Акт отбора проб образцов - важный документ для предприятий, производящих и реализующих продукцию. От того, насколько правильно он оформлен, зачастую зависит дальнейшая судьба партии товара. Давайте разберемся, какие требования предъявляются к акту отбора проб образцов, как его заполнять, и что нужно учитывать при отборе самих образцов.
Назначение и содержание акта отбора проб образцов
Акт отбора проб образцов - это документ, который составляется при отборе образцов продукции для проведения лабораторных испытаний. Цель акта - зафиксировать факт отбора образцов, их количество, а также основные сведения о продукции.
Составлять акт могут представители контролирующих органов, а также сотрудники самого предприятия в случае внутреннего контроля качества. Акт составляется в нескольких экземплярах - для предприятия, контролирующей организации и лаборатории.
Структура акта отбора проб образцов
- Наименование документа
- Дата и место составления
- Сведения о предприятии
- ФИО и должности присутствующих лиц
- Сведения об отобранных образцах
- Подписи участников
Акт отличается от других сопроводительных документов тем, что не подтверждает качество и безопасность продукции, а лишь фиксирует факт отбора образцов.
Порядок заполнения реквизитов акта отбора проб образцов
Рассмотрим последовательно порядок заполнения каждого пункта акта отбора проб образцов. В наименовании указывается полное название документа: "Акт отбора проб (образцов)". Указывается дата составления акта в формате ДД.ММ.ГГГГ. Также указывается место составления - адрес предприятия или склада, где производился отбор.
Например: Акт составлен «12» марта 2022 г. в складских помещениях ООО «Пример» по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 1.
Сведения о предприятии
Указывается полное наименование предприятия в соответствии с учредительными документами, его адрес, а также номер и дата выдачи лицензии на производство продукции (если это предусмотрено законодательством).
Перечисляются фамилии, имена, отчества и должности:
- Представителей предприятия
- Представителей контролирующей организации
- Иных присутствующих лиц (например, понятых)
Сведения об отобранных образцах
Это основная часть акта. Здесь указываются:
- Наименование и количество отобранной для испытаний продукции
- Номера партий, к которым относятся образцы
- Дата изготовления продукции
- Условия хранения на момент отбора
- Количество единиц продукции в каждой партии
- Общее количество отобранных единиц (нетто и брутто)
- Номера пломб или опечаток на транспортной упаковке
Данные об отобранных образцах заполняются на основании сведений, которые предоставляет предприятие.
Подписи участников
Акт подписывается всеми лицами, которые указаны в пункте "Присутствующие". Если кто-то отказывается или не может по каким-то причинам подписать документ, об этом делается отметка.
Акт составляется в двух экземплярах: один остается на предприятии, второй передается в лабораторию вместе с отобранными образцами.
Правила отбора проб образцов для акта
Отбор образцов для лабораторных испытаний - ответственная процедура, от которой зависит достоверность результатов анализа. Рассмотрим основные требования к отбору проб образцов.
Для каждого вида продукции существуют свои правила отбора количества образцов. Например, для пищевой продукции требуется минимум 2 образца из разных мест партии. Для опасных грузов количество образцов может доходить до 10.
Места отбора
Образцы отбираются из разных мест партии: сверху, снизу, из центра. Это позволяет получить усредненную пробу.
Для отбора образцов используется чистый инвентарь - ложки, щипцы, шпатели. Инвентарь должен быть изготовлен из материалов, инертных к данному виду продукции.
Упаковка и маркировка
Каждую единицу отобранного образца маркируют и упаковывают отдельно в чистую тару. Это необходимо, чтобы предотвратить порчу и потерю идентификации.
Таким образом, чтобы результаты лабораторных испытаний были объективными, необходимо строго соблюдать все правила отбора образцов для акта.