Справка о периоде работы: образец, советы по получению

Справки о периоде работы часто требуются для решения юридических и бюрократических вопросов. Хотя заполнить такой документ кажется простым делом, на практике возникает много тонкостей. Давайте разберемся, как правильно оформить справку о работе, чтобы избежать проблем.

Общие требования к справкам о периоде работы

Справка о периоде работы не имеет утвержденной формы, поэтому работодатель может составить ее в произвольном виде. Однако по практике выработались определенные стандарты.

Документ оформляется на официальном бланке организации или с указанием всех реквизитов работодателя.
Указываются дата выдачи справки и период, который она подтверждает.
В справке перечисляются должности, которые занимал сотрудник, а также размер заработной платы.
Справка подписывается руководителем или кадровиком и заверяется печатью.

Структура и правила оформления

Рассмотрим структуру справки о работе более подробно.

Образец заполнения

Вот пример того, как может выглядеть заполненная справка о периоде работы:

СПРАВКА О ПЕРИОДЕ РАБОТЫ
Дана Иванову Ивану Ивановичу в том, что он действительно работал в ООО "Рога и копыта" с 02.05.2018 по 13.06.2022 в должности менеджера по продажам с окладом 45 000 руб.
Основание: заявление Иванова И.И. от 12.06.2022
Справка дана для предоставления в Пенсионный фонд.
И.О. Директора ООО "Рога и копыта" Петров П.П.
М.П.
12.06.2022

Как видно из образца, структура простая и лаконичная. Давайте разберем основные элементы подробнее.

Бланк

Лучше использовать официальный бланк организации, если он есть. Если нет, то укажите полное название фирмы, адрес, ИНН, ОГРН, контактные данные в верхней части листа.

Реквизиты

Помимо реквизитов организации, укажите:

дату выдачи справки;
порядковый номер (если есть);
наименование документа.

Эта информация размещается под реквизитами фирмы.

Период работы и должность

Главная часть справки - информация о трудовой деятельности сотрудника в вашей организации. Укажите точные даты приема на работу и увольнения, а также занимаемые должности. Пишите полные наименования, без сокращений.

Оклад

По просьбе работника в справку можно включить данные о размере заработной платы. Указывайте только оклад, без премий и надбавок.

Используя эти рекомендации, можно правильно заполнить справку о работе для любых целей.

Как получить справку о периоде работы

Рассмотрим теперь, как работнику получить от работодателя справку о периоде работы.

Подача заявления

Справка выдается только по письменному заявлению сотрудника. В нем нужно указать:

ФИО работника;
наименование документа, который требуется получить;
период, который должна охватывать справка;
цель получения справки.

Без заявления работодатель не обязан выдавать справки о работе.

Срок подготовки

По Трудовому кодексу работодатель должен подготовить запрошенные документы в течение 3 рабочих дней после подачи заявления. На практике срок может быть и больше.

Способы выдачи

Справку о работе можно:

вручить лично работнику;
отправить по почте;
направить в электронном виде по e-mail.

Выбор способа зависит от пожеланий сотрудника.

Отказ в выдаче

Отказать в выдаче справки о периоде работы работодатель может, только если:

Сотрудник не подавал письменного заявления;
Запрашиваемый период выходит за рамки работы в данной организации;
Требуются сведения, составляющие коммерческую или иную охраняемую законом тайну.

В большинстве случаев отказывать нельзя.

Справка от прежнего работодателя

Справку о работе может выдать не только действующий, но и прежний работодатель сотрудника. Главное, чтобы требуемый период попадал во время работы у этого работодателя.

Бывший сотрудник тоже имеет право обратиться к прежнему работодателю за справкой о периоде работы.

Выдача справки на новые ФИО

Если после увольнения сотрудник сменил фамилию, имя или отчество, справка выдается на прежние ФИО, которые были в период работы в организации.

Справки для разных случаев

Справка о периоде работы может требоваться в самых разных ситуациях. Давайте рассмотрим наиболее распространенные примеры.

Справка о стаже для ПФР

Часто справка о работе нужна для подтверждения трудового стажа при назначении пенсии. В ней должны быть указаны точные даты работы в организации и занимаемые должности.

Справка по форме 2-НДФЛ

Эта справка выдается для заполнения налоговой декларации и подтверждения полученного в организации дохода. В ней указываются суммы выплаченной зарплаты.

Справка для центра занятости

Эта справка нужна для подтверждения последнего места работы и стажа при регистрации в качестве безработного. В ней указывается размер последней зарплаты.