Перевод сотрудника на новую должность внутри компании - распространенная кадровая ситуация. Как грамотно оформить такой перевод юридически? В этой статье вы узнаете, когда нужно составлять дополнительное соглашение о переводе, кто может выступить с инициативой, что должно входить в соглашение и как правильно его оформить.
Когда нужно дополнительное соглашение на перевод
Дополнительное соглашение требуется в следующих ситуациях:
- При смене должности работника внутри компании;
- При изменении трудовой функции работника;
- При изменении условий оплаты труда;
- При смене графика работы сотрудника.
Не нужно дополнительное соглашение, если работник просто переводится в другое здание в том же городе, но его должностные обязанности не меняются. Также соглашение не требуется, если название должности меняется, но функции остаются прежними.
Правовой основой для заключения дополнительного соглашения о переводе является статья 72 Трудового кодекса РФ.
Кто может предложить перевод на другую должность
Инициатива о переводе работника на новое место может исходить как от работодателя, так и от самого сотрудника.
Работодатель имеет право перевести работника на другую должность в следующих случаях:
- При открытии нового подразделения;
- Для замещения временно отсутствующего сотрудника;
- В связи с производственной необходимостью.
Сотрудник может написать заявление о переводе на другую должность по собственному желанию, например:
- При желании сменить сферу деятельности;
- Для карьерного роста внутри компании;
- По состоянию здоровья.
В любом случае инициатива о переводе должна быть согласована между работником и работодателем.
Что должно входить в дополнительное соглашение на перевод
Дополнительное соглашение о переводе работника на другую должность должно содержать следующие сведения:
- Реквизиты и подписи работодателя и сотрудника;
- Указание на новую должность и должностные обязанности;
- Дата, с которой работник приступает к исполнению новых обязанностей;
- Новые условия оплаты труда;
- Срок действия соглашения;
- Дата подписания соглашения.
Также важно указать причины, повлекшие необходимость перевода сотрудника на новое место работы. Это поможет избежать спорных ситуаций в будущем.
Как правильно составить дополнительное соглашение на перевод
При составлении дополнительного соглашения о переводе работника на другую должность рекомендуется:
- Указывать должность в точном соответствии со штатным расписанием;
- Подробно прописывать новый функционал и обязанности работника;
- Уточнять размер оплаты труда с учетом новой должности;
- Согласовывать с работником дату вступления изменений в силу.
Распространенные ошибки при составлении дополнительного соглашения:
- Нечетко сформулированные обязанности работника;
- Несоответствие должности штатному расписанию;
- Отсутствие подписей одной из сторон;
- Несоответствие дат оформления и вступления соглашения в силу.
Вот пример правильно составленного дополнительного соглашения о переводе на другую должность.
Как видно из образца, документ соответствует всем требованиям и рекомендациям.
Оформление и регистрация дополнительного соглашения
После подписания дополнительного соглашения о переводе работника на другую должность необходимо:
- Зарегистрировать соглашение для учета кадровых изменений;
- Внести запись о новой должности в трудовую книжку сотрудника;
- Ознакомить с соглашением все заинтересованные стороны;
- Подготовить приказ о переводе работника на новую должность.
Дополнительное соглашение составляется в 2 экземплярах, по одному для каждой стороны. Оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу и хранятся у сторон.
Таким образом соблюдаются все требования Трудового кодекса РФ при оформлении перевода сотрудника на новую должность внутри организации.
Сроки уведомления о переводе на другую должность
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан уведомить работника о предстоящем переводе на другую должность не менее чем за 2 месяца.
Однако есть некоторые исключения для отдельных категорий сотрудников:
- Для работников в организации индивидуального предпринимателя срок уведомления сокращен до 2 недель;
- Для религиозных организаций срок уведомления составляет 7 дней.
Если работодатель нарушил сроки уведомления о предстоящем переводе, работник имеет право обратиться с жалобой в комитет по труду. В таком случае компания может быть оштрафована.
Чтобы избежать нарушений, рекомендуется заблаговременно уведомлять сотрудников о грядущих изменениях и согласовывать все детали перевода.
Временный перевод на другую должность
В некоторых случаях перевод работника на другую должность носит временный характер.
К таким ситуациям относятся:
- Замена временно отсутствующего сотрудника;
- Временное увеличение объема работ;
- Работа на период испытательного срока.
Срок временного перевода не может превышать одного года, согласно ТК РФ.
Во временном дополнительном соглашении обязательно прописывается конкретный срок перевода и дата окончания временной работы на новой должности.
Пример временного дополнительного соглашения о переводе:
Перевод в связи с состоянием здоровья
Если состояние здоровья работника ухудшилось, и он не может продолжать выполнять прежние обязанности, работодатель обязан предложить ему другую имеющуюся работу.
При этом должны учитываться:
- Рекомендации медиков;
- Квалификация и опыт сотрудника;
- Состояние здоровья работника.
В дополнительном соглашении в таких случаях указывается, что перевод осуществляется по медицинским показаниям. При отказе от предложенной должности работник может быть уволен.
Ответственность за нарушение процедуры перевода
Если работодатель нарушил установленную процедуру перевода работника, он может быть привлечен к ответственности:
- Административный штраф до 50 000 рублей;
- Обязанность оплатить моральный вред работнику;
- Отмена незаконного перевода по решению суда.
Работник также несет ответственность, если отказывается от законного перевода. В таком случае он может быть уволен по инициативе работодателя.
Как отказаться от перевода на другую должность
Работник имеет право отказаться от перевода на другую должность в следующих случаях:
- Если новая должность требует более низкой квалификации;
- При отсутствии у работника необходимых знаний и опыта;
- Если условия труда на новом месте неприемлемы;
- По состоянию здоровья.
Чтобы законно отказаться от перевода, работник должен написать обоснованное заявление в письменном виде и направить его работодателю.
Рекомендуется провести переговоры с руководством, чтобы найти варианты решения проблемы.
Отказ от законного перевода может стать основанием для увольнения работника по инициативе нанимателя.
Плюсы оформления перевода через дополнительное соглашение
Оформление перевода на другую должность через дополнительное соглашение имеет ряд преимуществ:
- Позволяет избежать конфликтов и недопонимания;
- Закрепляет новые условия работы в письменном виде;
- Дает дополнительные гарантии сотруднику от работодателя.
Благодаря дополнительному соглашению, перевод оформляется максимально прозрачно и корректно.
Риски неправильного оформления перевода
Если перевод оформлен неправильно, возникают следующие риски:
- Нарушение трудового законодательства;
- Возможные трудовые споры и разногласия;
- Ущемление прав либо работника, либо работодателя.
Поэтому важно грамотно составить дополнительное соглашение о переводе или проконсультироваться с юристом.
Ответы на частые вопросы по теме
Рассмотрим ответы на наиболее частые вопросы по теме перевода и дополнительных соглашений:
Как видно, многие нюансы можно прояснить, изучив дополнительные материалы и рекомендации по теме.
Информирование сотрудника о предстоящем переводе
Помимо официального уведомления о переводе, работодателю рекомендуется провести личную беседу с сотрудником. Это позволит:
- Подробно разъяснить причины и условия перевода;
- Ответить на все интересующие работника вопросы;
- Узнать мнение самого сотрудника и учесть его пожелания.
Такая беседа должна проходить в доброжелательной атмосфере. Работнику нужно предоставить время на раздумья и не торопить с решением.
Адаптация сотрудника на новом месте
После перевода работника на новую должность важно помочь ему адаптироваться:
- Провести необходимое обучение и инструктаж;
- Представить новому коллективу;
- Разъяснить особенности новых обязанностей;
- Назначить наставника на период адаптации.
Такой подход поможет работнику быстрее влиться в работу и почувствовать себя комфортно на новом месте.
Мотивация переводимого сотрудника
Чтобы перевод не вызвал снижения мотивации работника, рекомендуется:
- Объяснить перспективы карьерного роста на новом месте;
- Разработать программу бонусов за выполнение KPI;
- Поощрять инициативу и вовлеченность сотрудника.
При грамотной мотивации у работника появляется стимул качественно выполнять новые задачи.
Контроль периода адаптации сотрудника
В течение испытательного срока после перевода рекомендуется:
- Регулярно проводить мониторинг выполнения задач;
- Оказывать необходимую помощь и поддержку;
- Своевременно выявлять и решать возникающие трудности.
Такой контроль позволит оценить, насколько успешно идет адаптация сотрудника на новом месте.
Оценка результатов перевода сотрудника
Через 2-3 месяца после перевода следует оценить его результаты:
- Анализ показателей эффективности сотрудника;
- Опрос удовлетворенности в коллективе;
- Беседа с самим работником о новой должности.
Такая оценка поможет понять, насколько успешным было решение о переводе конкретного сотрудника.