Инструкция по делопроизводству - настольная книга любого сотрудника арбитражного суда. Знание всех ее нюансов поможет быстро разобраться в хитросплетениях судебной бюрократии и сэкономит массу времени.
История создания инструкции
Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах была утверждена Постановлением N 100 Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25 декабря 2013 года. Этот документ разработан на основе ряда федеральных законов и нормативных актов, регулирующих арбитражное судопроизводство и делопроизводство.
Цель создания инструкции - унификация и совершенствование документационного обеспечения деятельности арбитражных судов. Она устанавливает единые правила работы с документами на всех этапах их прохождения в суде.
Структура инструкции
Инструкция состоит из введения и 14 разделов:
- Общие положения
- Требования к работе с документами
- Прием и обработка корреспонденции
- Регистрация документов
- Рассмотрение документов руководством суда
- Организация исполнения документов
- Порядок подготовки и оформления отдельных видов документов
- Организация доставки документов
- Контроль исполнения документов
- Формирование дел
- Организация использования систем автоматизации
- Передача дел в архив
- Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
- Заключительные положения
В приложениях к инструкции приводится перечень арбитражных судов России, их индексы и адреса сайтов.
Ключевые разделы
Раздел 1 содержит основные понятия, используемые в инструкции, а также определяет круг лиц, на которых распространяются ее требования.
В разделе 2 перечислены общие правила работы с документами, обязательные для всех сотрудников арбитражных судов.
Раздел 3 регулирует порядок получения и обработки входящей корреспонденции в суде.
В разделе 4 приводятся единые требования к регистрации различных видов документов.
Раздел 11 посвящен использованию в арбитражных судах систем автоматизации делопроизводства и судопроизводства.
Ключевые положения инструкции
Инструкция устанавливает ряд важных требований к организации делопроизводства в арбитражных судах:
- Обязательность использования систем автоматизации на всех этапах работы с документами
- Сканирование всех поступающих бумажных документов
- Единые сроки регистрации документов
- Разграничение полномочий сотрудников по внесению информации в системы автоматизации
- Контроль за соблюдением инструкции возлагается на отдел делопроизводства
Также в инструкции детально прописаны функциональные обязанности различных категорий работников арбитражных судов в сфере делопроизводства.
Принципы организации делопроизводства
Согласно инструкции, в арбитражных судах может применяться централизованная или децентрализованная система делопроизводства.
При централизованной системе все операции с документами выполняет специализированное подразделение суда. Судьи получают уже сформированные дела для рассмотрения.
При децентрализованной системе (офис судьи) делопроизводство ведут помощники конкретных судей. Обработка документов происходит в офисе судьи, а в централизованное подразделение судебные дела поступают только после окончания их рассмотрения.
Выбор системы делопроизводства осуществляет сам суд. При этом нельзя применять разные системы в рамках одного арбитражного суда.
Ответственность за нарушение инструкции
Требования инструкции по делопроизводству обязательны для всех судей, работников аппарата суда и помощников судей. Они несут персональную ответственность за соблюдение этих требований и сохранность документов.
Контроль осуществляет отдел делопроизводства суда. Также текущий контроль в судебных составах и подразделениях возлагается на их руководителей.
Автоматизация процессов
Автоматизация делопроизводства в арбитражных судах реализуется с помощью двух групп информационных систем:
- Системы автоматизации судопроизводства (САС)
- Системы автоматизации делопроизводства (САД)
Кроме того, используются:
- Информационная система "Картотека арбитражных дел" (КАД)
- Информационная система "Банк решений арбитражных судов" (БРАС)
- И другие системы
Инструкция определяет основные задачи, которые решаются с помощью автоматизации:
- Регистрация и учет документов
- Контроль исполнительской дисциплины
- Формирование отчетности
- Обмен данными между судами
- Размещение информации о делах и судебных актах в сети Интернет
Использование систем автоматизации является обязательным для всех арбитражных судов России.
Работа с электронными документами
Инструкция предусматривает обязательное сканирование всех поступающих в суд бумажных документов. Полученные электронные образы размещаются в системах автоматизации в режиме ограниченного доступа.
Кроме того, инструкция регламентирует порядок работы с документами, поступившими в электронном виде через специальные сервисы на сайте суда или по электронной почте. Такие документы также подлежат регистрации в установленные сроки.
Хранение электронных дел
Согласно инструкции, информация о судебных делах и тексты судебных актов хранятся в Картотеке арбитражных дел (КАД) и Банке решений арбитражных судов (БРАС).
КАД является основным местом размещения таких документов в сети Интернет. Сюда выгружаются все данные о движении дела, а также тексты судебных актов, за исключением засекреченных.
Требования к системам автоматизации
Инструкцией установлен ряд требований к функционированию информационных систем автоматизации делопроизводства и судопроизводства:
- Обязательность использования судами утвержденных систем
- Наличие регламентов работы пользователей, утвержденных судом
- Разграничение полномочий пользователей по доступу и внесению данных в системы
- Отражение в системах всей информации о движении документов и дел
- Возможность распечатки журналов, реестров и отчетов из систем
Контроль исполнения инструкции
Контроль исполнения требований инструкции возлагается на отдел делопроизводства арбитражного суда. Руководитель отдела организует ознакомление всех работников с инструкцией, а также осуществляет проверку соблюдения ее положений в подразделениях.
Текущий контроль в судебных составах и отделах осуществляют их непосредственные руководители. При выявлении нарушений могут инициироваться служебные проверки.
Ответственность работников суда
Все сотрудники арбитражного суда, включая судей и помощников судей, несут персональную ответственность за соблюдение инструкции по делопроизводству. К нарушителям могут применяться меры дисциплинарной и административной ответственности.
Контроль исполнения поручает председатель суда и руководители структурных подразделений. Оценка результатов работы сотрудников также должна учитывать соблюдение ими требований инструкции.