Документирование аудита позволяет сформировать базу, на основании которой делают выводы о корректности проведенной процедуры и достаточности, профессиональности, точности действий аудиторов, реализовывавших мероприятие. Из бумаг, оформленных в ходе проведения аудита, можно получить необходимый объем данных для проведения анализа аудиторских действий и их оценки.
Документирование аудита позволяет установить контроль над контролем вне зависимости от того, была ли организована внутренняя проверка или привлекалась сторонняя организация. Если конфликтная ситуация дошла до суда, именно бумаги, сформированные в ходе проведения аудита, помогут отстоять свою позицию в государственной инстанции, даже если клиент убежден, будто бы услуга была оказана недостаточно качественно.
Документирование: аудит и бумаги
Пренебрегать оформлением официальных бумаг недопустимо. Одна из основных задач специалиста по аудиту – тщательное оформление в установленном порядке информации, хоть сколько-нибудь важной для заключения, а также такой, которую можно использовать для доказательства своей позиции. Кроме того, нужно помнить, что для проведения аудиторской проверки введены федеральные стандарты, соответствовать которым необходимо в обязательном порядке. Правильное и корректное документирование аудита, рабочие документы аудитора будут служить доказательством соблюдения установленных на государственном уровне правил, что поможет отстоять свои интересы в случае возникновения конфликта с заказчиком.
Под документацией принято понимать такие материалы, документы, формируемые в ходе проверки, над которыми работал аудитор. Сюда же относят данные, предоставленные аудитору заказчиком, хранимые специалистом, так как того требуют условия проверки. В этом аспекте документирование аудита малого предприятия имеет те же требования, как и работа с компанией среднего и крупного размера.
Пренебрегать недопустимо!
Почему организация проведения аудита всегда включает в себя планирование работы с огромным количеством официальных бумаг? Есть несколько обоснований такому документообороту и официозу, принятому среди специалистов и фирм, организующих проверки.
Если аудитор может предоставить план аудита и рабочую документацию, на основании которой было сделано окончательное заключение, это означает, что проверка проводилась качественно и полноценно. А вот в случае, когда никакой рабочей документации в ходе аудита сформировано не было, говорят, что проверка была «липовая». Можно смело предположить, что аудиторское заключение сделано буквально на пустом месте. Если такую позицию удастся доказать в суде, компания лишится лицензии на аудиторскую деятельность.
Важные аспекты
Указанный повод – не единственный, вынуждающий тщательно, внимательно относиться к вопросу документирования аудита. Так, именно наличие официальных бумаг дает возможность проконтролировать, насколько эффективно, качественно выполнил свои задачи ответственный за аудит сотрудник. Начальство может следить за выполнением работы и принимать меры в зависимости от показателей.
Если экономический субъект оказался недоволен аудиторским заключением, сформированная в рабочем процессе документация может оказаться ключевым фактором, помогающим отстоять свою позицию. В некоторых случаях достаточно предъявить эти документы, чтобы аргументировать выводы, в других придется доказывать свою правоту в суде. При этом нужно помнить, что суд – довольно-таки бюрократичная инстанция, уделяющая немало внимания тому, своевременно ли, правильно ли были оформлены все бумаги. То есть план аудита и прочие документы могут стать решающим аспектом, доказывающим правоту проверяющей компании.
На что еще обратить внимание?
Стандарты аудиторской деятельности, документирование аудита были придуманы не случайно. Именно тщательный, внимательный, дотошный подход к оформлению бумаг позволяет добиться наибольшей оптимизации рабочего процесса, то есть свести к минимуму усилия, время персонала, затрачиваемые на проведение запланированных мероприятий. Если документы стандартизированы, оформляются систематически, без пропусков важных моментов, тогда аудитор может быстро обработать всю информацию в них, проанализировать ее и выдать точный, достоверный результат.
При этом у аудитора есть право в каждом конкретном случае решать, какой именно объем документации рабочего процесса необходим, а что станет излишней тратой времени. При этом учитываются стандарты документирования аудита, но ключевым будет профессиональное мнение, «чутье». Проверяющий в ходе рабочего процесса рассматривает огромное количество вопросов, и по правилам нет необходимости отражать в документации каждый из них. Документирование производится лишь только важных, значимых аспектов.
Официальная позиция
Впервые критерии аудита были сформулированы в 2006 году, когда в силу вступили международные стандарты проведения проверок. Уже тогда было указано, что документирование аудита проводится, чтобы мнение аудитора было выражено надлежащим образом, а также чтобы иметь доказательства проведения проверки в соответствии с международными стандартами, действующими законами и требованиями. Сами требования в обновленном стандарте были пересмотрены в сторону ужесточения. Как объяснили авторы нововведений, сделано это было ради повышения качества проводимых проверок.
Кроме основной цели, то есть повышения качества, обновления требований преследовали и ряд дополнительных, достижение которых казалось возможным через улучшение системы документооборота при проверках. В частности, аудиторы получили возможность в полной мере нести ответственность за выполняемые задачи, осознавать это, а также доказывать свою позицию при несогласии представителя заказчика. Поскольку документирование производится на всех этапах исполнения работ, то и отчеты, формируемые в ходе процесса, достаточно полные и дающие представление о степени выполнения заданий, что важно как для текущей проверки, так и для накопления опыта, полезного в будущем. Если команда аудиторов имеет возможность сотрудничать с более опытным специалистом этой области, то именно через документы, формируемые в ходе рабочего процесса, она получает качественную стороннюю оценку исполненного ею задания.
Рабочие аспекты
Если обратиться к официальным рекомендациям о том, в каком виде, формате вести аудиторскую документацию, отражающую рабочий процесс, можно встретить настойчивые советы исключать лишние бумаги из архивов. В частности, нет нужды хранить проекты, которые в ходе работы были заменены на более совершенные, не нужно хранить копии отчетов, впоследствии переделанные, переформулированные. Выводы, записи, не содержащие полезных сведений, включающие в себя предварительные выводы, также исключаются из архивов. Не нужно хранить документы, которые в будущем исправлялись, а также дополнительные копии.
Подготовка документов, связанных с аудиторской проверкой, – не самая простая задача, поэтому доверять ее рекомендовано опытным аудиторам, имеющим представление о правилах документооборота и делопроизводства. При этом бумаги формируются таким образом, чтобы даже тот специалист, который непосредственно в проверке не участвовал, уже из документации смог сделать выводы об особенностях мероприятия. Должны быть очевидны объемы выполненных работ, их характер и потраченное на это время. Обязательно отражаются результаты, доказательства, выводы, проведенные ради их получения процедуры. Важным считается фиксировать значимые аспекты, проявившиеся в ходе проверки, а также полученные при их изучении результаты.
Максимум внимания всему важному
Корректно, профессионально составленная документация обязательно включает в себя такой объем информации, из которого можно сформировать четкий план проверки, проконтролировать исполнение рабочих задач и составить заключение, отражающее реальное положение дел в изучаемом экономическом субъекте. Документация должна включать в себя информацию, очевидно подтверждающую, что аудит был реализован с учетом законов, требований, нормативных, правовых актов, регулирующих эту сферу оказания услуг в нашей стране.
Аудит: дело тонкое
Одна из важных задач аудитора, ответственного за документационное обеспечение рабочего процесса, состоит не только в полном обеспечении аудита официальными бумагами, но и организации этого в установленные сроки, без опозданий. Как только начинается конкретный этап работы, для него готовится документ, отражающий все данные по этому шагу. При этом документацию, описывающую этап, можно разделить на три группы: формируемую в начале работ, в процессе, в конце шага проверки. На момент получения заказчиком аудиторского заключения все документы по всем этапам должны быть готовы, оформлены по действующим в государстве правилам документооборота.
Важно или нет?
Из стандартов следует, что значимыми являются только такие данные, которые были задокументированы в установленном порядке. Информация, устно переданная аудитором заказчику, не является подтверждение того, что заказ был исполнен. Устные выводы не могут быть аудиторским заключением. В то же время допускается именно устно давать пояснения, разъяснения данных, указанных в письменном заключении.
Рабочая документация содержит данные, классифицируемые как свидетельства. Именно их считают первичными источниками информации, на основании которой формируется заключение. Таковые свидетельства можно использовать, формируя налоговые декларации, а также при оформлении иных бумаг в разнообразных инстанциях.
Фиксируем все!
Когда аудитор оформляет документацию, описывающую рабочий процесс, его задача – детально описать все значимые аспекты. При характеристике процедур специалист прописывает их характер, выделенные на исполнение временные границы, масштаб исполненного, данные о том, кто именно работал над задачей. В то же время предполагается, что вышестоящие должности контролируют рабочий процесс на каждом шаге, и доказательства этого факта вписывать где попало не требуется.
Правильный подход к персоналу – залог успеха
Ведение документации, описывающей процесс проверки экономического субъекта, стартует в тот момент, когда представитель заказчика направляет письмо-заявку в адрес аудиторской компании. Фирма-подрядчик назначает ответственного аудитора, который будет ведущим специалистом по этой задаче. Именно его зона ответственности – документирование аудита в рамках сотрудничества с заданным клиентом. Непосредственно выполнять работу обычно предоставляют ассистентам ведущего аудитора, который отвечает лишь за контроль над сотрудниками. Но такую схему предварительно согласовывают с руководящим составом, получают на нее разрешение. Особенный подход практикуют, если аудиторская компания имеет большой объем заказов, приводящий к повышенной загруженности ведущих специалистов. В такой ситуации доверить работу ассистентам можно лишь при наличии достоверной информации об их высоком уровне профессионализма.