Больничный лист - неизбежное явление в работе любой компании. Как правильно отразить его в отчетности по НДФЛ, чтобы избежать ошибок и штрафов? В этой статье мы подробно разберем все нюансы заполнения формы 6-НДФЛ при выплате пособий по временной нетрудоспособности. Узнаете обновленные правила, примеры и рекомендации экспертов.
1. Общие требования к 6-НДФЛ при выплате больничных
Форма 6-НДФЛ является одной из ключевых отчетных форм для работодателей. В ней отражаются все доходы сотрудников, с которых был удержан НДФЛ, а также информация об исполнении обязанностей налогового агента.
Структурно форма 6-НДФЛ состоит из двух основных разделов:
- Раздел 1. Данные об обязательствах и перечислениях налоговым агентом
- Раздел 2. Расчет сумм налога на доходы физических лиц
В разделе 1 указываются общие суммы налога к перечислению с разбивкой по срокам (ранее - и суммы полученных доходов). В разделе 2 приводятся данные о фактически полученных доходах и удержанном НДФЛ по категориям физических лиц.
При выплате больничных пособий они также должны найти отражение в обоих разделах 6-НДФЛ:
- В разделе 1 - общая сумма НДФЛ к уплате с больничных
- В разделе 2 - сумма выплаченных больничных и удержанного НДФЛ
С 2023 года вступили в силу изменения в порядке перечисления НДФЛ. Теперь налог по всем видам доходов физлиц, включая больничные пособия, перечисляется в одни сроки - не позднее 28 числа месяца.
Таким образом, при заполнении раздела 1 больше не требуется разделять НДФЛ на отдельные даты в зависимости от вида выплат, как это было ранее. В полях 021-024 указывается общая сумма налога к уплате с разбивкой только по платежным периодам.
Ответственность за ошибки в заполнении 6-НДФЛ сохраняется прежней - штрафы до 30% от неперечисленных сумм налога. Поэтому очень важно грамотно отражать больничные выплаты во избежание финансовых рисков для организации.
2. Порядок выплаты больничных в 2023 году
С 2021 года в России поэтапно внедряются изменения в порядке выплаты больничных листов. Если ранее весь период нетрудоспособности оплачивал работодатель, то теперь обязанность по выплате пособий разделена.
Так, при заболевании или получении сотрудником травмы работодатель выплачивает пособие только за первые 3 дня болезни. Начиная с 4-го дня оплату берет на себя Фонд социального страхования напрямую гражданину.
При этом для получения пособия от ФСС работодатель должен в установленный срок подать в фонд необходимый пакет документов по форме электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН). Иначе выплаты могут быть приостановлены.
Особый порядок действует для больничных по уходу за больным ребенком - их полностью оплачивает ФСС за свой счет.
Также никаких особенностей при выплате больничных нет для сотрудников, работающих удаленно. Первые 3 дня пособия выплачивает работодатель как обычно.
3. НДФЛ при выплате больничных
В соответствии с Налоговым кодексом РФ, пособия по временной нетрудоспособности облагаются НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Это общая ставка, которая применяется к основной части доходов физлиц.
Порядок удержания НДФЛ при выплате больничных таков:
- НДФЛ исчисляется и удерживается непосредственно при выплате пособия
- Удержанная сумма НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее 28 числа месяца, следующего за месяцем выплаты дохода
Таким образом, дата фактического получения больничного совпадает с датой выплаты, а срок перечисления НДФЛ единый для всех видов доходов.
За несвоевременную или неполную уплату НДФЛ с больничных организация может быть оштрафована на сумму от 5 до 30% от неуплаченной суммы налога (ст. 123 НК РФ).
"6 ндфл больничный" Отражение больничных в 6-НДФЛ
Итак, рассмотрим конкретные примеры того, как отразить информацию о больничных в форме 6-НДФЛ с учетом последних изменений в правилах.
Пример заполнения раздела 1
Допустим, в январе 2023 года организация выплатила больничные листы двум сотрудникам:
- 15 января - Иванову И.И. в размере 15 000 рублей
- 22 января - Петрову П.П. в размере 10 000 рублей
Сумма НДФЛ составила по ставке 13%:
- с выплаты Иванову - 1 950 руб.
- с выплаты Петрову - 1 300 руб.
В разделе 1 6-НДФЛ это будет отражено следующим образом:
| 021 | 28.01.2023 | 3 250 |
Так как обе выплаты попадают в один платежный период с 23.01 по 22.01, то вся сумма НДФЛ к уплате указывается по одной дате - 28.01.2023.
Заполнение раздела 2
В разделе 2 больничные отражаются так:
| 110 | 25 000 |
| 112 | 25 000 |
| 140 | 3 250 |
| 160 | 3 250 |
То есть указываются общие суммы полученного дохода (стр. 110 и 112) и удержанного НДФЛ (140 и 160).
"больничный в 6 ндфл" Если больничный выплачивается в одном отчетном периоде, а предоставлен в другом, особенности следующие. В 6-НДФЛ его следует отразить в том периоде, где производилась фактическая выплата. А в периоде получения листка нетрудоспособности данные по такому больничному указывать не нужно.
Для "переходящих" больничных срок уплаты НДФЛ также определяется исходя из даты выплаты пособия. В разделе 1 указывается последний день месяца, в котором осуществлена выплата.
Таким образом, при грамотном подходе к заполнению данных по больничным в 6-НДФЛ можно избежать ошибок и неточностей в отчетности.
Давайте рассмотрим еще один пример с "переходящим" больничным листом, который оформляется в одном отчетном периоде, а выплата пособия осуществляется в другом.
4. "Переходящий" больничный лист в 6-НДФЛ
Предположим, сотрудник Иванов болел и не работал с 10 по 20 декабря 2022 года. 21 декабря он вернулся на работу и предоставил листок нетрудоспособности в бухгалтерию.
В этот же день бухгалтер начислил Иванову пособие по больничному в размере 18 000 рублей. Однако выплата была произведена только 31 декабря вместе с заработной платой.
В этом случае в 6-НДФЛ за 4 квартал 2022 года данные по этому больничному указывать не нужно, поскольку фактической выплаты в декабре не было.
А вот в 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года больничный необходимо отразить полностью:
- в разделе 1 - срок уплаты НДФЛ 31.01.2023
- в разделе 2 - сумма выплаты 18 000 руб. и НДФЛ 2 340 руб.
5. Больничный и налог на доходы физлица
При получении больничных листов также возникает вопрос об их отражении в налоговой декларации по НДФЛ физического лица.
Согласно Налоговому кодексу, пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемые работодателем, подлежат обложению НДФЛ и должны включаться в декларацию 3-НДФЛ (п. 1 ст. 228 НК РФ).
При этом пособия, выплачиваемые за счет средств ФСС, не являются объектом налогообложения для физлица. Их декларировать не нужно.
Если работодатель осуществляет доплату к больничному до среднего заработка, то такая доплата подлежит обложению НДФЛ. Ее также необходимо включить в декларацию с кодом вида дохода 4800.
6. Начисление страховых взносов при больничных
Что касается уплаты страховых взносов при выплате больничных, то здесь действует особый порядок.
Согласно статье 9 Закона No 212-ФЗ, больничные пособия не подлежат обложению страховыми взносами. То есть работодатель не должен начислять с них взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование.
Исключение составляют случаи, когда в коллективном договоре предусмотрена доплата к больничному до среднего заработка сотрудника. Такая доплата облагается взносами в общеустановленном порядке.
Больничный за декабрь в 6 ндфл
Рассмотрим особенности отражения в 6-НДФЛ больничных листов, выданных в конце года, например в "декабре".
Если больничный за декабрь был начислен в декабре 2022 года, но фактически выплачен в январе 2023 года, то отразить его нужно следующим образом:
- В 6-НДФЛ за 2022 год данные по этому больничному не включаются
- В 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года больничный отражается полностью в обоих разделах
- Срок уплаты НДФЛ в разделе 1 - 31.01.2023
Такой подход позволяет избежать дублирования данных и отразить информацию в соответствующих отчетных периодах.