Большинство компаний хотят, чтобы их бизнес развивался стабильно и прибыльно. Но без четкой системы внутреннего контроля достичь этого невозможно. Узнайте в нашей статье, как правильно организовать такую систему с помощью карты внутреннего финансового контроля.
1. Что такое внутренний финансовый контроль и зачем он нужен
Внутренний финансовый контроль - это система мероприятий внутри организации, направленных на проверку финансово-хозяйственной деятельности, соблюдения законодательства и выявление рисков.
Основные цели внутреннего контроля:
- Проверка законности и эффективности финансовых операций
- Предотвращение ошибок и злоупотреблений
- Выявление и минимизация рисков
- Повышение эффективности использования ресурсов
Внутренний контроль охватывает различные операции организации:
- Расчеты с контрагентами
- Учет основных средств
- Товарно-материальные запасы
- Расчеты по оплате труда
- Налоговые расчеты и отчетность
Субъектами внутреннего контроля являются сотрудники организации, осуществляющие проверку. Это могут быть ревизоры, аудиторы, контролеры.
Существует предварительный, текущий и последующий внутренний контроль. Каждый из них имеет свои задачи и особенности.
Наличие системы внутреннего контроля важно для организации, так как позволяет:
- Снизить риски ошибок и мошенничества
- Повысить эффективность деятельности
- Обеспечить достоверность отчетности
- Соблюсти требования законодательства
2. Нормативно-правовое регулирование внутреннего финансового контроля
Основным законом, регулирующим внутренний финансовый контроль, является Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Он устанавливает обязанность организаций осуществлять внутренний контроль.
Также действуют следующие нормативные акты:
- Приказ Минфина России от 07.09.2016 N 356н
- Постановление Правительства РФ от 28.11.2013 N 1092
- Приказ Росфиннадзора от 09.12.2021 N 486
Они регламентируют порядок организации и осуществления внутреннего контроля, требования к оформлению документов, проведению проверок.
Для государственных организаций действуют более жесткие требования и обязательные формы документов. Частные компании могут самостоятельно разрабатывать систему контроля.
Обязательными требованиями к внутреннему контролю являются:
- Периодичность и своевременность проверок
- Документальное оформление результатов
- Устранение выявленных нарушений
За нарушение требований к внутреннему контролю организации и должностные лица могут быть привлечены к административной или уголовной ответственности.
3. Карта внутреннего финансового контроля: назначение и суть
Карта внутреннего финансового контроля - это документ, в котором устанавливается порядок проведения контрольных мероприятий в организации.
Карта необходима для:
- Систематизации контрольных процедур
- Распределения обязанностей между контролерами
- Упорядочивания проведения проверок
Главное назначение карты - обеспечить плановый и организованный внутренний контроль в соответствии с требованиями.
Использование карты внутреннего контроля позволяет:
- Снизить трудозатраты на проведение проверок
- Исключить дублирование контрольных процедур
- Обеспечить полноту и своевременность контроля
4. Структура и содержание карты внутреннего финансового контроля
Карта внутреннего контроля, как правило, состоит из следующих разделов:
- Титульный лист
- Содержание
- Общие положения
- Перечень операций, подлежащих контролю
- Контрольные процедуры
В карте указываются:
- Объекты контроля
- Ответственные исполнители
- Сроки и периодичность проверок
- Методы и формы контроля
Обязательными реквизитами карты являются:
- Наименование организации
- Период действия
- Подпись руководителя
Карта может содержать график проведения проверок, перечень документов и другие элементы.
5. Порядок разработки карты внутреннего финансового контроля
Разработкой карты внутреннего контроля занимается, как правило, главный бухгалтер или финансовая служба организации.
Основные этапы создания карты:
- Анализ рисков
- Выбор контрольных процедур
- Распределение обязанностей
- Установление сроков и периодичности
- Согласование и утверждение
При разработке учитываются специфика деятельности организации, наличие кадров и другие факторы.
Для госорганизаций предусмотрены типовые формы карты контроля. Частные фирмы могут самостоятельно определять структуру документа.
Карта разрабатывается на год и утверждается приказом руководителя.
6. Порядок утверждения и актуализации карты внутреннего финансового контроля
Карта внутреннего контроля утверждается руководителем организации до начала планируемого года.
Актуализация карты рекомендуется не реже 1 раза в год.
Основания для изменения карты:
- Изменение законодательства
- Изменение структуры или видов деятельности организации
- Выявление недостатков существующей карты
Внесение изменений также оформляется приказом руководителя.
Таким образом, карта внутреннего контроля является гибким инструментом, который может регулярно совершенствоваться для повышения эффективности контроля в организации.
7. Организация системы внутреннего контроля на основе карты
Для организации эффективной системы внутреннего контроля на основе карты необходимо:
- Распределить обязанности между контролерами
- Установить сроки проведения проверок
- Определить формы и методы контроля
- Обеспечить фиксацию результатов проверок
- Проводить анализ результативности контроля
Результаты проверок рекомендуется фиксировать в актах, отчетах, журналах контроля.
Для повышения эффективности контроля можно:
- Автоматизировать процессы сбора и анализа данных
- Повышать квалификацию контролеров
- Совершенствовать методики проверок
В целом, внутренний контроль должен быть соразмерен масштабам и рискам деятельности организации.
8. Примеры карты внутреннего финансового контроля
Рассмотрим примеры структуры карты внутреннего финансового контроля.
Для коммерческой организации:
- Введение
- Перечень бизнес-процессов и рисков
- План проверок
- Формы и методы контроля
- Ответственные исполнители
Для казенного учреждения:
- Титульный лист
- Содержание
- Перечень операций
- Контрольные процедуры
- График проверок
Карта для казенного учреждения должна соответствовать установленным требованиям.
9. Особенности карты внутреннего контроля для госорганизаций
Для государственных организаций предусмотрены следующие особенности карты внутреннего контроля:
- Унифицированная форма
- Обязательное согласование
- Жесткий график проверок
- Формальные методы контроля
Карта контроля казенного учреждения обычно более детализирована и регламентирована.
10. Рекомендации по составлению карты внутреннего контроля
Чтобы составить эффективную карту внутреннего контроля, рекомендуется:
- Проанализировать специфику деятельности организации
- Выделить ключевые бизнес-процессы и риски
- Оптимизировать количество контрольных процедур
- Распределить полномочия контролеров
- Предусмотреть систему информирования о результатах
Карта должна регулярно актуализироваться. Это позволит повысить эффективность внутреннего финансового контроля.
11. Автоматизация процессов внутреннего контроля
Для автоматизации внутреннего контроля можно использовать специальные программы и информационные системы.
Это позволяет:
- Снизить трудозатраты на контроль
- Повысить оперативность проверок
- Систематизировать результаты
При выборе решения следует учитывать масштаб и специфику деятельности, объемы данных.
Автоматизация внутреннего контроля - важная тенденция для повышения его эффективности.
12. Типичные ошибки при организации внутреннего контроля
При организации внутреннего контроля встречаются следующие типичные ошибки:
- Формальный подход к разработке карты контроля
- Недостаточное внимание к анализу рисков
- Дублирование контрольных процедур
- Отсутствие системы информирования и обратной связи
- Низкая квалификация контролеров
Это приводит к снижению эффективности контроля и росту потерь от ошибок.
13. Как избежать ошибок при организации внутреннего контроля
Чтобы избежать типичных ошибок, необходимо:
- Подходить к разработке карты творчески, с учетом специфики компании
- Тщательно анализировать риски и выбирать оптимальные контрольные процедуры
- Четко регламентировать обязанности контролеров
- Автоматизировать процесс сбора и анализа данных
- Повышать квалификацию сотрудников
Система контроля должна совершенствоваться на основе обратной связи и результатов оценки ее эффективности.
14. Контроль расчетных операций с поставщиками и покупателями
Важным объектом внутреннего контроля являются расчетные операции с контрагентами. Контроль может включать:
- Проверку первичных документов
- Сверку расчетов
- Мониторинг задолженности
- Анализ условий договоров
Это позволяет минимизировать ошибки и риски в расчетах с поставщиками и покупателями.
15. Контроль операций с денежными средствами
Контроль движения денежных средств включает:
- Проверку кассовых операций
- Контроль расходования средств
- Мониторинг банковских операций
- Анализ дебиторской и кредиторской задолженности
Это позволяет выявлять отклонения, предотвращать хищения и нецелевое использование денежных средств.
16. Контроль затрат и результатов деятельности
Контроль затрат подразумевает:
- Проверку первичных документов по затратам
- Анализ отклонений фактических затрат от плановых
- Оценку обоснованности и эффективности затрат
- Контроль выполнения смет и бюджетов
Это позволяет оптимизировать затраты и повысить прибыльность деятельности.