В бизнесе возникает множество вопросов по оформлению документов. Один из них – нужно ли ставить на приказах печать организации. Сегодня разберемся с этим нюансом.
Сущность понятия "приказ" и его нормативное регулирование
Приказ - это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации и являющийся правовым актом управления внутренней деятельностью организации.
Основные нормативные акты, регулирующие оформление приказов:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
- Приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 No 1182 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Приказы оформляются на специальных бланках, форма и содержание которых регламентируется внутренними документами организации.
Виды приказов в организациях
Приказы подразделяются на несколько видов:
- По основной деятельности.
- По личному составу.
- По административно-хозяйственным вопросам.
К приказам по основной деятельности относятся приказы, регулирующие производственные, финансовые, коммерческие и иные аспекты, связанные с предметом деятельности организации.
Приказы по личному составу касаются вопросов приема, увольнения, перевода, поощрения и наказания работников.
Административно-хозяйственные приказы регламентируют административные и организационные вопросы функционирования организации.
Обязательные реквизиты приказа
Любой приказ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование организации.
- Наименование вида документа.
- Дата.
- Регистрационный номер.
- Место составления.
- Адресат (если есть).
- Гриф утверждения (если есть).
- Заголовок.
- Текст.
- Подпись.
Отсутствие хотя бы одного обязательного реквизита делает приказ недействительным.
Рекомендуемое содержание приказов разных видов
Содержание приказов зависит от их вида и тематики:
Могут содержать:
- Утверждение различной документации (положений, инструкций и т.д.).
- Введение новых технологических процессов.
- Установление норм и нормативов.
- Назначение ответственных за определенные направления работ.
Приказы по личному составу
Включают кадровые вопросы:
- Прием на работу.
- Перевод на другую должность или в другое подразделение.
- Предоставление отпуска.
- Направление в командировку.
- Поощрение работников.
- Привлечение к дисциплинарной ответственности.
- Увольнение.
Административно-хозяйственные приказы
Регулируют организационные вопросы:
- Утверждение правил внутреннего трудового распорядка.
- Установление размера заработной платы.
- Введение новых форм первичной документации.
- Утверждение графика отпусков.
Правила оформления реквизитов приказа
Оформление реквизитов приказа регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2016. Рассмотрим основные требования:
- Наименование организации указывается в соответствии с ЕГРЮЛ.
- Наименование вида документа пишется заглавными буквами.
- Дата - дата подписания приказа.
- Регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса.
- Место составления указывается в соответствии с адресом в ЕГРЮЛ.
- Заголовок кратко отражает содержание текста.
- Текст структурируется, разбивается на разделы.
- Подпись содержит наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи.
Особенности проставления печати на приказах
Печать на приказах проставляется не всегда. Это зависит от вида приказа и его назначения.
Приказ является внутренним документом организации. Поэтому на приказах по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам печать, как правило, не ставится.
Исключение составляют случаи, когда подлинник приказа предоставляется в сторонние организации. Например, в банк для открытия счета. Тогда приказ может быть заверен печатью организации.
На приказах по личному составу печать обычно ставится. Это обусловлено тем, что они затрагивают права и обязанности работников.
Практика проставления печати на разных видах приказов
Как правило, печать ставят на следующих приказах:
- Приказах о приеме на работу.
- Приказах об увольнении.
- Приказах о предоставлении отпуска.
- Приказах о направлении в командировку.
- Приказах о поощрении или наказании работников.
Печать, как правило, не ставят на таких приказах:
- Приказах об утверждении документации.
- Приказах о введении новых технологических процессов.
- Приказах об утверждении норм и нормативов.
- Организационно-распорядительных приказах.
Последствия отсутствия печати на приказе
Если на приказе отсутствует печать организации, то:
- Это не влияет на юридическую силу приказа, если он не выходит за пределы организации.
- При предъявлении такого приказа в сторонние организации могут возникнуть вопросы о подлинности документа.
- При возникновении споров отсутствие печати может быть расценено как фактор, снижающий доказательную силу приказа.
Таким образом, при взаимодействии со сторонними организациями желательно проставлять печать на приказах для придания им большей юридической силы.
Альтернативы печати для придания юридической силы приказам
Если нет возможности поставить печать на приказ, то в качестве альтернативы можно:
- Заверить подпись руководителя печатью кадровой службы.
- Проставить печать на сопроводительном письме при направлении копии приказа.
- Заверить копию приказа подписью руководителя и печатью.
Эти меры также повышают статус официального документа в глазах внешних организаций.
Образцы правильного оформления приказов с печатью и без
Рассмотрим примеры оформления приказов:
[Наименование организации]
ПРИКАЗ 15.03.2019 No 124 г. Москва
Текст приказа
Генеральный директор И.О. Фамилия
Приказ без печати организации
[Наименование организации] ПРИКАЗ 12.05.2019 No 235 г. Санкт-Петербург
Текст приказа
Генеральный директор И.О. Фамилия
Рекомендации по проставлению печати на приказах
Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:
- Прописать в инструкции по делопроизводству правила проставления печати на разных видах приказов.
- Ставить печать на приказах по личному составу в обязательном порядке.
- Ставить печать на приказах по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам, если они предоставляются в сторонние организации.
При отсутствии печати использовать альтернативные способы заверения этих рекомендаций позволит избежать ошибок при оформлении приказов и придать им необходимую юридическую силу. Конечно, правила работы с документами должны быть четко прописаны во внутренних нормативных актах организации.
Как избежать ошибок при оформлении приказов
Чтобы не допустить ошибок при оформлении приказов, рекомендуется:
- Тщательно проверять наличие всех обязательных реквизитов.
- Строго соблюдать правила оформления реквизитов.
- Проверять соответствие заголовка содержанию текста.
- Не допускать орфографических и пунктуационных ошибок.
- Перед подписанием проводить внутреннее согласование приказа.
- Контролировать правильность оформления подписи и даты.
Полезно будет разработать шаблоны приказов разного вида, чтобы исключить варианты неправильного оформления. Кроме того, имеет смысл назначить ответственного за проверку правильности оформления приказов перед их подписанием и регистрацией.
Часто задаваемые вопросы по теме
Рассмотрим ответы на типичные вопросы по теме проставления печати на приказах:
- Нужно ли ставить печать на приказе о приеме на работу? Да, на приказе о приеме на работу печать необходима, так как он касается трудовых прав работника.
- Ставится ли печать на приказе на отпуск? Печать ставится на приказе о предоставлении отпуска, поскольку он регулирует трудовые отношения с работником.
- Нужна ли печать на приказе об увольнении? Печать обязательна на приказе об увольнении, так как он затрагивает трудовые права и интересы работника.
- Ставится ли печать на приказе о командировке? Да, на приказе о направлении работника в командировку печать проставляется в обязательном порядке.
- Нужно ли ставить печать на внутренних приказах организации? На приказах по административно-хозяйственным вопросам для внутреннего использования печать, как правило, не ставится.
Способы заверения приказов для придания им юридической силы
Если нет возможности поставить печать на приказ, существуют и другие способы придания ему юридической силы:
- Заверение каждого листа приказа подписью руководителя.
- Проставление печати на сопроводительном письме при направлении приказа в другую организацию.
- Изготовление копии приказа с последующим ее заверением подписью и печатью.
- Удостоверение подлинности подписи руководителя на приказе нотариально.
Выбор конкретного способа зависит от вида приказа и цели его использования. Главное, чтобы приказ не вызывал сомнений в своей подлинности и юридической силе.
Риски отсутствия печати на отдельных видах приказов
Последствия отсутствия печати могут быть разными для разных приказов:
- На приказе о приеме на работу - возможен отказ в оформлении трудовой книжки.
- На приказе об увольнении - трудовая книжка может быть оформлена с нарушениями.
- На приказе о предоставлении отпуска - может возникнуть отказ в оплате отпуска.
- На приказе о командировке - командировочные могут быть не оплачены.
Таким образом, отсутствие печати на приказах по личному составу чревато наибольшими рисками для работников.
Примеры неправильного оформления приказов
Рассмотрим типичные ошибки при оформлении приказов:
- Отсутствие наименования организации.
- Несоответствие заголовка тексту приказа.
- Орфографические и пунктуационные ошибки.
- Отсутствие даты или подписи руководителя.
- Неправильное указание регистрационного номера.
- Проставление печати в неположенном месте.
Подобные ошибки могут поставить под сомнение юридическую силу приказа и привести к конфликтным ситуациям в коллективе.
Проверка правильности оформления приказов
Чтобы исключить ошибки, рекомендуется:
- Проверять приказы на соответствие требованиям нормативных актов и внутренних регламентов.
- Осуществлять юридическую экспертизу проектов важных приказов.
- Назначать ответственного за проверку перед подписанием руководителем.
- Использовать проверенные шаблоны типовых приказов.
Тщательная проверка позволит предотвратить серьезные ошибки в кадровых и организационно-распорядительных документах.