Срок сдачи СЗВ-М: особенности, требования и образец

При сдаче СЗВ-М важно соблюсти сроки, чтобы избежать штрафов. Давайте разберемся, как правильно заполнить эту форму и вовремя сдать в ПФР.

Что такое СЗВ-М и кто должен его сдавать

СЗВ-М - это ежемесячный отчет в Пенсионный фонд России, который содержит персонифицированные данные о работниках предприятия. Обязаны сдавать СЗВ-М все организации и ИП, у которых есть штат сотрудников по трудовым или гражданско-правовым договорам.

В СЗВ-М нужно включать:

• Работников, находящихся в отпуске или декрете
• Уволенных в отчетном периоде
• Единственного учредителя, если он работает по трудовому договору

Не нужно сдавать СЗВ-М индивидуальным предпринимателям без наемных работников.

Сроки сдачи СЗВ-М в 2023 году

СЗВ-М сдается ежемесячно не позднее 15-17 числа следующего месяца. Например, за январь 2023 года срок сдачи СЗВ-М - 15 февраля 2023 года.

Если последний день сдачи выпадает на выходной, то срок продлевается до следующего рабочего дня.

Особые сроки в 2023 году:

• За сентябрь - до 17 октября 2023 года
• За апрель - до 16 мая 2023 года
• За декабрь - до 16 января 2024 года

Как определить ответственного за сдачу СЗВ-М

Ответственного за сдачу СЗВ-М обычно назначает руководитель организации. Чаще всего этим занимается отдел кадров, поскольку у кадровиков есть вся информация о работниках.

Преимущества поручения сдачи СЗВ-М кадровикам:

• Доступ к полным данным о сотрудниках
• Взаимодействие с ПФР по кадровым вопросам
• Контроль движения персонала

Также СЗВ-М может заполнять бухгалтерия, если процесс формирования отчетности автоматизирован в программах 1С, СБИС и т.д.

Штрафы за несвоевременную сдачу СЗВ-М

За несвоевременную сдачу СЗВ-М налагается штраф 500 рублей за каждого сотрудника, которого надо было включить в отчет.

Например, в организации работает 70 человек. Штраф за просрочку составит 35 000 рублей (70 × 500).

Также штраф взимается, если в СЗВ-М:

• Были указаны не все работники
• Допущены ошибки в данных
• Представлена заведомо ложная информация

Структура формы СЗВ-М

Форма СЗВ-М состоит из 4 разделов:

1. Реквизиты страхователя
2. Отчетный период
3. Тип формы
4. Сведения о застрахованных лицах

Рассмотрим подробно заполнение каждого раздела.

Раздел 1. Реквизиты страхователя

Здесь указываются полное наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя, а также ИНН, КПП, номер в ПФР. Все поля обязательны к заполнению.

Раздел 2. Отчетный период

Указывается отчетный месяц и год. Например, "01 2022" для января 2022 года.

Раздел 3. Тип формы

Здесь отмечается, первичная это сдача СЗВ-М, корректирующая или отменяющая.

Раздел 4. Сведения о застрахованных лицах

Это самая объемная часть отчета, куда вносятся данные по всем сотрудникам организации. Для каждого указываются ФИО, СНИЛС, ИНН.

Варианты форм СЗВ-М

Различают 3 основных варианта СЗВ-М:

1. Исходная - первичная сдача
2. Дополняющая - для добавления не представленных ранее сведений
3. Отменяющая - для отмены ошибочно представленной формы

Дополняющую форму заполняют аналогично исходной, но указывают код "Дополняющая" в разделе 3.

В отменяющей форме приводят данные только по тем работникам, которых ошибочно включили в исходный СЗВ-М.

Электронная или бумажная форма сдачи

СЗВ-М сдается в электронном виде, если в нее включено 25 и более человек. При меньшем количестве сотрудников можно выбрать между электронной и бумажной формой.

Преимущества электронной сдачи СЗВ-М:

• Автоматизация процесса
• Удобный онлайн-документооборот
• Быстрая обработка и проверка отчетности
• Экономия времени и затрат

Куда и как сдавать СЗВ-М

СЗВ-М сдается в территориальный орган ПФР по месту регистрации организации или индивидуального предпринимателя.

Способы сдачи:

• На бумаге лично или почтой
• В электронном виде через кабинет страхователя на сайте ПФР
• Через сервисы онлайн-отчетности

Электронная форма заверяется квалифицированной электронной подписью.

"Нулевые" СЗВ-М

Нулевые СЗВ-М не предусмотрены - этот отчет обязателен для всех работодателей. Даже если сотрудников нет, в СЗВ-М нужно указать директора организации.

Не сдают СЗВ-М только ИП без наемных работников.

Актуальный образец заполнения СЗВ-М

Рассмотрим заполнение СЗВ-М на конкретном примере.

В ООО "Ромашка" работают 3 человека, в том числе директор Иванов Иван Иванович. Нужно сдать СЗВ-М за январь 2022 года. Укажем следующие данные в 4 разделах:

1. ООО "Ромашка", ИНН 7756984521, No в ПФР 0987654321
2. 01 2022
3. Исходная
4. Copy code

   1	Иванов Иван Иванович	123-456-789 00	1234567890
   2	Петрова Анна Сергеевна	987-654-321 11	9876543211
   3	Сидоров Павел Евгеньевич	456-789-123 22	4567891232

При заполнении нужно следить за точностью и полнотой данных, иначе СЗВ-М не примут.

Автоматизация процесса подготовки СЗВ-М

Чтобы упростить и ускорить процесс, рекомендуется использовать специальные программы и сервисы для автоматического формирования СЗВ-М.

Это позволит:

• Избежать ручного заполнения
• Минимизировать ошибки
• Быстро отправлять отчетность в электронном виде

Такие сервисы интегрируются с 1С, СБИС и другими программами, откуда загружают необходимые данные о сотрудниках.

Это экономит время специалистов и гарантирует своевременную сдачу отчетности без штрафов.

Подача уточненного СЗВ-М

Иногда после сдачи СЗВ-М обнаруживается, что в отчет нужно внести изменения. Это может потребоваться в таких ситуациях:

• Обнаружены ошибки в данных о сотрудниках
• Потребность добавить сведения о работниках, которые не попали в исходный СЗВ-М
• Необходимо отменить ошибочно представленный отчет

В подобных случаях готовится уточненный СЗВ-М. Его можно подать до сдачи расчета по страховым взносам за тот квартал, в который попадает отчетный месяц.

В уточненном СЗВ-М указываются только те работники, данные по которым нужно исправить. При этом в строке 010 ставится признак аннулирования:

• 1 - если полностью аннулируются данные по сотруднику
• 2 - если данные по сотруднику дополняются

Таким образом можно внести необходимые корректировки в СЗВ-М и избежать ошибок в учете сведений о работниках.

Особенности электронной подписи СЗВ-М

При сдаче СЗВ-М в электронном виде обязательно использование усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП).

КЭП должна быть выдана аккредитованным удостоверяющим центром и соответствовать требованиям законодательства.

Особенности КЭП для СЗВ-М:

• Выдается на руководителя, главного бухгалтера или иных уполномоченных лиц
• Проверяет принадлежность подписи конкретному лицу
• Подтверждает целостность и достоверность электронных данных
• Имеет ограниченный срок действия (1-3 года)

При истечении срока нужно своевременно продлить или получить новый ключ КЭП.

Ответственность за нарушение сроков и порядка сдачи

За нарушение сроков и порядка сдачи СЗВ-М предусмотрены следующие виды ответственности:

• Административный штраф от 300 до 500 рублей (ст. 15.33 КоАП)
• Штраф 500 рублей за каждого неотраженного сотрудника
• Приостановка операций по счетам в банке
• Ограничение на выезд руководителей за границу

Поэтому важно строго соблюдать сроки сдачи СЗВ-М и точно заполнять все данные в отчете.

Автоматизация процесса с помощью онлайн-сервисов

Чтобы облегчить процесс подготовки и сдачи СЗВ-М, можно воспользоваться специальными онлайн-сервисами, например:

• Контур.Отчетность
• СБИС
• Такском
• Контур.Экстерн

Такие сервисы позволяют:

1. Автоматически загружать данные из 1С, Excel и других программ
2. Быстро заполнять нужные формы и разделы
3. Проверять отчет на ошибки перед отправкой
4. Отправлять СЗВ-М прямо из сервиса в электронном виде

Это экономит время на рутинную работу и сводит к минимуму риск штрафов из-за ошибок.

Ошибки при заполнении СЗВ-М

Часто встречающиеся ошибки при заполнении СЗВ-М:

• Неточное указание ФИО сотрудников
• Опечатки в СНИЛС или ИНН
• Несоответствие данных документам сотрудников
• Пропуск сотрудников, принятых в конце месяца
• Неверное указание отчетного периода

Такие ошибки приводят к тому, что сведения не засчитываются на лицевые счета сотрудников в ПФР. Чтобы их избежать, нужно:

1. Тщательно проверять данные по документам
2. Перепроверять СЗВ-М перед отправкой
3. Сверять сведения с отделом кадров
4. Использовать автоматизированные сервисы

Контроль при заполнении СЗВ-М

Чтобы свести ошибки к минимуму, при заполнении СЗВ-М важно:

1. Сверить ФИО, СНИЛС и ИНН сотрудников с их документами
2. Проверить правильность указания отчетного периода
3. Сравнить данные с информацией отдела кадров
4. Перепроверить всю информацию перед отправкой
5. Использовать автоматизированные средства контроля

Такая многоступенчатая проверка позволяет минимизировать риск ошибок и обеспечивает корректность данных в СЗВ-М.

Последствия ошибок в СЗВ-М

Ошибки в заполнении СЗВ-М могут привести к таким последствиям:

• Незачет сведений о сотрудниках в ПФР
• Накопление недостоверных данных об уплаченных взносах
• Снижение будущих пенсионных выплат работникам
• Штрафы за представление неверных сведений
• Нарушение пенсионных прав сотрудников

Поэтому крайне важно максимально ответственно подходить к заполнению и проверке СЗВ-М перед отправкой в ПФР.

Рекомендации по заполнению СЗВ-М

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:

• Поручать заполнение опытным сотрудникам
• Использовать актуальные данные из 1С, СБИС и других программ
• Делать выборочную проверку по документам
• Осуществлять контроль заполненных форм
• Обращаться в службы поддержки ПФР при возникновении вопросов

Соблюдение этих рекомендаций поможет свести к минимуму риск ошибок в СЗВ-М.