Неотфактурованные поставки - распространенное явление в бизнесе. Но не все предприниматели понимают, как правильно работать с такими поставками. В статье мы разберем, что такое неотфактурованные поставки, как их принимать к учету, какие ошибки чаще всего допускают компании и как их избежать. Узнайте все об особенностях учета неотфактурованных поставок, чтобы не платить штрафы и лишние налоги.
Что такое неотфактурованные поставки
Неотфактурованные поставки - это поставки товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые поступили на склад получателя без сопроводительных документов, подтверждающих стоимость этих ТМЦ. К таким документам относятся:
- Счет-фактура
- Товарная накладная
- Универсальный передаточный документ (УПД)
- Акт выполненных работ
То есть при неотфактурованной поставке известно только количество полученных ТМЦ, а их стоимость неизвестна. Это происходит по разным причинам:
- Поставщик отправил ТМЦ, но забыл или не успел оформить документы
- Документы затерялись при транспортировке ТМЦ
- Сбой в работе поставщика при оформлении документов
Чаще всего неотфактурованными поступают такие ТМЦ:
- Сырье и материалы
- Комплектующие
- Запасные части
- Готовая продукция
Особенность неотфактурованных поставок в том, что для их оприходования нужно самостоятельно определить стоимость ТМЦ. А после получения документов от поставщика стоимость придется скорректировать.
Как принять к учету неотфактурованные поставки
Чтобы правильно принять к учету неотфактурованные поставки, нужно придерживаться следующего порядка:
- Получить ТМЦ на склад и убедиться в их количестве
- Определить ориентировочную стоимость ТМЦ
- Составить акт о приемке ТМЦ без документов поставщика
- Сделать записи в учете на основании акта
Стоимость неотфактурованных ТМЦ можно определить так:
- По последней закупочной цене аналогичных ТМЦ
- По среднерыночной цене на данные ТМЦ
- В размере 1 руб. за единицу, если стоимость неизвестна
Акт о приемке ТМЦ составляется в произвольной форме с указанием:
- Наименования и количества полученных ТМЦ
- Ориентировочной стоимости
- Даты поступления
- Подписей членов комиссии
На основании акта в учете делаются стандартные записи по поступлению ТМЦ. Проводки зависят от выбранного способа оценки.
Ошибки при учете неотфактурованных поставок
При учете неотфактурованных поставок часто встречаются такие ошибки:
- Неправильное определение стоимости ТМЦ
- Нарушение сроков отражения неотфактурованных поставок в учете
- Некорректное оформление первичных документов
- Неполное отражение операций в бухгалтерском и налоговом учете
Например, стоимость ТМЦ может быть завышена или занижена по сравнению с рыночными ценами. Или акт о приемке составлен с нарушением требований к его реквизитам. Это приводит к искажению данных бухучета и налоговых рисках.
Как исправить ошибки в учете неотфактурованных поставок
Чтобы исправить ошибки при учете неотфактурованных поставок, нужно:
- Выявить и проанализировать допущенные ошибки
- Определить способ корректировки для каждого вида ошибок
- Внести корректировочные записи и дополнить документы
- Проверить отражение исправлений в отчетности
Если была неверно определена стоимость ТМЦ, то после получения документов от поставщика нужно сделать дополнительные проводки на сумму разницы в стоимости.
При обнаружении ошибок в первичных документах их надо аннулировать и составить заново с правильными реквизитами.
Все исправления в учете должны найти отражение в бухгалтерской и налоговой отчетности за соответствующие периоды.
Как избежать ошибок при учете неотфактурованных поставок
Чтобы избежать ошибок при учете неотфактурованных поставок, рекомендуется:
- Тщательно выбирать способ оценки стоимости ТМЦ с учетом всех обстоятельств
- Соблюдать сроки оприходования ТМЦ и составления первичных документов
- Проверять правильность оформления актов приемки
- Контролировать полноту отражения операций в учете
Полезно автоматизировать учет неотфактурованных поставок в программе 1С. Это позволит снизить вероятность ошибок и упростит внесение корректировок.
Особенности НДС при учете неотфактурованных поставок
При получении неотфактурованных поставок также есть особенности по НДС:
- НДС нельзя принять к вычету, пока нет счета-фактуры
- После получения первички сумма НДС корректируется
- Есть риск доначисления НДС и пеней при неправильном вычете
Чтобы снизить налоговые риски, рекомендуется вести раздельный учет "входного" НДС по неотфактурованным поставкам.
Учет неотфактурованных поставок в 1С
Для автоматизации учета неотфактурованных поставок в 1С нужно:
- Настроить документооборот по таким поставкам
- Прописать алгоритм формирования актов приемки
- Указать порядок отражения операций и проводок
- Предусмотреть корректировки стоимости и НДС
Это позволит систематизировать учет, снизить трудозатраты и минимизировать ошибки при работе с неотфактурованными поставками в 1С.
Ответственность за нарушения при учете неотфактурованных поставок
За нарушения при учете и отражении в отчетности неотфактурованных поставок предусмотрена следующая ответственность:
- Административные штрафы за нарушение порядка учета, искажение отчетности
- Налоговые санкции за неправильное исчисление налогов
- Уголовная ответственность за значительные искажения, уклонение от уплаты налогов
- Возмещение убытков контрагентам
Например, при занижении стоимости неотфактурованных поставок уменьшается налоговая база по налогу на прибыль и может быть доначислен налог с пенями и штрафами.
Как отразить неотфактурованные поставки в 1С Бухгалтерии 8.3
В 1С Бухгалтерии 8.3 неотфактурованные поставки отражаются так:
- Создается документ "Поступление товаров и услуг"
- Указывается номенклатура и количество поступивших ТМЦ
- Заполняется ориентировочная стоимость без НДС
- Проводится документ, формируются записи по счетам учета ТМЦ и расчетов
После получения первичных документов создается документ "Поступление товаров и услуг" с уточненными данными о стоимости и НДС. Проводки корректируются автоматически.
Порядок списания неотфактурованных поставок в производство и реализацию
Списание неотфактурованных поставок при отпуске в производство или реализации осуществляется:
- По учетной цене, если она используется
- По ориентировочной стоимости, указанной при поступлении
- С корректировкой остатков и себестоимости после получения первички
Для этого в 1С создаются стандартные документы "Требование-накладная", "Реализация товаров и услуг" с заполненной ориентировочной себестоимостью.
Риски, связанные с неотфактурованными поставками
Основные риски, возникающие при учете неотфактурованных поставок:
- Завышение или занижение себестоимости продукции
- Неверный расчет налоговой базы и налогов
- Искажение данных бухучета и отчетности
- Штрафы и доначисления по результатам налоговых проверок
Чтобы минимизировать эти риски, следует тщательно выбирать способ оценки стоимости, соблюдать сроки учета и вносить своевременные корректировки.
Рекомендации по учету неотфактурованных поставок
Чтобы избежать ошибок при учете неотфактурованных поставок, рекомендуется:
- Четко определить порядок оценки стоимости в учетной политике
- Фиксировать дату поступления ТМЦ и составлять акты вовремя
- Отражать поступление в учете в том же периоде
- Вести аналитику для контроля корректировок
При соблюдении этих правил можно избежать существенных ошибок в учете и минимизировать риски, связанные с неотфактурованными поставками.
Особенности учета неотфактурованных поставок в торговых компаниях
В торговых компаниях при учете неотфактурованных поставок есть свои особенности:
- Чаще всего поступает готовая продукция от поставщиков
- Оценивать ТМЦ лучше по последним закупочным ценам
- Неотфактурованные ТМЦ сразу поступают в продажу
- Выручка по продажам корректируется после уточнения себестоимости
Поэтому особенно важно быстро оприходовать поступления и фиксировать ориентировочную оценку стоимости в актах, чтобы верно рассчитывать наценку и маржу по продажам.
Учет неотфактурованных поставок на производстве
В производственных компаниях при учете неотфактурованных поставок необходимо:
- Тщательно контролировать оприходование сырья и материалов
- Не допускать списания в производство без подтверждения стоимости
- Корректировать себестоимость готовой продукции после уточнения затрат
Это важно, чтобы не допустить искажения данных о затратах на производство и рентабельности продукции. Рекомендуется вести раздельный аналитический учет неотфактурованных поставок.
Неотфактурованные поставки и налог на прибыль
Неотфактурованные поставки влияют на расчет налога на прибыль:
- Учитываются в расходах только после подтверждения стоимости
- Могут привести к доначислению налога и пеней при неверной оценке
- Требуют контроля разницы между бухучетом и налоговым учетом
Чтобы минимизировать налоговые риски, следует вносить своевременные корректировки в налоговые регистры при изменении стоимости неотфактурованных поставок.
Аудит неотфактурованных поставок
При аудите неотфактурованных поставок проверяется:
- Первичное оформление и своевременность оприходования
- Обоснованность выбранного метода оценки стоимости
- Своевременность корректировок оценки и данных учета
- Полнота отражения операций в отчетности
Выявленные в ходе аудита ошибки должны быть исправлены и учтены при формировании бухгалтерской и налоговой отчетности.
Меры по совершенствованию учета неотфактурованных поставок
Для совершенствования учета неотфактурованных поставок рекомендуется:
- Разработать регламент учета и контроля таких операций
- Повысить оперативность обмена документами с поставщиками
- Настроить автоматизированные контроли и уведомления в 1С
- Регулярно проводить внутренний аудит и анализ ошибок
Это позволит минимизировать риски и повысить эффективность учета неотфактурованных поставок.
Раздельный учет неотфактурованных поставок
Для улучшения контроля за неотфактурованными поставками имеет смысл организовать их раздельный учет. Для этого можно:
- Открыть отдельные субсчета в рамках счетов учета ТМЦ, например, 10.1 "Неотфактурованные поставки"
- Ввести дополнительные аналитические признаки для таких операций
- Формировать отдельные регистры в 1С для неотфактурованных поступлений
Это позволит четко отслеживать остатки и обороты по таким операциям, контролировать своевременность корректировок.
Взаимодействие с поставщиками по неотфактурованным поставкам
Для снижения рисков, связанных с неотфактурованными поставками, важно наладить оперативное взаимодействие с поставщиками:
- Согласовать регламент обмена документами
- Определить ответственных с обеих сторон
- Установить контрольные сроки передачи недостающих документов
- Настроить электронный документооборот
Благодаря этому поставщики смогут своевременно присылать недостающие документы, а бухгалтерия - оперативно корректировать данные по таким поставкам.
Порядок списания неотфактурованных запасов
Списание неотфактурованных запасов происходит по правилам ФСБУ 5/2019:
- В производство и реализацию - по учетной цене или оценке при поступлении
- При выбытии - по способу ФИФО или средней стоимости
- С корректировкой остатков и себестоимости после уточнения фактической стоимости
Для контроля списания рекомендуется применять отдельные субсчета или аналитику по неотфактурованным остаткам в 1С.
Проверка неотфактурованных остатков при инвентаризации
При проведении инвентаризации необходимо обращать внимание на остатки запасов по неотфактурованным поставкам. Нужно проверить:
- Своевременность оприходования таких запасов
- Корректность определения оценочной стоимости
- Наличие документов для корректировки оценки
- Соответствие остатков данным учета
Это поможет выявить проблемы и неточности, требующие исправлений.
Анализ ошибок в учете неотфактурованных поставок
Для совершенствования учета полезно регулярно анализировать типичные ошибки, допускаемые в отношении неотфактурованных поставок:
- Несвоевременное оприходование
- Некорректная оценка стоимости
- Задержки с корректировками
- Неполнота отражения в учете и отчетности
На основе анализа можно выработать меры по исключению подобных ошибок в дальнейшем.