При поездке по работе за границу суточные важно получить сразу и в полном объеме. Но не все знают, как их рассчитывать, ведь денежный курс постоянно меняется. При резких его колебаниях персонал может оказаться в минусе по возвращении.
Размер компенсации
В 2018 году величина выплат на питание составила 2,5 тыс. руб., если человек едет за границу. Суточные для командировок по территории России составляют 700 рублей. Однако закон позволяет компаниям платить больше.
Работнику можно назначить и больше выплату при поездке за границу. Теперь это разрешается статьей 165 Трудового кодекса России. В период выполнения служебных обязанностей персонал обеспечивается оплатой по среднему за каждый день, и по возвращении многие компании пересчитывают суточные в большую сторону, согласно текущему денежному курсу страны пребывания.
Чаще на руки выдают перед поездкой за границу суточные размером 2,5 тыс. рублей. Перерасчет выполняют уже после заполнения работником отчета о командировке. Позже компенсируются затраты сверх выданных средств, согласно действующим положениям о командировках. Возвращают деньги только по чекам, билетам или квитанциям.
Действующие в 2018 году положения
Суточные за границу определяются статьей 168 Трудового кодекса России, часть 1. В абзаце 3 прописано, что работодатель обязан выплачивать довольствие на питание персоналу, выполняющему служебные обязанности вне района проживания. Официально установлен верхний лимит не облагаемой налогом суммы:
- 700 руб. для поездок по территории России;
- 2,5 тыс. руб., если выплачиваются суточные за границу;
Верхний предел денежной компенсации на питание не ограничен законодательными актами, но с ростом суммы добавляются НДФЛ и страховые взносы. Поэтому работодатели не спешат устанавливать психологически непреодолимые уровни компенсаций. Часто работнику проводят доплаты по дополнительным статьям, в случаях, когда нет возможности оплатить питание законными методами.
Расчет довольствия
Суточные расходы за границу должны облагаться налогом, если их размер превысит 2,5 тыс. рублей. При поездках по территории России высчитывается НДФЛ, если сумма превысит 700 руб. Информация о минимальной необлагаемой сумме прописана в пункте 3, абзаце 12 статьи 217 Налогового кодекса.
Итак, работнику положены командировочные за границу. Суточные без налога не покрывают расходы на питание, и тогда компания вправе назначить компенсацию гораздо больше 2,5 тысяч рублей. Но придется удерживать налог с суммы, установленной сверх нормы.
На 10 апреля 2018 года курс $ по отношению к рублю составил 58,67. Эта дата будет являться днем отчетности. Если при поездке за границу были назначены командировочные, равные, к примеру, 60$, то это равно 3520.2 руб.
Соответственно, из 3520.2 только 2500 руб. не облагается налогом, из оставшейся суммы, 1020.2, высчитывают НДФЛ. Колебания денежного курса в период командировки не учитываются. Однако по приезде персонал не должен остаться в должниках из-за резкого удорожания валюты той страны, в которую он направился.
Нюансы выплат
По-разному рассчитываются однодневные командировочные расходы, суточные за границей в выходной день. Часто заработок в поездке намного меньше оплаты в обычный день работы. Это связано с тем, что в командировке день закрывается по среднему доходу, который у новых сотрудников довольно низкий.
В выходные и праздники в командировке оплачиваются только суточные при условии, что работник отдыхает. Также ему компенсируются затраты на проживание в эти дни. Средний заработок закрывается и за дни, проведенные в дороге.
При выполнении служебных обязанностей в праздники и выходные оплата уже начисляется в двойном размере с сохранением суточных. Время исчисления суток начинается с 0 часов. Даже если работник выехал из дома в 23:59, ему положено начислять суточные. Аналогично, если он возвращается домой в 0:01 и это доказано документально (чеками, билетом), то ему прибавляется еще один рабочий день.
Существует такое понятие, как вынужденная остановка в пути при опоздании поезда, самолета или отмене рейса. Этот период также закрывается по среднему доходу, и затраты на проживание компенсируются в полном объеме. Период нахождения в России оплачивается из расчета 700 руб. в сутки. Если этот день пересекается с периодом за границей, то сравнивают количество часов, проведенных на своей территории и за границей. Размер суточных соответствует большему числу.
Компенсация за однодневную поездку
Суточные при командировках за границу на один день по законодательству РФ не оплачиваются. Но существует понятие длина рабочего дня. Если получается превышение 8-часового дня, а работник еще в дороге, то эти часы должны компенсироваться согласно Трудовому кодексу.
Компания может во внутренних документах прописать компенсации для однодневных командировок, это законом не воспрещается. Часто используют: оплату за напряженный график работы, премиальные за выполнение плана. Также, согласно статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации, компании могут значительно завысить сумму компенсации. Важно не забыть высчитать налог с превышающей установленную законом суммы.
Отчет о поездке
Для получения полной компенсации рекомендуется сохранять работнику и принимать бухгалтеру все чеки согласно положениям. Если по какой-то причине утрачен билет, то можно его будет восстановить позже. Однако придется удержать сумму из его командировочных.
День отъезда подтверждается билетом или чеком за транспорт. При использовании своего авто либо служебного можно подтверждать командировочным удостоверением, хотя оно было отменено. Также используется путевой лист, чеки за топливо и другие документы, используемые в пути. Можно, чтобы сотрудник для отчета написал служебное письмо.
Последовательность оформления
Командировку начинают оформлять с выдачи сотруднику служебного задания. Он должен написать заявку на поездку. После выпускается приказ, с которым его должны ознакомить под подпись.
Только после этого выдаются командировочные за границу. Суточные и размер руководители подбирают индивидуально в каждом случае, в зависимости от того, куда осуществляется поездка. Не забывают сделать отметки в рабочем табеле. С первой даты командировки оплату начинают считать по среднему.
При однодневной командировке сотруднику можно выдавать суммы на питание, не облагаемые налогом. Но размер компенсации не должен превышать 700 руб. по России. В противном случае придется высчитывать налог. Нормы суточных за границей соответственно выше 2,5 тыс. руб. Причем отчитываться за потраченные средства придется по другим статьям — затраты, связанные с выполнением служебных обязанностей.
Все траты в однодневной командировке должны осуществляться с ведома работодателя. Если сотрудник потратит деньги без согласования с начальством, придется оплатить из своего дохода. Но данные траты не относятся к доходам работника и не должны облагаться налогом.
Служебная поездка в дружественные страны
Иные правила действуют при командировочных за границу в страны СНГ. Подтвердить свое пребывание за границей непросто. Ведь отметок в паспорте не ставится при пересечении границы. К таким странам относятся: Белоруссия, Казахстан.
Как же рассчитывать суточные? Сотрудник может не доехать до пункта назначения. По положению № 749, работник подтверждает свое присутствие за границей по проездным билетам. Пункт 19 этого положения определяет и сроки отчетности за прошедшую командировку.
Согласно п. 19, отчитаться необходимо в течение трех рабочих дней. В противном случае документы бухгалтерия может и не принять. Составляется авансовый отчет и прикладываются все чеки. Если, согласно положениям, денежные средства оказались в избытке, то заполняется строка «остаток». При излишних тратах указывается пункт «перерасход».
Траты на питание
Суточные являются компенсацией за питание во время командировки. Вне зависимости от того, что приобретается сотрудником на эти деньги, отчитываться по ним не нужно. Документального подтверждения по этим средствам не требуется, даже если деньги после поездки остались.
Суточные выдаются командированному согласно положению организации. Единственным критерием подсчета денежных средств после поездки является количество дней, проведенных при исполнении служебных обязанностей. Если выданная компенсация из расчета длительности поездки оказалась больше, работник возвращает излишек.
Причем у некоторых должностей присутствует возможность дополнительно компенсировать питание по статье «представительских расходов». В отчет прикладываются чеки из ресторанов или других точек питания. Однако не всем сотрудникам можно проводить эти траты официально.
Когда рекомендуется завышать компенсации на питание?
Существуют регионы, в которых суточные должны быть намного выше обычного. К таким относятся регионы Крайнего Севера, страны с неспокойной обстановкой или с неблагоприятными погодными условиями.
К таким относятся:
- Некоторые регионы Сибири.
- Предприятия с повышенной вредностью: нефтяные месторождения, карьеры для добычи ископаемых, шахты, морские объекты.
- Страны с недружественной обстановкой: Сирия, Сомалийское государство, Ирак, Палестина, Афганистан и другие. В последнее время к таким относят некоторые территории Украины.
Суточные можно завышать сколь угодно. Но, когда они являются очень большими, с них взимаются страховые взносы. Это уже ограничивает желание работодателя "бросаться" денежными средствами в неограниченном количестве.
Обязанности работодателя
После выпуска внутреннего приказа для сотрудника и выдачи суточных установленной суммы, компания не имеет законного права для перерасчета величины компенсации на питание. По приезде работник отчитывается по установленным руководством в документе цифрам. Однако на практике работодатели выдают меньшую величину денежных средств, а по возвращении сотрудника пересчитывают по курсу валюты в большую сторону.
Оплате компанией подлежат комиссионные сборы. Также компенсируется оформление визы, необходимые проверки для въезда в страну, снятие биометрических данных. Также по независящим от работника причинам компенсируются затраты на пребывание за границей при задержании местными властями.
Также при отсутствии страховки, сотрудник имеет право получить от работодателя медицинские расходы, связанные с непредвиденным лечением или травмой. Компанией компенсируется оплата восстановления документов при отсутствии в том вины работника.