Книга кассира-операциониста является одним из важнейших документов бухгалтерского и налогового учета в организациях, работающих с наличными денежными средствами. Правильное оформление и ведение этой книги позволяет контролировать движение наличных денег через кассу, выявлять ошибки, предотвращать возможные злоупотребления. В данной статье мы подробно рассмотрим порядок заполнения книги кассира-операциониста, приведем практические примеры и дадим ответы на часто задаваемые вопросы.
Ответы на часто задаваемые вопросы о книге кассира-операциониста
Вопрос: Нужно ли вести книгу кассира-операциониста при работе с онлайн-кассой?
Ответ: С введением онлайн-касс ведение книги кассира-операциониста стало необязательным. Однако организация может продолжать заполнять эту книгу по своему усмотрению.
Вопрос: Можно ли вносить исправления в книгу кассира-операциониста?
Ответ: Да, исправления можно вносить в установленном порядке - зачеркиванием неправильных данных и записью верных рядом с указанием "Исправленному верить" и заверением подписями ответственных лиц.
Вопрос: Как часто нужно сдавать книгу кассира-операциониста в бухгалтерию?
Ответ: Книгу кассира-операциониста рекомендуется сдавать в бухгалтерию ежемесячно вместе с остальными отчетными документами по кассовым операциям.
Порядок хранения книги кассира-операциониста
Книга кассира-операциониста должна храниться в металлическом сейфе или опечатанном металлическом шкафу в помещении кассы. Доступ к книге разрешен только кассиру-операционисту и контролирующим лицам - кассиру-контролеру, главному бухгалтеру, руководителю организации.
Завершенные и проверенные книги кассира-операциониста сдаются в бухгалтерию, где хранятся в течение 5 лет. После истечения срока хранения книги могут быть уничтожены по акту о выделении к уничтожению документов.
Ответственность за нарушение порядка ведения книги кассира-операциониста
Ответственность за правильное и своевременное заполнение книги кассира-операциониста несет кассир-операционист. За нарушение правил ведения книги предусмотрена дисциплинарная и административная ответственность.
Нарушениями считаются:
- Несвоевременное или неполное заполнение книги
- Исправления и помарки в книге без надлежащего оформления
- Неверное отражение данных об операциях с наличностью
- Несоблюдение правил хранения книги кассира-операциониста
За указанные нарушения к кассиру могут быть применены дисциплинарные взыскания вплоть до увольнения.
Автоматизация учета с использованием книги кассира-операциониста
Для автоматизации процесса учета кассовых операций можно использовать специальное программное обеспечение, позволяющее вести электронную книгу кассира-операциониста. Программа автоматически заносит все данные из фискальных документов контрольно-кассовой техники и формирует электронные записи по аналогии с бумажной книгой.
Электронная книга кассира-операциониста должна соответствовать установленной форме КМ-4. При необходимости из нее можно распечатать все записи на бумажном носителе.
Практический образец заполнения книги кассира-операциониста
Рассмотрим практический пример того, как заполнить книгу кассира-операциониста за 1 день работы.
(пример заполнения таблицы)
Таким образом, шаг за шагом заполняются все разделы образца книги кассира-операциониста на каждую рабочую смену. Главное при этом - соблюдать точность и аккуратность при внесении данных.
Рекомендации по хранению испорченных книг кассира-операциониста
Если книга кассира-операциониста была испорчена (потеряна, уничтожена и т.д.), рекомендуется составить акт о причинах ее порчи или утраты. Этот акт подписывается комиссией из представителей бухгалтерии и других ответственных лиц.
Испорченные книги кассира-операциониста хранятся в бухгалтерии вместе с актом о причинах порчи в течение срока, установленного для хранения книг (5 лет). По истечении срока хранения они уничтожаются в соответствии с правилами уничтожения документов, содержащих конфиденциальную информацию.
Порядок восстановления утерянной книги кассира-операциониста
Если книга кассира-операциониста была утеряна, необходимо восстановить ее данные. Для этого используются первичные документы по кассе за соответствующий период - кассовые чеки, Z-отчеты, отчеты о закрытии смены и т.д.
На основании этих документов составляется новая книга кассира-операциониста. Каждая запись заверяется подписями уполномоченных лиц и печатью организации.
Восстановленная книга регистрируется в налоговых органах. Факт утери и восстановления книги отражается в пояснениях к бухгалтерской отчетности.
Внесение исправлений в книгу кассира-операциониста последующими периодами
Если в предыдущих периодах были допущены ошибки в заполнении книги кассира-операциониста, их можно исправить записями в книге последующих периодов.
Для этого в текущей книге делается запись с указанием периода, за который вносятся исправления, суммы и содержания ошибки. Такая запись заверяется подписями в установленном порядке.
Этот способ позволяет исправить ошибки прошлых периодов без необходимости переписывать и перерегистрировать книги кассира-операциониста.
Акты сверки данных книги кассира-операциониста
Для контроля правильности ведения книги кассира-операциониста периодически (например, ежеквартально) проводится сверка ее данных с первичными документами по кассе.
Результаты сверки оформляются актом. В акте отражаются все расхождения данных с указанием периода, суммы и возможных причин. Акт подписывается кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации.
Выявленные расхождения подлежат исправлению в установленном порядке. Акты сверки прилагаются к книгам кассира-операциониста.
Особенности ведения книги кассира-операциониста в торговых предприятиях
В розничных магазинах и других торговых предприятиях книга кассира-операциониста ведется по каждому кассовому аппарату или кассовому узлу. Это связано с большим количеством касс и операций.
При наличии большого количества касс рекомендуется использовать автоматизированные системы для ведения электронных книг кассиров и свода данных в одну общую книгу предприятия.
Заполнение книги кассира-операциониста при возврате товаров
При возврате товаров покупателями через кассу соответствующие суммы возврата указываются в графе 15 "Сумма по возвращенным чекам" книги кассира-операциониста.
Данные о возвратах берутся из выданных покупателям чеков возврата, которые регистрируются в отчете о закрытии смены ККТ.
Особенности книги кассира-операциониста при осуществлении нескольких видов деятельности
Если организация ведет несколько видов деятельности через одну кассу (например, торговля и оказание услуг), допускается ведение одной книги кассира-операциониста без разделения по видам деятельности.
При этом в книге могут регистрироваться операции по разным видам деятельности организации через данную кассу. Главное, чтобы было обеспечено раздельное отражение выручки по видам деятельности в бухгалтерском и налоговом учете.
Порядок передачи книги кассира-операциониста при смене кассиров
При смене кассиров в течение рабочего дня книга кассира-операциониста передается от одного сменщика другому. Передающий кассир снимает Z-отчет и вносит данные в книгу, которую затем передает принимающему кассиру.
Принимающий кассир проверяет остаток наличности в кассе и расписывается в получении книги в установленном порядке. Все передачи книги между кассирами в течение дня оформляются подписями в этой книге.
Действия кассира при обнаружении недостачи или излишка денежных средств
Если при передаче книги кассира-операциониста между кассирами или при проверке выявлены недостача или излишек наличности, об этом делается запись в книге. Указываются дата, сумма и обстоятельства возникновения недостачи/излишка.
Такая запись заверяется подписями кассиров и контролирующих лиц. На основании записи в книге оформляются другие необходимые документы по выявленному несоответствию.