В ходе ответа на вопрос: "Что такое ЭДО?" дан краткий экскурс в историю документооборота, определены виды и назначение внутреннего и внешнего оборота документов организации. Раскрыты факторы успеха внедрения систем ЭДО на предприятии и роль электронного документооборота как средства оптимизации закупок. Электронная подпись, удостоверяющие центры и операторы рассмотрены в качестве ключевых компонентов ЭДО. Организация документооборота с государственными органами представлена как средство снижения затрат времени и издержек. Система ЭДО Правительства Москвы приведена в качестве примера внедрения безбумажного документооборота в масштабах мегаполиса.
Что такое ЭДО
Документооборот — движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Понятие электронного документооборота зафиксировано в государственном стандарте. Он дает строгое, но узкое определение:
Электронный документооборот (ЭДО) — это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
(ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Документооборот: от глиняных табличек к Индустрии 4.0
Первые системы документооборота появились с изобретением письменности, а точнее - знакового письма. Глава семейства отмечал резами на деревянной бирке число собранных мешков зерна и родившихся ягнят. Это можно считать началом внутреннего документооборота масштаба предприятия.
Ассирийские жрецы и чиновники древних китайских царств, получив письменность от изобретателей, немедленно приспособили ее к делу государственного управления - сбору налогов, кодификации законов, посылке приказов наместникам и дипломатии. Такой документооборот был более или менее формализован.
Это уже был внутригосударственный и даже межгосударственный документооборот.
С развитием цивилизации правила обмена информацией, записанной на носителе, усложнялись. Первая революция в документообороте произошла с изобретением доступной бумаги. Писцы, записывающие самое важное на свитках пергамента, умножились числом и образовали массы чиновников низшего ранга - не принимающих решения, а переписывающих чужие документы, снимающих копии, выдающих справки, пишущих запросы, учитывающих плодящиеся документы в журналы и доставляющих важные бумаги в другой департамент.
И в ту же минуту по улицам курьеры, курьеры, курьеры... можете представить себе, тридцать пять тысяч одних курьеров!
А. Грибоедов
Бюрократия как технология управления получила в свои руки инструмент огромной силы. Временами она подминала под себя и государство, и экономику, и общество.
Вторая революция произошла с изобретением пишущих машинок. Технология управления не изменилась, возросла производительность труда бюрократов и их власть.
Третья - с приходом компьютеров и электронной почты. На первом этапе, заканчивающемся в наши дни, изменились технологии производства и доставки документов. Технологии управления остались практически без изменений. Бюрократия переварила и эту революцию. Именно на этом этапе и появилось понятие ЭДО. Электронный документооборот вначале скрупулезно воспроизводил все управленческие процессы, процедуры и маршруты традиционного оборота документов.
Четвертая - грядет и стучится в дверь. Суть ее в том, что программы и устройства начинают обмениваться данными и принимать решения без участия человека. Холодильник заказывает доставку продуктов, система класса RTE (предприятие реального времени) получает заказы, закупает сырье, перенастраивает производственную линию и отгружает продукцию клиенту. На этом этапе человечество получает шанс избавиться от армий клерков, не принимающих решения и не производящих добавленной стоимости. Передовые предприятия и государства уже делают это.
Место систем ЭДО среди информационных систем
В зависимости от степени зрелости информационной системы на предприятии или в учреждении, система ЭДО может представлять собой:
- Отдельно внедренный программный продукт, эпизодически обменивается данными с остальными подсистемами через интерфейсы или вручную.
- Отдельное ПО, глубоко интегрированное с системой управления предприятием, обмен данных организован в режиме онлайн или по наступлении заданного события.
- Модуль большой системы управления предприятием (класса ERP или PLM).
Среди систем, представленных на мировом рынке, системы ЭДО занимают место между системами организации потоков информации (Workflow systems) и системами управления записями (Record Management systems).
Прямое внедрение электронного документооборота на базе западных систем на российском предприятии (организации) редко бывает успешным. Слишком велики мировоззренческие и этические различия между бизнес-моделями и моделями услуг. Серьезное препятствие представляет также трогательная российская любовь к бюрократии не как к технологии и средству, а как к самодостаточной цели клерка или чиновника.
Электронный документооборот: виды и назначение
Оборот документов предприятия или организации подразделяется на два основных вида - внешний и внутренний. Исторически сначала развивалась автоматизация внутреннего документооборота.
В хорошо построенной информационной среде предприятия или организации все подсистемы документооборота взаимосвязаны, обмениваются данными между собой и снабжены системой перекрестных ссылок. Так, например, окончательно согласованный текст договора доступен логистике для формирования заявок на оплату, финансистам для контроля, технологам и конструкторам - в части технического задания и т. п.
Основное назначение системы внутреннего ЭДО - предоставить участникам системы информацию, необходимую для их работы и принятия управленческих, технических, финансовых и кадровых решений. Организовать контроль исполнения принятых решений - также одна из важнейших функций ЭДО. Электронный документооборот также является средством организации электронного архива.
На внешнем ЭДО лежат дополнительные функции - он позволяет организациям обмениваться по каналам связи юридически и финансово значимыми документами. Важную роль здесь играет электронная подпись, позволяющая идентифицировать отправителя даже надежнее, чем привычные подписи и печати на традиционных документах.
Автоматизация документооборота внутри предприятия
К моменту принятия решения об автоматизации на предприятии существует система бумажного документооборота. Сотрудники создают документы в различных программах, рассылают их друг другу по электронной почте. Она обладает определенным уровнем зрелости и отражена в нормативной документации: регламентах, инструкциях, положениях.
Команда, которой предстоит заниматься автоматизацией, должна обязательно изучить комплекс этих документов, понять, насколько они отражают реально сложившиеся в организации бизнес-процессы. В системе электронного документооборота каждый информационный поток должен отражать реальный поток:
- материальный;
- финансовый;
- трудовой.
И обслуживать конкретный бизнес-процесс.
Созданная на базе такого анализа бизнес-модель должна быть не только реализована в информационной системе, но и получить свое отражение в актуализированной нормативной документации.
Сотрудники организации создают большую часть документов в электронном виде в различных программах, рассылают их друг другу по электронной почте. Форма документов регламентирована, однако правила таких рассылок, сроки и содержание реакции мало формализованы. Это уже можно назвать системой ЭДО на зачаточном уровне развития. Теперь можно говорить об автоматизации электронного документооборота - построении системы создания, заполнения, обработки, маршрутизации ЭД. Важным дополнением к системе будет подсистема контроля исполнения и отчетности.
Если зрелость процессов на предприятии достаточная, есть все шансы, что переход на электронный документооборот пройдет успешно. Главный фактор успеха при внедрении - это сотрудники предприятия. Они же составляют и главный риск.
В ходе организации систем электронного документооборота команде внедрения приходится корректировать не только бланки документов и стандартные маршруты согласований, но зачастую - и базовую логику функционирования системы. Иначе невозможно удовлетворить требования заказчика, убежденного в том, что исторически сложившиеся в их организации бизнес-процессы не подлежат улучшению и трогать их ни в коем случае нельзя.
Такой компромисс ведет к удорожанию как самого внедрения, так и поддержки системы - каждая установка обновлений от вендора превращается во внедрение в миниатюре. Качество системы при этом снижается.
Как показали исследования Gartner Group, действительно уникальных бизнес- процессов, таких, которые дают предприятию конкурентные преимущества, даже на предприятиях-лидерах отраслей бывает не более 1-5 %. Остальные процессы без ущерба для организации могут (и должны) быть заменены на стандартные, из базовой конфигурации системы.
Собственно, базовая конфигурация и представляет собой обобщенный опыт наиболее успешных предприятий отрасли. Переход на стандартные бизнес-процессы ведет к снижению операционных издержек и росту общей эффективности бизнеса. Управление электронным документооборотом станет легким и удобным. Это полностью окупит одноразовые усилия по организационным изменениям, корректировке нормативной документации и обучению сотрудников. В ходе обучения необходимо терпеливо и последовательно разъяснять пользователям, что такое ЭДО, как он изменит их жизнь и жизнь всего предприятия к лучшему.
ЭДО между предприятиями. Экосистемы документооборота
Системы EDI (Electronic Data Interchange) появились на Западе в 70-е годы XX века.
Они осуществляли электронный документооборот между организациями, позволяли предприятиям размещать и получать заказы на рынке, оформлять отгрузку выпущенной продукции заказчику и формировать соответствующие логистические и финансовые документы в электронном виде.
Бумажные документы при необходимости оформлялись в конце месяца или квартала, их формирование, доставка, акцептование, доставка обратно не тормозила коммерческий и производственный процесс. Тогда же сформировался и стандарт обмена данными EDI, доживший до внедрения XML.
Подключение к электронному документообороту системы EDI позволило намного ускорить коммерческую и производственную деятельность предприятий.
ЭДО с государственными органами
Также зародился на Западе. Субъекты финансово-хозяйственной деятельности получили возможность подавать декларацию о доходах в электронном виде в конце прошлого века. В ХХ столетии такую возможность получили и российские субъекты. В последние годы подача информации в налоговую инспекцию, пенсионный фонд (ПФР), инспекцию по труду в электронном виде стала обязательной, сначала для крупных, потом для средних, и на последних этапах - и для мелких предприятий и организаций.
Предприятия обязаны заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте. Граждане также получили возможность перевести свое общение с налоговой инспекцией в электронный формат. С каждым годом популярность таких услуг растет среди населения.
Элементы систем внешнего ЭДО
Клиент - организация или частное лицо, принимающая участие в ЭДО и имеющая электронную подпись. Оператор ЭДО предоставляет своим клиентам платформу для обмена документами.
Электронная подпись (ЭП) - специальным образом сформированный набор данных, позволяющий однозначно идентифицировать участника ЭДО. Этот набор присоединяется к электронному документу и свидетельствует его подлинность.
Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения подписывающего информацию.(Федеральный закон от 06 апреля 2011 года №63-ФЗ "Об электронной подписи")
В РФ приняты три класса электронной подписи. Они различаются уровнем защиты и назначением.
- Простая подпись – удостоверяет, что документ отправлен конкретным лицом - владельцем этой подписи. Применяется для подтверждения личности отправителя e-mail в адрес официальных учреждений различного уровня или конкретных должностных лиц.
- Усиленная неквалифицированная подпись – удостоверяет как отправление электронного документа конкретным лицом, так и то, что в документ не вносились изменения с момента подписания. Применяется при удостоверении документов, для которых необязательна печать. Эта подпись формируется с применением средств шифрования, допускаются сертификаты, выпущенные и неаккредитованным удостоверяющим центром.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) – формируется с применением программных средств шифрования, сертифицированных ФСБ. КЭП использует сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра, выступающего гарантом подлинности подписи. ЭД, подписанный КЭП, имеет равные права с документом на бумаге, заверенном личной подписью. Опротестовать КЭП можно только по решению суда. КЭП применяется для взаимодействия госорганов с использованием государственных информационных систем
Удостоверяющий центр (УЦ) - государственная или общественная организация, выдающая электронные подписи (сертификаты).
Репутация УЦ принимается неоспоримой всеми участниками оборота электронных документов. УЦ выпускает сертификаты для организаций и частных лиц - участников оборота. В ходе транзакций УЦ подтверждает подлинность той или иной электронной подписи.
Аккредитованный удостоверяющий центр находится в договорных отношениях с корневым УЦ и обязан выполнять все требования законодательства страны нахождения.
Оператор ЭДО - коммерческая организация, предоставляющая участникам технологическую платформу для осуществления ЭДО. Предоставление осуществляется на коммерческой основе с заключением договора. Оператор ЭДО проходит обязательную сертификацию в государственных органах
Электронная торговая площадка (ЭТП) - это комплекс коммуникационных каналов, программных и аппаратных средств, предназначенный для организации торговли между коммерческими и государственными организациями, а также частными лицами.
Электронная торговая площадка объединяет в единой информационной среде продавцов и покупателей различных продуктов и сервисов, предоставляя им ряд сопутствующих услуг. Множество ресурсов глобальной сети предлагают услуги по сведению вместе поставщиков и потребителей, помогают им заключить сделку и выступают в большей или меньшей степени гарантом такой сделки.
Чтобы минимизировать свои затраты, покупатели могут организовывать электронные торги в виде прямых и обратных аукционов, конкурсных закупок, запросы котировок и предложений, — оптимизируя затраты. Продавцы получают легкий, оперативный и удобный доступ к рынку и удобную площадку для продвижения своих продуктов.
- ЭТП для размещения государственного заказа— это ЭТП, отобранные Минэкономразвития РФ и ФАС РФ для открытых аукционов в электронной форме.
- ЭТП по продаже имущества должников (банкротов). Ими стали все электронные площадки, проводящие государственные закупки.
- ЭТП для размещения заказов по 223-ФЗ.
- ЭТП для коммерческих заказчиков — здесь осуществляют торги коммерческие предприятия по более гибким правилам.
- Коммерческие специализированные ЭТП, созданные для конкретной корпорации. Например: площадка Газпрома по продаже нефтепродуктов.
- Коммерческие многопрофильные электронные торговые площадки с универсальным набором продуктов и сервисов.
Широко известны такие ЭТП, как Aliexpress и E-bay.
На них права потребителя защищаются как правилами функционирования площадок, так и системой рейтинга - каждый покупатель оценивает продавца.
Госуслуги
Сайт «Госуслуги» интегрирует интернет-порталы множества государственных учреждений и служб в единый сводный портал. Был создан в развитие государственной концепции «Одного окна» с целью упростить для граждан общение с государственными инстанциями. Авторизовавшись единожды с помощью квалифицированной электронной подписи, гражданин РФ может получить сведения о своих:
- Имуществе.
- Налогах.
- Образованию.
- Пенсионному обеспечению.
- Транспорту.
- Документам.
И многим другим важным моментам.
Можно проверить и оплатить налоги, штрафы и государственные сборы. Гражданин также имеет возможность запросить выпуск любого официального документа, справки, паспорта, визы, свидетельства и т. п. Для этого ему не нужно ехать ни в само учреждение, ни даже в многофункциональный центр - заявление подается в электронном виде, в таком же виде предоставляются копии необходимых документов.
После подготовки запрошенного документа достаточно одного визита в МФЦ, где будет проведена сверка документов, запись биометрических параметров (если необходимо) и выдача требуемого документа. Такой вид электронного документооборота экономит много времени как гражданам, так и сотрудникам учреждений - им не надо тратить время на первичный прием граждан и документов, для дополнений и исправлений также не требуется личное присутствие.
Система электронного документооборота Правительства г. Москвы
В столице сформирована и с 2011 года успешно действует система МосЭДО. Электронный документооборот с ее помощью проводят между собой государственные органы, службы, коммерческие и общественные организации. Система хорошо зарекомендовала себя и пользуется заслуженным признанием среди москвичей.
Система внедрена и поддерживается ОАО «Электронная Москва» и объединяет более 78 000 пользователей из 3 000 организаций. Делопроизводство, организационно-распорядительный и управленческий документооборот Правительства Москвы полностью переведены на систему МосЭДО. Электронный документооборот правительства крупнейшего города является отличным доказательством перспективности и состоятельности систем ЭДО в органах государственной власти.
С развитием технологий электронный документооборот будет вытеснять традиционный в течение ближайших лет. Главные доводы в пользу ЭДО - это обеспечиваемые им:
- Скорость.
- Низкие затраты.
- Удобство для всех участников.
- Высокая защищенность.
- Эффективный контроль.
Уже сейчас большая часть закупок в стране проводится с использованием ЭДО. Традиционная документация оформляется вслед совершенным сделкам. Вскоре бумажные документы будут издаваться только в самых важных, исключительных случаях, и вопрос "Что такое ЭДО?" окончательно потеряет свою актуальность.