Рубрики
...

Какие требования предъявляются к командированному персоналу? Командировочные документы, инструктаж и допуск работника

Организация командировок является важным элементом хозяйственной деятельности многих отечественных предприятий. Необходимость присутствия сотрудников конкретной организации в удаленных отделениях или филиалах может быть связана с событиями самого разного характера. Зачастую оформление командировки выполняют для устранения организационных и производственных проблем, открытия нового подразделения в другом городе или стране, проведения стажировки нанятых сотрудников, а также для выполнения других подобных служебных заданий.
какие требования предъявляются к командированному персоналу

Осведомленность – залог эффективности и спокойствия работников

Помимо трудового аспекта, работа командированного персонала тесно связана с налаживанием контактов с работниками принимающего предприятия и с оформлением различного рода документации. Последний нюанс имеет чрезвычайно весомое значение, так как от правильности составления форм, заявок, приказов и разрешений зависит, получит ли командированный сотрудник доступ к необходимым объектам, выполнит ли в полной мере свое задание, получит ли денежную компенсацию.

Знание того, какие требования предъявляются к командированному персоналу, существенно облегчает процесс оформления поездки для бухгалтеров и тех сотрудников, которые занимаются документацией.

Также эта информация необходима самому работнику, отправляющемуся в командировку, так как позволяет заранее подготовиться к выполнению своих обязанностей и не попасть впросак. И наконец, персонал принимающего предприятия просто обязан быть осведомленным насчет того, какие требования предъявляются к командированному персоналу. В противном случае могут возникнуть недоразумения, связанные с поиском ответственных сторон.

Кто и на каких условиях может быть командирован

Итак, командировкой следует считать поездку работника в другой населенный пункт с целью выполнения задания, данного ему работодателем. При этом к числу командировок не относятся поездки тех сотрудников, чья деятельность состоит в постоянных перемещениях или может быть осуществлена в дороге. служебное задание

Законодательство, заботясь о соблюдении прав трудящихся граждан, установило ограничения на категории сотрудников, которых можно отправлять в командировки:

  • Беременные женщины.
  • Женщины с детьми до трех лет.
  • Матерей инвалидов или тех, чьим детям 3-14 лет, можно командировать исключительно с их согласия.
  • Родитель, который самостоятельно воспитывает несовершеннолетнего ребенка.

Будучи направленным на другое предприятие, работник подчиняется его внутреннему распорядку. Если день отбытия или прибытия приходится на законный выходной сотрудника, ему освобождают другой день для отдыха. Правда, в тех случаях, когда командированный намеренно направляется в поездку в выходной или праздничный день, ему начисляют компенсацию в согласии с трудовым законодательством.

Командировки в пределах государства по длительности не должны превышать одного месяца, а за его пределами – двух месяцев.

Командировка: документальное оформление

В бухгалтерском учете командировочные расходы, имевшие место в процессе путешествия, вносят в список производственных издержек, которые участвуют в расчетах налога на прибыль. инструктаж командированного персонала

Порядок организации поездки состоит в следующих этапах:

  • Оформление приказа о командировке на основании служебного задания.
  • Оформление командировочного удостоверения.
  • Выдача справки-расчета аванса на поездку.
  • Выдача отбывающему сотруднику авансовых средств.
  • Регистрация поездки в специально отведенном для этого журнале.

Командировочное удостоверение – один из важнейших документов для сотрудника, отправившегося в другой город или страну. На нем проставляют отметки об отбытии, прибытии командированного работника. Отметки сопровождаются подписями и печатями полномочных должностных лиц как командирующего предприятия, так и принимающего.

Тонкости финансовой компенсации

Когда сотрудник возвращается, он должен отчитаться в письменной форме о том, как были использованы выданные ему средства, заполняя авансовый отчет. Оформление командировки завершается расчетом бухгалтерии с работником. После того как начисленные средства будут выплачены, эту операцию отражают на соответствующих счетах.

В случае когда выданный аванс был потрачен работником не полностью, остаток должен быть возвращен в кассу или на расчетный счет предприятия. Это одна из главных обязанностей сотрудника. Наряду с этим, зная, какие требования предъявляются к командированному персоналу, работник может просить возмещения затраченным им личных средств. Правда, ему нужно предоставить аргументы, доказывающие необходимость таких расходов, а также документы, подтверждающие факт их совершения (чек, выписка).

Какие расходы подлежат компенсации

Находясь в другом населенном пункте или стране, командированный сотрудник получает свой обычный оклад, причитающиеся ему премии и дотации, а также средства, необходимые для комфортного пребывания за пределами обычного места жительства.работа командированного персонала

Командировочные расходы включают следующие позиции:

  • Оплата проезда (междугороднего и по территории населенного пункта).
  • Стоимость съемного жилья.
  • Так называемые суточные: расходы на питание и другие нужды работника.
  • Затраты, признанные сотрудником необходимыми и одобренные его руководителем.

Максимально допустимый объем командировочных расходов и сумма суточных определены коллективным договором предприятия или локальными нормативными актами. Так как суточные – это фактически деньги на ежедневные бытовые нужды работника, их начисляют даже за нерабочие дни (выходные, праздники, вынужденные простои производства, задержки в пути).

оформление командировки

Более подробно о служебном задании командированного сотрудника

Этот документ имеет унифицированную форму, то есть его внешний вид и содержание одинаковы для всех предприятий на территории конкретного государства.

Служебное задание составляет руководитель сотрудника, оправляющегося в командировку, и утверждает работодатель. Документ включает следующие данные:

  • Фамилия, имя, отчество работника, отбывающего по распоряжению начальника в командировку.
  • Название организации, которая его направляет.
  • Место назначения работника (название предприятия, город).
  • Дата начала и окончания командировки.
  • Обобщенные данные о ходе выполнения задания.

Служебное задание и составленный на его основании приказ о командировке находятся на командирующем предприятии. Вместе с другими документами они сохраняются на протяжении установленного законом срока.

Какие требования предъявляются к командированному персоналу

Учитывая то, что командировка – это передача сотруднику полномочий на совершение каких-либо важных для компании действий, руководство должно быть уверено в том, что работа будет выполнена качественно и в срок. Поэтому в такие поездки обычно направляют наиболее квалифицированных, опытных и ответственных работников.

Существует ряд критериев, изучая которые, руководитель принимает решение о назначении конкретного сотрудника:

  • Возраст старше 18 лет.
  • Хорошая профессиональная подготовка.
  • Наличие соответствующего обучения, подтвержденного аттестацией.
  • Владение необходимыми категориями допусков (при работе с электросетями).
  • В зависимости от специфики хозяйственной деятельности предприятий и цели командировки, к сотруднику может выдвигаться требование о наличии обучения и аттестации по охране труда.

Если сотрудник подходит по всем параметрам, и нет законодательно основанных препятствий к его командированию, руководитель ставит его в известность о будущей поездке.

Обязанности командированного сотрудника

Каждое предприятие имеет свои требования, которые обязаны выполнять работники, но существует несколько пунктов, актуальных для большинства организаций:

  1. Правильное, грамотное и своевременное ведение необходимой документации.
  2. Соблюдение распорядка, принятого в принимающей организации.
  3. Выполнение целей, сформулированных в служебном задании.
  4. Добросовестное выполнение своих служебных обязанностей.
  5. Правомерное расходование выданных работнику авансовых средств.
  6. Сохранение документов, подтверждающих осуществление расходов.
  7. Своевременная подача отчетности о поездке после ее завершения (обычно в течение трех дней).

организация командировок

Инструкции для сотрудников в командировке

Прибывая на принимающее предприятие, командированные сотрудники обязаны прослушать вводный инструктаж, включающий правила поведения в цехах, возле оборудования или в других местах. Эта мера обязательна даже для тех работников, которые неоднократно бывали на данном предприятии и знают наизусть все пункты инструкций.

Инструктаж командированного персонала включает также информацию о нормах пожарной безопасности и охране труда.командировочные расходы

В отличие от общих положений вводного инструктажа, целевой касается непосредственно тех работ, которые будут выполняться командированным сотрудником в данное время.

Заключение

Организация командировок – ответственный процесс, без которого не может обойтись большинство предприятий, организаций и компаний. Для успешного достижения цели поездки, а также для максимально эффективного и результативного использования ресурсов сотрудники обязаны соблюдать ряд требований, качественно выполнять свои профессиональные обязанности и знать все правила ведения документации.