Путевые листы являются важными первичными документами для любой организации. От правильного определения сроков их хранения зависит избежание штрафов и претензий контролирующих органов. Давайте разберемся во всех тонкостях этого процесса.
Нормативное регулирование сроков хранения путевых листов
Сроки хранения путевых листов регулируются следующими нормативными актами:
- Приказ Минтранса России от 28.09.2022 No 390
- Федеральный закон от 06.12.2011 No 402-ФЗ
- Приказ Росархива России от 20.12.2019 No 236
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете»
- Налоговый кодекс РФ
- Закон о бухгалтерском учете
Рассмотрим подробнее некоторые из этих документов.
Согласно п. 18 Приказа Минтранса РФ от 28.09.2022 No 390, путевой лист должен храниться не менее 5 лет. Этот срок может быть увеличен по желанию организации.
В Приказе Росархива России от 20.12.2019 No 236 указано, что срок хранения путевых листов составляет 5 лет, если за это время была проведена проверка или ревизия. Если таковых не было, списывать путевые листы нельзя.
Согласно Налоговому кодексу РФ и Закону о бухучете, срок хранения первичных документов, к которым относятся путевые листы, также составляет не менее 5 лет.
Основные сроки хранения путевых листов
Итак, можно выделить следующие основные сроки хранения путевых листов:
- Минимальный срок - 5 лет.
- При условии проведения проверки контролирующим органом в течение 5 лет.
- 50 лет - если путевой лист подтверждает вредные или опасные условия труда.
Для электронных путевых листов действуют те же правила. Они также должны храниться не меньше 5 лет в форме электронных документов.
| Тип путевого листа | Срок хранения |
| Обычный бумажный | 5 лет |
| Подтверждающий условия труда | 75 лет |
| Электронный | 5 лет |
Как видно из таблицы, для разных типов путевых листов сроки хранения могут различаться.
Организация хранения путевых листов
Хранение путевых листов должно быть организовано следующим образом:
- В отдельном помещении с ограниченным доступом.
- На специальных стеллажах или в шкафах.
- С соблюдением условий, защищающих от воздействий (влаги, света, пыли и т.д.).
- С ведением журналов учета выдачи и возврата в архив.
- С назначением ответственных лиц.
После оформления путевые листы передаются в бухгалтерию, а оттуда - в архив организации, где и хранятся до момента истечения сроков и последующего уничтожения.
Обязательно ведите журналы учета путевых листов и назначьте ответственных за хранение. Это поможет избежать ошибок и потерь документов.
Особое внимание стоит уделить защите помещения от внешних воздействий. Например, путевые листы нельзя хранить в сырых подвалах или чердаках. Температурно-влажностный режим должен соответствовать нормам для архивных помещений.
Особенности списания путевых листов
После истечения установленных сроков хранения путевые листы подлежат списанию и уничтожению. Однако есть ряд случаев, когда списание запрещено:
- Если за время хранения не было ни одной проверки со стороны контролирующих органов.
- Если путевой лист подтверждает вредные или опасные условия труда (срок хранения увеличивается до 50 лет).
Списание путевых листов оформляется актом по установленной форме. Обязательно согласование с архивными органами. Все особенности должны быть прописаны в учетной политике организации.
Не спешите уничтожать путевые листы сразу после истечения 5 лет. Убедитесь, что за это время была проверка и нет оснований для более длительного хранения.
За неправомерное уничтожение путевых листов до истечения положенного срока хранения организация и ответственные лица могут быть привлечены к административной ответственности.
Рекомендации по оптимизации хранения путевых листов
Чтобы процесс хранения путевых листов был максимально эффективным, рекомендуется:
- Выбрать помещение, которое лучше всего соответствует требованиям по температурному режиму и влажности.
- Оборудовать его надежными средствами хранения - металлическими стеллажами, шкафами, сейфами.
- Разработать подробную инструкцию по организации хранения для всех ответственных лиц.
- Составлять номенклатуру дел и чек-листы для ежедневного контроля условий.
Полезно изучить опыт крупных организаций, где процесс хранения путевых листов отработан десятилетиями. Например, во многих солидных компаниях используют систему штрихкодирования путевых листов для учета и быстрого поиска в архиве.
Обеспечение сохранности путевых листов
Чтобы обеспечить сохранность путевых листов в течение всего срока хранения, необходим комплекс мер безопасности:
- Соблюдение норм пожарной безопасности в архивном помещении.
- Контроль температурно-влажностного режима, защита от плесени.
- Охранные мероприятия - ограничение доступа, видеонаблюдение.
- Страхование рисков утраты или порчи документов.
Также важно проводить плановые проверки наличия и состояния путевых листов. При обнаружении повреждений или недостачи нужно сразу принимать меры по устранению нарушений.
Не экономьте на обеспечении надлежащих условий хранения путевых листов. Это позволит избежать многих проблем в будущем.
Контроль правильности хранения путевых листов
Чтобы убедиться в соблюдении всех правил хранения путевых листов, необходим постоянный контроль:
- Периодические инвентаризации наличия и состояния документов.
- Сверки с данными журналов учета выдачи/возврата в архив.
- Проверка условий в архивном помещении (температура, влажность и др.).
- Анализ фактов порчи или утраты путевых листов, принятие мер.
Такой контроль позволяет своевременно выявлять и устранять недостатки хранения. Ключевую роль играет квалификация и ответственность назначенных для этого сотрудников.