Авансовый отчет — форма АО-1 — первичный документ для подтверждения затраченных средств, выплаченных ранее, подотчетными лицами. Сумма под отчет выдается для следующих целей:
- командировочные расходы;
- затраты на хозяйственно-операционные нужды;
- возмещение расходов на командировку, произведенных работником.
Выдача аванса
Выдача аванса происходит на основании предписания директора организации с указанием перечня сотрудников, которым назначаются средства, сроков, целей и размера суммы. Командированным работникам деньги выдаются на основании распоряжения о направлении в поездку.
Бланк заполняет подотчетное лицо. Представляются документы, удостоверяющие расходы. Бухгалтер проверяет заполнение авансового отчета, фиксирует расходные документы в форме АО-1 и направляет бланк на подпись руководителю.
Остаток суммы возвращается в кассу предприятия. В случае невозврата средства списываются с зарплаты работника, статья 137 ТК РФ (вычет из заработной платы для погашения задолженности работодателю).
Правила заполнения авансового документа
Авансовый отчет — двусторонний документ. На титульной стороне указывается название организации, номер бланка, дата заполнения. Вписываются инициалы работника, отдел, подразделение (если есть), где работает сотрудник, табельный номер, должность.
Назначение суммы должно соответствовать с назначением в приказе на оформление средств.
Левая часть бланка — сведения об остатке аванса и фактически затраченной сумме. Строка 1А для иностранной валюты. Отражение средств в форме АО-1 и погашение задолженности в иностранной валюте происходит по курсу ЦБ РФ на дату подписания авансового отчета.
На оборотной стороне бланка перечисляются расходные документы: накладные, дорожные и товарные чеки, акты и другие бумаги. Указываются номер, дата, наименование, сумма в рублях и иностранной валюте (если есть).
В нижней строке проставляется подпись подотчетного лица.
Образец написания
Форма АО-1 заполняется как сотрудником организации, получившим средства, так и бухгалтером.
Как выглядит авансовый отчет? Образец заполнения работником предприятия представлен на фото выше. Сотрудник на лицевой стороне документа указывает наименование компании, инициалы, должность, табельный номер, назначение аванса (представительские или хозяйственные расходы) и дату составления отчета.
На оборотной стороне работник заполняет следующие строки:
- пункт 1 — порядковый номер документа, заверяющего расходы;
- графа 2 — дата составления расходного документа: когда произошла покупка, поездка;
- графа 3 — номер чека, товарной накладной или акта, подтверждающих затраты;
- пункт 4 — вид произведенной траты средств: канцелярские расходы, оплата проезда;
- строка 5 и 6 — сумма в рублях и иностранная валюта по отчету.
Общая сумма указывается в строке «Итого», пункт 5 или 6.
Заполненный бланк с расходными бумагами сдается в бухгалтерию.
Что еще вносится в авансовый отчет? Образец заполнения бухгалтером компании указан на фото выше. Бухгалтер расписывается о получении формы АО-1 от сотрудника. В бумаге проставляется дата предоставления бланка. Расписка отдается подотчетному лицу.
После проверки на правильность оформления документа и расходования сумм бухгалтер заполняет строки:
- Графа 7 и 8 — средства в рублях и иностранной валюте, принятые к учету.
- Пункт 9 — номера счетов бухгалтерии, которые дебетуются на затраченные суммы.
Заполняется титул формы. Авансовый отчет содержит информацию о выдаче средств: номер, дата документа, по которому выданы суммы. Проставляются сведения об остатке или перерасходу по предыдущему авансу.
В графе «Бухгалтерская запись» на титуле формы указывается информация о дебете и кредите. Сведения берутся из строки 9 оборотной стороны формы.
Проверяется правильность арифметических расчетов, оформления бумаг. Бланк передается на подпись директору компании.
После утверждения формы происходит списание выданной суммы и итоговый расчет с работником.
Остаток аванса возвращается в кассу компании по приходному ордеру. Перерасходованные сотрудником средства выплачиваются предприятием по расходному кассовому ордеру.
Если сотрудник не возвратил остаток суммы по предыдущему документу, новый аванс выписывать ему нельзя.
Срок сдачи отчета
По возвращении из командировки сотрудник сдает авансовый отчет. Сроки предоставления документа — в течение трех дней. 10 дней — если была зарубежная поездка. В случае непредставления бланка фиксируется нарушение по кассовой дисциплине.
Если налоговая служба обнаружит, что порядок не соблюдается, инспекторы могут попытаться оштрафовать организацию по статье 15.1 КоАП РФ об административных нарушениях. Хотя в законе ответственность не предусмотрена.
Контроль над выделенными средствами — задача предприятия.
Документы на иностранном языке
Если по прибытии из заграничной командировки сотрудник представляет документы, доказывающие расходование средств, на иностранном языке, то необходимо выполнить подстрочный перевод.
Пункт 9 Положения по соблюдению бухгалтерского учета регламентирует, что бумаги на иностранном языке должны быть переведены. Перевод первичных документов может выполнить любой сотрудник, знающий иностранный язык. Точно указываются только цифры. Остальные сведения можно не прописывать дословно.
Авансовый отчет с переводом заверяется у главного бухгалтера организации или другого уполномоченного лица.
Бланк отчета заполняется в одном экземпляре. В составлении формы участвуют минимум три человека: подотчетное лицо, бухгалтер, директор.