоупотребление отдельными материально ответственными лицами. А с другой стороны, при большом товарном обороте пересортица может привести к значительным убыткам. Исходя из этого, руководителю предприятия следует организовать контроль над перемещением материалов, а также разработать мероприятия, снижающие её размер.
Какие же опасности таит в себе пересорт товара? Это событие может провоцировать следующие проблемы:
- появляется недостача некоторых товаров, которую невозможно перекрыть образовавшимися излишками;
- может возникнуть ситуация, которая приведёт к большим убыткам;
- возникает путаница в бухгалтерских документах, и, чтобы её устранить, необходимы дополнительные людские ресурсы;
- может нарушиться система заказа товара, потому что она будет основываться на искажённых данных об остатках;
- могут возникать недоразумения с покупателями.
В названной ситуации составляется соответствующий документ. Образец акта пересорта товара мы предлагаем в статье.
Меры предотвращения
Практика показывает, что пересортица обычно возникает на предприятиях, где не уделяется внимание стандартизации торговых процессов. В результате пересортица может существенно снизить финансовую стабильность фирмы.
Многие задаются вопросом, а как можно минимизировать возникновение пересортицы? На каждом предприятии разрабатываются свои мероприятия по недопущению этого события. Однако имеются и общие действия, выполнение которых приводит к минимизации пересорта. К ним относятся:
- Разработка местной нормативной документации, в которой отражаются правила учёта и выдачи материальных ценностей. Это могут быть различные технологические пособия, положения, должностные инструкции или стандарты.
- Организация действенного контроля над выполнением всей нормативной базы на складах, а также на других участках и цехах, в которых осуществляется товарооборот.
- Регулярное проведение разъяснительной работы с персоналом.
- Внедрение автоматизированных процессов приёма и выдачи товара на базе специальных систем компьютерных технологий. Для этого широко следует внедрять персональные АВМ.
- Привлечение для работы с автоматизированными системами учёта материальных ценностей специально обученного персонала. Желательно, чтобы для этих работ использовался только постоянный штат.
- Организация частых мини-проверок наличия остатков товара.
- Чаще проводить аттестацию сотрудников. Это способствует постоянному повышению их квалификации. Такие работники меньше допускают ошибок.
Таким образом, наличие пересортицы может привести к возникновению немалых проблем. Однако от неё полностью избавится невозможно. Как же следует учитывать и оформлять наличие пересортицы?
Как составляется акт о пересорте товара
Наличие пересортицы может быть выявлено в процессе приёма товара или во время инвентаризации. Если она была обнаружена при получении товара от поставщика, то материально ответственное лицо или комиссия, которая была организована на период приёма товара, составляет соответствующий документ.
Акт пересорта товара, бланк которого по унифицированной форме № М-7 носит название «Акт о приёме товара», должен утверждаться руководителем предприятия.
Если пересортица выявлена в период проведения инвентаризации, то специальная комиссия должна составить протокол, в котором отражаются все выявленные недостатки и излишки товара.
Перед тем как принять решение - зачесть или нет, необходимо установить природу появления недостачи. Если она образовалась не за счёт естественной убыли запасов, а за счёт материально ответственных, то следует установить, что это за лица.
После установки виновных в протоколе инвентаризационной комиссии описываются подробности того, как возник пересорт товара. Это значит, что с повинных в нем должны быть взяты объяснения, которые прилагаются к протоколу. Объяснения берутся как от материально ответственных лиц, так и, если это необходимо, от членов инвентаризационной комиссии.
Затем составленный протокол в течение пяти дней должен быть рассмотрен и утверждён руководителем предприятия.
Кроме составленного протокола, пересортицу следует обязательно отразить в бухгалтерских документах. В них делается зачёт как по излишкам, так и по недостаче товара. Такие проводки производятся по счёту 28. Если товар в излишке, то это фиксируется в дебетовой его части. Если в недостаче, то проводки делаются в кредитовой области счета.
Заключение
Таким образом, первичным документом, на основании которого итоги инвентаризации отражаются в бухгалтерском учёте, есть протокол заседания специальной комиссии. Этим документом устанавливаются причины пересортицы, виновные лица, определяются суммы недостач и излишков. К этому протоколу прилагаются все перечни товаров, объяснительные всех ответственных и расчёты стоимости недостающих материальных ценностей и излишков.