В последнее время наблюдается тенденция к росту автопарков компаний. Вместе с этим возникает задача грамотного распределения ответственности за вверенный транспорт. Как же правильно оформить закрепление автомобилей за водителями, чтобы обезопасить себя от возможных проблем? Давайте разберемся.
Назначение и правовые основы приказа о закреплении автомобиля за водителем
Приказ о закреплении автомобиля за водителем - это распорядительный документ, который издается руководством организации. Он позволяет решить несколько важных задач:
- Определить конкретное лицо, ответственное за эксплуатацию и техническое состояние транспортного средства
- Обеспечить целевое использование автомобиля согласно задачам организации
- Установить персональную ответственность за сохранность вверенного имущества
Такой приказ касается как рядовых сотрудников, назначаемых в качестве ответственных лиц, так и руководителей подразделений, осуществляющих контроль.
Правовой основой для издания приказа о закреплении автомобиля за водителем являются:
- Статья 212 Трудового кодекса РФ, определяющая обязанность работодателя обеспечивать безопасные условия труда
- Пункт 1 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. No 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения", устанавливающий требования к юридическим лицам, осуществляющим эксплуатацию транспортных средств
Таким образом, приказ позволяет соблюсти как правила охраны труда, так и безопасности дорожного движения при использовании служебного автотранспорта.
Требования к оформлению приказа о закреплении автомобиля за водителем
Приказ о закреплении автомобиля за водителем оформляется в соответствии с основными правилами ведения делопроизводства в организации.
Для составления приказа может использоваться как фирменный бланк организации, так и чистый лист формата А4. Текст допускается набирать на компьютере или писать от руки разборчивым почерком.
Рекомендуемая структура приказа:
- Наименование организации
- Название вида документа
- Дата и номер
- Заголовок
- Текст приказа
- Подпись
Приказ подписывается руководителем организации или лицом, имеющим соответствующие полномочия. Также подписи ставят назначенные ответственные лица.
После подписания приказ регистрируется в журнале учета, затем подлежит хранению и исполнению в течение установленного срока.
Содержание приказа о закреплении автомобиля за водителем
Любой приказ должен иметь обоснование и правовое основание. В данном случае формулировка может выглядеть так:
В целях обеспечения безопасности дорожного движения, соблюдения требований охраны труда и правил эксплуатации транспортных средств на основании ст. 212 ТК РФ и п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 No 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения"
Далее следует распоряжение о закреплении конкретного автомобиля с указанием его марки, модели, государственного регистрационного знака, идентификационного номера (VIN).
После этого указывают фамилию, имя и отчество водителя, за которым закрепляется транспортное средство. Можно также прописать его должность и подразделение.
Важно установить срок, на который производится закрепление автомобиля. Чаще всего это делается до особого распоряжения руководства.
Кроме того, в текст приказа рекомендуется включить:
- Требование соблюдать правила эксплуатации транспорта и техники безопасности
- Указание об ознакомлении водителя и ответственных лиц с данным приказом
- Определение должностного лица, осуществляющего контроль исполнения приказа
Таким образом будут установлены все необходимые условия для обеспечения сохранности и целевого использования служебного автотранспорта.
В некоторых случаях приказ может дополняться приложениями. Например, к нему может прилагаться перечень передаваемых водителю документов на право управления и технические документы на автомобиль.
Также к приказу целесообразно приложить акт приемки-передачи автомобиля. В нем фиксируется техническое состояние, комплектность и особые отметки о внешнем виде машины.
Правильное содержание приказа о закреплении автомобиля позволит избежать разночтений и обеспечит необходимый уровень ответственности водителя за вверенное ему имущество.
Особенности приказа при закреплении нескольких автомобилей или водителей
В крупных организациях или на транспортных предприятиях за водителями может закрепляться сразу несколько единиц техники. В этом случае в приказе перечисляются все автомобили с их идентификационными данными.
Согласно требованиям за одним водителем может быть закреплено не более 3 транспортных средств одновременно. Это необходимо учитывать при формулировке приказа.
Бывают ситуации, когда к обслуживанию одного автомобиля привлекается группа ответственных лиц. Например, водитель, механик и инженер. В таком случае в приказе перечисляются все задействованные сотрудники, но их число не должно превышать четырех человек.
Для обеспечения непрерывности работы допускается назначение дублеров на период отпуска, больничного или командировки основных ответственных лиц. Порядок замещения также отражается в тексте приказа.
При необходимости в приказ могут вноситься изменения. Для этого издается новый приказ или дополнение к уже существующему. Например, при смене водителя или перераспределении автомобилей.
Гибкость в определении ответственных лиц и закрепляемого транспорта - важное преимущество приказа о закреплении автомобилей за водителями.
Типичные ошибки при составлении приказа о закреплении автомобиля за водителем
Чтобы избежать ошибок при подготовке приказа о закреплении автомобиля, рекомендуется обращать внимание на следующие моменты:
- Некорректные формулировки распоряжений, допускающие двойное толкование
- Отсутствие ссылки на основание или цель издания приказа
- Неточное или неполное указание идентификационных данных автомобилей
- Определение контролирующего лица, не имеющего соответствующих полномочий
- Превышение количества закрепленных автомобилей за одним водителем
Особое внимание стоит уделить корректному указанию ответственных лиц и их полномочий. Также важно правильно идентифицировать все закрепляемые транспортные средства по полному набору реквизитов.
Соблюдение основных рекомендаций при подготовке приказа поможет предотвратить ошибки и недочеты, которые в дальнейшем могут привести к проблемам в оформлении ответственности при эксплуатации автомобилей.
Акт о приемке-передаче автомобиля: особенности оформления
Акт о приемке-передаче автомобиля является обязательным приложением к приказу о закреплении транспортного средства за водителем. Этот документ позволяет зафиксировать техническое состояние авто на момент передачи его водителю.
Рекомендуемое содержание акта:
- Наименование организации
- Название документа
- Дата составления
- Данные об автомобиле (марка, модель, госномер)
- ФИО и должность водителя
- Перечень передаваемых документов на автомобиль и право управления
- Описание технического состояния автомобиля
- Указание на наличие повреждений или недостатков
- Подписи передающей, принимающей и ответственных сторон
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается представителем организации, передающим автомобиль (обычно начальник гаража или автопарка), а также водителем. Желательно также подписание механиком или инженером, проверившим техническое состояние.
Благодаря акту любые вопросы состояния и комплектности автомобиля на момент передачи водителю будут иметь документальное подтверждение. Это важно для разрешения возможных споров при обнаружении повреждений или недостач.
Образцы приказов о закреплении автомобилей за водителями
Рассмотрим на конкретных примерах, как может выглядеть приказ о закреплении автомобилей за водителями в организации.
Вариант приказа с отдельным актом о приемке автомобиля:
ПРИКАЗ No 145 от 12.05.2022
О закреплении служебного автомобиля за водителем Ивановым А.С.
В целях обеспечения сохранности автотранспорта и соблюдения правил его эксплуатации на основании приказа No 55 от 05.03.2022:
1. Закрепить автомобиль Мазда CX-5, госномер А123ВС190, идентификационный номер (VIN)JMZ123456000000 за водителем Ивановым А.С. с 12 мая 2022 года до особого распоряжения.
2. Иванову А.С. обеспечить соблюдение правил эксплуатации и техники безопасности при управлении закрепленным автомобилем.
3. Контроль возложить на начальника автопарка Сидорова П.Е.
Приложение: Акт приемки-передачи автомобиля на 2 л.
Генеральный директор И.О. Фамилия
Вариант приказа со встроенным текстом акта о приемке:
ПРИКАЗ No 189 от 05.08.2022
О закреплении служебных автомобилей за водителями
На основании приказа No 110 от 15.06.2022:
1. Закрепить с 10 августа 2022 года следующие автомобили за водителями:
- Toyota Camry, А111АА190, за Ивановым П.Д.
- Hyundai Solaris, В222ВВ190, за Сидоровым А.П.
2. Утвердить акты приемки-передачи автомобилей:
Автомобиль Toyota Camry, А111АА190, принял водитель Иванов П.Д. от начальника автопарка Семенова А.Л. Техническое состояние удовлетворительное. Повреждений и недостатков не обнаружено.
Автомобиль Hyundai Solaris, В222ВВ190, принял водитель Сидоров А.П. от начальника автопарка Семенова А.Л. Техническое состояние удовлетворительное. Имеется вмятина на правой задней двери размером 5х3 см.
3. Контроль возложить на заместителя директора по административным вопросам Смирнова Ю.Н.
Генеральный директор И.О. Фамилия
Таким образом приказ и акты приемки могут оформляться как отдельными документами, так и объединяться в один приказ для удобства.
Рекомендации по применению и хранению приказа о закреплении автомобиля за водителем
После подписания приказа рекомендуется сделать следующее:
- Поместить оригинал приказа в отдельную папку для распорядительных документов организации
- Ознакомить с приказом под подпись всех упомянутых в нем лиц
- Зарегистрировать приказ в журнале учета распорядительных документов
- Сделать заверенные копии приказа при необходимости
- Контролировать исполнение приказа в течение указанного срока
Срок хранения подлинника приказа - 5 лет с момента снятия его с контроля или замены новым распоряжением. После истечения срока приказ подлежит уничтожению по акту.
Приказ может быть отменен или переоформлен при смене ответственных лиц, изменении состава автопарка и в других случаях. При этом издается новый приказ.
На основании закрепления автомобиля водитель несет материальную ответственность за вверенное имущество и обязан обеспечивать его сохранность и правильную эксплуатацию.
Особенности приказа при совместном закреплении автомобилей за несколькими водителями
В крупных организациях практикуется совместное закрепление одного автомобиля за двумя и более водителями. Это позволяет обеспечить непрерывное использование транспорта в случае отпусков, больничных, командировок основных водителей.
При таком подходе в приказе перечисляются все ответственные лица, закрепляемые за конкретным автомобилем. Например:
1. Закрепить автомобиль Мерседес S-класс, госномер Х123ХХ190, за водителями:
- Иванов Иван Иванович - основной водитель
- Петров Петр Петрович - дублер
При этом основной водитель несет полную ответственность за автомобиль, а дублер - только в период его замещения. Такая градация обязанностей должна быть прописана в приказе.
Внесение изменений в приказ о закреплении автомобилей за водителями
По мере необходимости в первоначальный приказ могут вноситься изменения путем:
- Издания нового приказа, отменяющего действие предыдущего
- Утверждения дополнения к действующему приказу
- Издания приказа о внесении изменений в конкретный приказ
Это может потребоваться в таких случаях:
- Замена водителя
- Добавление или исключение автомобилей
- Изменение ответственных контролирующих лиц
- Продление срока действия приказа
Например, приказ о внесении изменений в приказ No 145 от 12.05.2022 может выглядеть так:
ПРИКАЗ No 212 от 23.08.2022
О внесении изменений в приказ No 145 от 12.05.2022
1. Пункт 1 приказа No 145 от 12.05.2022 изложить в следующей редакции:
"1. Закрепить автомобиль Мазда CX-5, госномер А123ВС190, идентификационный номер (VIN)JMZ12345600000 за водителем Сидоровым В.Е. с 23 августа 2022 года до особого распоряжения."
2. Контроль возложить на заместителя директора по общим вопросам Иванова П.А.
Генеральный директор И.О. Фамилия
Порядок отмены приказа о закреплении автомобиля за водителем
Действие приказа о закреплении автомобиля за водителем отменяется в следующих случаях:
- Истечение установленного срока закрепления
- Издание нового приказа в связи с кадровыми перестановками или изменением состава автопарка
- Увольнение водителя или перевод его на другую должность в организации
Для отмены предыдущего приказа издается новый приказ следующего содержания:
ПРИКАЗ No 228 от 12.11.2022
Об отмене действия приказа
В связи с увольнением водителя Сидорова В.Е. отменить действие приказа No 212 от 23.08.2022 о закреплении за ним автомобиля Мазда CX-5.
Основание: приказ об увольнении Сидорова В.Е. No 215 от 10.11.2022.
Генеральный директор И.О. Фамилия
Меры ответственности водителя по закрепленному за ним автомобилю
На основании приказа о закреплении транспортного средства водитель несет полную материальную ответственность за сохранность и техническое состояние вверенного ему автомобиля.
В случае поломки, аварии или утраты автомобиля по вине водителя ущерб может быть взыскан с него в соответствии с нормами трудового законодательства.
Для усиления ответственности целесообразно заключить с водителем договор о полной материальной ответственности. Тогда при недостаче или ущербе с него могут быть удержаны суммы в полном размере.
Оформление документов при ДТП с закрепленным за водителем автомобилем
При возникновении ДТП с участием служебного автомобиля, закрепленного за водителем, необходимо правильно оформить следующие документы:
- Извещение о ДТП
- Объяснительная записка от водителя
- Акт осмотра поврежденного транспортного средства
- Заявление в страховую компанию
- Претензия виновнику (при необходимости)
- Акт о списании запчастей и материалов на ремонт
Эти документы позволят зафиксировать обстоятельства происшествия, размер ущерба, обосновать затраты на восстановление автомобиля.
Освобождение водителя от ответственности по закрепленному автомобилю
Водитель может быть освобожден от материальной ответственности по закрепленному за ним автомобилю в следующих ситуациях:
- При увольнении водителя
- При передаче автомобиля другому ответственному лицу
- По истечении срока действия приказа о закреплении
- При издании приказа об отмене предыдущего закрепления
Для подтверждения факта освобождения от ответственности составляется акт возврата автомобиля, который подписывается водителем и представителем организации.
Порядок обжалования приказа о закреплении автомобиля за водителем
Водитель имеет право обжаловать приказ о закреплении за ним автомобиля, если считает его неправомерным или нарушающим свои интересы.
Для этого работник должен направить жалобу на имя руководителя организации, указав доводы, по которым он не согласен с приказом. Срок подачи жалобы - 1 месяц со дня ознакомления.
Если водитель не удовлетворен решением руководителя, он вправе обжаловать приказ в Государственную инспекцию труда или суд.
Дисциплинарные взыскания за нарушение приказа о закреплении автомобиля
За неисполнение приказа о закреплении транспортного средства водитель может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
Виды взысканий:
- Замечание
- Выговор
- Увольнение по соответствующим основаниям
Основаниями могут быть:
- Невыполнение требований по техническому обслуживанию
- Ненадлежащее хранение документов
- Эксплуатация автомобиля не по назначению
Привлечение к ответственности производится на основании действующего трудового законодательства.
Особенности приказа при закреплении грузовых автомобилей и спецтехники
При закреплении за водителями грузовых автомобилей или спецтехники в приказе указываются их технические характеристики:
- Грузоподъемность
- Мощность двигателя
- Габариты
- Тип кузова/надстройки
Эти данные важны для определения правил эксплуатации, требований к водителю, особенностей техобслуживания.
Кроме того, целесообразно указать:
- Сферу использования (строительство, коммунальное хозяйство, лесозаготовка и т.д.)
- Необходимость специальной подготовки водителя
- Требования по техническому обслуживанию
Закрепление автомобилей, находящихся в аренде или лизинге
Автомобили, полученные организацией по договорам аренды или лизинга, также могут закрепляться за водителями на общих основаниях.
При этом в приказе дополнительно указывают:
- Реквизиты договора аренды/лизинга
- Срок, на который получено транспортное средство
- Наименование лизинговой компании или арендодателя
Это необходимо для решения вопросов ответственности при повреждении, угоне или иной утрате арендованного/лизингового имущества.
Закрепление автомобилей, находящихся в собственности водителя
Допускается закрепление за водителем принадлежащего ему на праве собственности транспортного средства. В этом случае приказ оформляется по общим правилам, но с отражением права собственности.
Например:
1. Закрепить принадлежащий Иванову А.П. на праве собственности автомобиль марки Nissan Almera, гос. номер А555АА177, за водителем Ивановым А.П. для использования в служебных целях с 1 февраля 2022 года до особого распоряжения.
Закрепление личного автомобиля сотрудника оформляют только с его согласия и при условии полной компенсации расходов на эксплуатацию.
Особенности приказа при закреплении автомобилей образец за иностранными водителями
При закреплении транспортных средств за водителями-иностранцами в приказ добавляются сведения:
- Данные миграционной карты
- Данные документа, подтверждающего право на работу в РФ
- Реквизиты разрешения на временное проживание или вида на жительство
Это необходимо в целях контроля законности использования иностранной рабочей силы.
К приказу прилагаются копии документов водителя-иностранца, а также заверенный перевод прав управления транспортным средством.